Receptionist / Office Administrator

University of Fort Hare; Ballito; On-site; ZAR 15 000 - 25 000; Full time

Job summary

Eine etablierte Institution sucht einen kompetenten Empfangsmitarbeiter / Büroadministrator, der die erste Anlaufstelle für Besucher ist. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Begrüßung von Gästen, die Annahme von Anrufen und die Verwaltung von Bürobedarf. Sie bringen mindestens 2 Jahre Erfahrung in einem ähnlichen Umfeld mit und sind versiert im Umgang mit Microsoft Office. Wenn Sie über hervorragende Kommunikationsfähigkeiten verfügen und ein hohes Maß an Organisation und Detailgenauigkeit mitbringen, könnte dies die perfekte Gelegenheit für Sie sein. Werden Sie Teil eines dynamischen Teams und tragen Sie zur Effizienz des Büros bei.

Qualifications

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.

Responsibilities

• Begrüßung und Empfang aller Besucher auf professionelle Weise.
• Verwaltung aller eingehenden Anrufe und Postsendungen.

Skills

Kundenservice

Organisation

Multitasking

Microsoft Office

Kommunikationsfähigkeiten

Education

Matric (Grade 12)

Tertiary qualification in Office or Business Administration

Tools

Drucker

Scanner

Switchboard

Job description

A well-established and reputable company is seeking acompetent Receptionist / Office Administratorto join their team. If you are organised, detail-oriented, and take pride in delivering excellent front-line customer service, we’d love to hear from you!

Key Responsibilities:

Warmly greet and welcome all visitors in a professional manner

Handle incoming calls: answer, screen, and direct them efficiently

Manage all mail and deliveries, both incoming and outgoing

Keep the reception area tidy, organized, and presentable

Perform general clerical and admin duties: filing, photocopying, data entry

Order and manage office supplies and equipment

Coordinate and prepare meeting room bookings

Provide basic admin support to HR and Finance teams when required

Maintain accurate records and handle confidential documents securely

Assist in planning and organizing internal events or meetings

Requirements:

Matric (Grade 12)

Tertiary qualification in Office or Business Administration (advantageous)

At least 2 years’ experience in a similar role

Familiarity with office equipment (printers, switchboards, scanners)

Excellent communication skills, both written and verbal

Well-groomed, professional appearance with a friendly attitude

Strong organizational and time-management abilities

Able to multitask and perform well under pressure

High attention to detail and accuracy

Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)