Büroassistent *in / Sekretär *in (m/w/d)

alsterdorf assistenz ost; Hamburg; On-site; ZAR 373,000 - 497,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche)

Zeitwertkonto

Flexible Arbeitszeitmodelle

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

EZVK betriebliche Altersversorgung

HVV-Deutschlandticket Zuschuss

Gesundheitliche Präventionskurse

Kostenlose Sozialberatung

Mitarbeiterfeste und Events

Job summary

aaost sucht eine Büroassistenz/Sekretärin (m/w/d) zur Unterstützung der Mitarbeitendenvertretung in Hamburg-Barmbek. Sie erledigen Verwaltungsaufgaben, organisieren das Büro, erledigen Einkäufe und bereiten Sitzungen vor. Sie fungieren als Ansprechperson am Telefon und unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit.

Zu Ihren Aufgaben gehören Protokollvorbereitung, Ablage, Personalunterlagen und Terminplanung. Berufserfahrung im Sekretariat, Organisationstalent und freundliches Auftreten sind

Qualifications

• Erfahrung im Sekretariat oder Officemanagement ideal.
• Sicherer Umgang mit MS Office und moderner Kommunikation.
• Organisationstalent, Serviceorientierung und freundliches Auftreten.

Responsibilities

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Büroorganisation.
• Vor- und Nachbereitung des Sitzungsraums.
• Bestellungen, Vorratshaltung und Einkauf.
• Vorbereitung der Sitzungsprotokolle und Unterlagen.
• Nachbereitung der Sitzungen und Ablagearbeiten.
• Pflege von Personalunterlagen und Postbearbeitung.
• Terminkoordination sowie Telefonservice.

Skills

Organisationstalent

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Flexibilität

Humor

Strukturierte Arbeitsweise

Tools

MS Office

Job description

Veröffentlicht am 28. Oktober 2026

Arbeitsort Steilshooper Straße 54, 22305 Hamburg Bundesland Hamburg Stellenumfang Teilzeit

Für die Büroorganisation der Mitarbeitendenvertretung (MAV) in unserer Geschäftsstelle in Hamburg Barmbek suchen wir eine*n Büroassistent *in / Sekretär *in (m/w/d) Reizt Sie eine Bürotätigkeit in der Mitarbeitendenvertretung? Wenn ja, dann unterstützen Sie die Kolleg*innen des MAV-Teams bei abwechslungsreichen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben mit Sitz in unserer Geschäftsstelle. Sie werden bei verschiedensten administrativen Themen der Mitarbeitervertretung assistieren und auch Ansprechperson bei eingehenden Anrufen oder Anliegen sein. Es erwartet Sie Aufgaben aus dem Büromanagement inkl. Bestellwesen mit viel Kontakt zu den MAV-Mitgliedern und anderen Kolleg*innen. Das spricht Sie an? Prima. Wir freuen uns auf Sie!

Aufgaben im Überblick

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Büroorganisation
• Vor- und Nachbereitung des Sitzungsraums
• Erledigung von Einkäufen, Bestellungen, Vorratshaltung
• Vorbereitung der Sitzungsprotokolle und Zusammenstellung von Unterlagen
• Nachbereitung der Sitzungen
• Pflege von Personalunterlagen und Ablagetätigkeiten
• Terminkoordination sowie Postbearbeitung und -versand
• Telefondienst und Annahme von Anrufen
• Assistenz bei der Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Erstellung von Themenheften)
• Bearbeitung von Unfallanzeigen und Schwangerschaftsmeldungen
• Organisation von Veranstaltungen (z.B. Mitarbeiter*innenversammlungen, Klausurtage)

Wir suchen

• Eine Teamverstärkung für unsere MAV, idealerweise mit Berufserfahrung im Sekretariat, Officemanagement oder kaufmännischer Assistenz
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
• Organisationstalent, ausgeprägte Serviceorientierung und ein freundliches Auftreten
• Flexibilität, Teamgeist und Humor
• Eine strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• Freude an der Kommunikation mit Menschen

Wir bieten

• Attraktive tarifliche Vergütung nach KTD – inkl. Anerkennung von Vordienstzeiten, Sonderzahlungen im Juni und November
• Planbare Freizeit - 30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche)
• Möglichkeit eines Zeitwertkontos für flexible Lebensphasen
• Raum für eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten für Ihre persönliche und fachliche Weiterentwicklung
• Zusätzliche betriebliche Altersversorgung (EZVK) als wichtiger Baustein für Ihre Zukunft
• Gesundheit im Fokus - Zuschüsse für Reha-Sport und präventive Gesundheitskurse
• Kostenlose Sozialberatung für private und berufliche Anliegen
• Vergünstigungen für Shopping- und Kulturangebote
• EGYM-Wellpass-Zuschuss mit einem umfangreichen Fitness- und Wellnessangebot
• Starke Mobilität - bezuschusstes HVV-Deutschlandticket
• ZusammenWIRken – Mitarbeiterfeste und -events

Weitere Informationen

Arbeitsbeginn: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Arbeitszeit: Befristung: Krankheitsvertretung - zunächst befristet

Arbeitszeit: Arbeitszeit: 20 Stunden / Woche

Fragen Beantwortet Ihnen Gern

Mick Jürgensen

Vorsitzender Mitarbeitendenvertretung aaost

Mobil: 0173 2481966

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt. Das Leitbild unserer Stiftung spiegelt unser christliches Selbstverständnis wider und bildet die Grundlage Ihres Handelns.

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt.

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