Library Services Officer

Dubai Careers - A Smart Dubai Initiative

Dubai Emirate

On-site

AED 45,000 - 73,000

Full time

14 days+

Application generator

An application made for this job — a tailored resume and cover letter that speak straight to the posting.

Get past ATS filters

Job summary

هيئة دبي للثقافة والفنون تعلن عن وظيفة إدارية بدوام كامل في دبي. ستتولى تنظيم الملفات، متابعة إجراءات الإدارة وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإعداد الوثائق والعروض.

المتقدمون يجب أن يمتلكوا شهادة الثانوية العامة وخبرة حتى 2 سنة، وتلتزم الهيئة بسياسات الأمن والسلامة والسرية. الدور يتطلب حضوراً ميدانياً وتعاوناً مع فرق الإدارة، ويشرف على إعداد التقارير وتقديم الدعم الإداري.

Qualifications

ثانوية عامة.
0-2 سنوات خبرة عملية ذات صلة.

Responsibilities

تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية وأرشفتها.
إدارة الوثائق الواردة والصادرة بحسب الإجراءات.
إعداد وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وإعداد جميع الوثائق ذات الصلة.
صياغة محاضر الاجتماعات الداخلية والخارجية ومتابعة تنفيذ القرارات.
ضمان سرية جميع الأعمال والمراسلات التي يتم التعامل معها.

Education

Secondary School

Job description

Job Description

المساعدة في الأعمال اليومية والتأكد من تطبيق الإجراءات والعمليات المعتمدة.
إعداد ومتابعة الجدول اليومي لمدير الإدارة.
الإعداد والتنسيق والتنظيم لجميع الاجتماعات الداخلية والخارجية وإعداد جميع الوثائق والمستندات ذات الصلة.
صياغة محاضر الاجتماعات الداخلية والخارجية ومتابعة تنفيذ جميع القرارات الصادرة كما هو مطلوب.
إدارة الوثائق الواردة والصادرة من وإلى الادارة بحسب الإجراءات والنظم المتبعة في الهيئة.
تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية وأرشفتها والمحافظة عليها بكفاءة وفعالية.
المشاركة في تنفيذ أنشطة وفعاليات ومشاريع الإدارة.
المساعدة في إعداد التقارير الدورية والسنوية والعروض التقديمية للإدارة عن الإنجازات والمعوقات والاقتراحات التحسينية حسب التوجيهات.
استقبال ومرافقة الزوار وارشادهم الى المرافق والمقتنيات وخدمات وأنشطة وفعاليات المكتبة وتقديم كافة المعلومات اللازمة.
تقديم المساعدة والإرشاد المعلوماتي للزوار في البحث ضمن فهارس وقواعد البيانات .
إدارة عمليات اعارة الكتب و استردادها ومتابعة الالتزام بالمدد المحددة، وحل المشاكل اليومية للمتعاملين.
أعمال الجرد السنوي للكتب وأعمال التعشيب واستلام كتب الاهداء والتجليد.
استلام المواد الجديدة والتأكد من مطابقتها للبيانات المدخلة.
القيام بالجولات التفقدية اليومية على قاعات المكتبة المختلفة للتأكد من نظافتها وترتيب الكتب على الأرفف حسب النظام المعتمد.
رصد الصيانة المطلوبة للمكتبة من مباني ومعدات وأجهزة مكتبية.
اتمام اجراءات طلبات حجز المساحات المقدمة من المتعاملين.
متابعة تطبيق معايير نظام النجوم العالمي وتنفيذ المشاريع والمبادرات المنبثقة عن نتائج تقييم في المركز والتنسيق مع باقي الإدارات لتلبية متطلبات النظام.
مناقشة تقارير أداء المركز ونتائج دراسات المتسوق السري والاستبيانات وملاحظات مؤشر السعادة واقتراح الإجراءات التصحيحية.
العمل على المتابعة المستمرة لأي ملاحظات متعلقة بتحسين مستوى جودة الخدمات واسعاد المتعاملين وتنفيذ التوصيات الصادرة عن الفريق الرئيسي "فريق استيفاء متطلبات معيار خدمات سبع نجوم في الهيئة" وحصر الأفكار المتعلقة بالتحسين وسعادة الموظفين واقتراح مبادرات تطويرية.
ضمان سرية جميع الأعمال والمعلومات والبيانات والمراسلات التي يتم التعامل معها.
الالتزام بتطبيق سياسات وإجراءات أمن المعلومات، والحفاظ على سرية البيانات، وإبلاغ ضابط أمن المعلومات عن أي تجاوزات أو اختراقات للسياسات المعتمدة.
الالتزام بإجراءات وسياسة وتعليمات السلامة والصحة المهنية وسياسة نظام إدارة البيئة المطبقة في الهيئة.
أداء مهام ومسؤوليات أخرى مرتبطة بالوظيفة وكما هو مكلف به.