Admin Assistant (Arabic speaker)

Nathan HR Human Resources; Sharjah; On-site; AED 30,000 - 60,000; Full time

Job summary

Ein etabliertes Unternehmen sucht einen engagierten Admin & HR Assistant, der umfassende administrative und HR-Unterstützung bietet. Diese Rolle ist entscheidend für die Koordination zwischen Abteilungen und die Aufrechterhaltung hoher Standards im Büro. Sie werden für die Organisation von Reisen, die Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen und die Unterstützung bei der Rekrutierung verantwortlich sein. Wenn Sie über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und eine Leidenschaft für Organisation verfügen, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.

Qualifications

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im administrativen oder HR-Bereich.
• Starke Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten erforderlich.

Responsibilities

• Verwaltung der Büroabläufe und Unterstützung der HR-Funktionen.
• Koordination von Rekrutierungsaktivitäten und Onboarding-Prozessen.

Skills

Kommunikationsfähigkeiten

Organisatorische Fähigkeiten

MS Office Kenntnisse

Multitasking-Fähigkeiten

Education

Bachelorabschluss oder gleichwertig

Tools

MS Office

Job description

Job Title: Admin & HR Assistant
Department: Finance & Administration
Location: Sharjah
Reporting To: Head of Finance

Purpose of the Role:

We are seeking a highly organized and proactive Admin & HR Assistant to provide comprehensive administrative and HR support. This role plays a key part in ensuring smooth coordination across departments, effective communication with internal and external stakeholders, and maintaining high standards of office operations, hospitality, and HR practices.

Key Responsibilities:

Administrative Duties:

• Draft and type correspondence, reports, and documents as needed.
• Manage and maintain incoming/outgoing correspondence registers.
• Organize and maintain physical and digital filing systems.
• Coordinate travel bookings and calendar management for the Chairman and executive team.
• Draft minutes of meetings and follow up on assigned tasks.
• Act as liaison for internal departments, group companies, and external service providers.
• Maintain office equipment, inventory, and ensure smooth daily operations.
• Welcome visitors, manage calls, and provide front-office support.
• Support the upkeep and coordination of the Sharjah office and assist in private office tasks.

HR Duties:

• Assist in developing and implementing HR policies and templates.
• Maintain employee records and manage staff leave schedules.
• Coordinate new employee onboarding and conduct initial orientation.
• Manage staff passport movement and HR document distribution.

Recruitment Support:

• Coordinate recruitment activities for office vacancies.
• Conduct reference checks and schedule interviews.
• Prepare offer letters and organize onboarding processes.
• Draft task lists and job descriptions for new hires.

Ideal Candidate Should Have:

• Minimum 5 years of experience in the similar field.
• Strong communication and interpersonal skills.
• High attention to detail and organisational abilities.
• Proficiency in MS Office and standard office equipment.
• Ability to multitask and maintain confidentiality.