Team Assistant Recruiting & Operations (w/m/x) - Hybrid

i22 Digitalagentur GmbH; United States; Remote; USD 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

i22 Digitalagentur GmbH sucht einen Team Assistant im Bereich Recruiting & Operations, zur Verbesserung der Abläufe und zur Unterstützung des Rekrutierungsprozesses. Die Rolle erfordert eine analytische Denkweise, Verwaltungsfähigkeiten im Recruiting und das Optimieren interner Prozesse. Ein modernes Arbeitsumfeld und flexible Arbeitszeiten bieten Raum für kreatives Arbeiten und persönliche Entfaltung.

Benefits

Gestaltungsfreiheit

Flexible Arbeitsumgebung

Stetige Weiterentwicklung

Gestaltbare Vergütung

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Grundlage.
• Sichere Anwendung von Microsoft Excel.
• Erfahrung mit ATS-Systemen von Vorteil.

Responsibilities

• Unterstützung bei der Organisation von Vorstellungsgesprächen.
• Datenpflege im ATS-System.
• Optimierung interner Prozesse im Office Management.

Skills

Analytisches Denken

Lösungsorientiertes Arbeiten

Flexible Kommunikation

Teamarbeit

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Excel

ATS-Systeme

Job description

Über uns

Als Architekt:innen der Digital Experience Value Chain konzipieren und realisieren wir bei i22 erstklassige digitale Erlebnisse, die Standards setzen. Unser Markenzeichen ist es, den Fortschritt unserer Partner - darunter namhafte Unternehmen wie Deutsche Telekom und Gothaer Versicherungen - mit durchdachter Präzision und wirkungsvoller Leistung täglich voranzubringen. Ein Team aus über 100 Problemlöser:innen bündelt bei uns seine Digital-Expertise, um die digitalen Ökosysteme unserer Kunden stetig zu verbessern, Grenzen zu erweitern und Erwartungen zu übertreffen. Über zwei Jahrzehnte Erfahrung dienen uns als Fundament, um den digitalen Wandel aktiv zu gestalten. Wir sorgen für digitalen Fortschritt - jeden Tag.

Deine Mission

Als Team Assistant Recruiting & Operations (w/m/x) spielst du eine zentrale Rolle in unserer Organisation. Du sorgst für effiziente Abläufe und eine reibungslose Zusammenarbeit, indem du sowohl die Organisation als auch die administrative Abwicklung im Rekrutierungsprozess übernimmst. Dies umfasst die Planung von Bewerbungsgesprächen und die Unterstützung im Backoffice. Deine Aufgaben schließen die Betreuung administrativer Aufgaben sowie die Optimierung interner Prozesse mit ein. In unserem modernen Arbeitsumfeld agierst du flexibel und unterstützt sowohl das virtuelle als auch das organisatorische Bürogeschehen.

Techs und Tools

Deine Aufgaben

• Unterstützung bei der Erstellung von Stellenausschreibungen und dem Screening von Bewerbungen.
• Organisation und Koordination von Vorstellungsgesprächen, inklusive der virtuellen Terminplanung.
• Kommunikation mit Bewerber*innen und Planung von Erstgesprächen.
• Datenpflege im ATS-System zur effizienten Verwaltung und Nachverfolgung von Bewerbungen und Personalprozessen.
• Verwaltung und Optimierung von internen Prozessen und Abläufen im Office Management.
• Pflege von Aufträgen und Bestellungen sowie Erstellung von Leistungsnachweisen und Rechnungen.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Projektverwaltung und Erstellung von Auswertungen.
• Verlässliche Erfassung und Nachverfolgung von Krankheits- und Urlaubstagen.
• Eigenständige Optimierung und Implementierung neuer Prozessideen im Recruiting und Officemanagement.
• Mitarbeit in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.
• Proaktive Prozessverbesserung durch den Einsatz von KI-Tools.

Dein Profil

• Du bringst eine analytische und lösungsorientierte Denkweise mit, gepaart mit einer klaren Affinität zu Zahlen und strukturiertem Arbeiten.
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bildet die Grundlage deiner Expertise, idealerweise ergänzt durch Erfahrung im Umgang mit ATS und Intranet-Systemen.
• Im Umgang mit digitalen Tools und Plattformen, insbesondere Microsoft Excel, agierst du sicher und souverän.
• Deine hervorragenden Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie guten Englischkenntnisse ermöglichen dir, in einem internationalen Umfeld zu glänzen.
• Du zeichnest dich durch die Fähigkeit zur engen und transparenten Zusammenarbeit aus und lebst Kommunikation aktiv.
• Flexibilität ist für dich selbstverständlich, sei es in einer Vollzeit- oder Teilzeitposition ab 30 Stunden pro Woche.
• Deine ausgeprägte Kommunikationsstärke und offene, proaktive Art machen dich zu einem wertvollen Mitglied jedes Teams.
• Du bist hochmotiviert, eigenverantwortlich und effizient zu arbeiten, und gestaltest deinen Arbeitsalltag selbstbestimmt.
• Teamarbeit liegt dir im Blut, und du bist bereit, aktiv zur Teamkultur beizutragen und sie mitzugestalten.
• In einem dynamischen und sich schnell verändernden Umfeld bist du anpassungsfähig und bewahrst einen kühlen Kopf.
• Du verstehst es meisterhaft, auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Bedürfnisse einzugehen, und beweist Empathie und Fingerspitzengefühl.

Warum wir?

Gestaltungsfreiheit: Bei i22 wird Deine Kreativität nicht nur gefördert, sondern auch gefordert. Du gestaltest aktiv die digitalen Strategien, die den Erfolg unserer Kunden vorantreiben, und prägst damit maßgeblich unsere gemeinsamen Projekte.

Flexible Arbeitsumgebung: Wir unterstützen Dich mit den besten Tools und Ressourcen, damit Du effizient arbeiten kannst, während Du Deine Work-Life-Balance in Einklang hältst.

Eigenständige Teams und Unternehmenskultur:Unsere werteorientierte Kultur fördert Eigeninitiative, Verantwortung und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Du wirst Teil eines Teams, das selbstbestimmt und innovativ agiert, und genießt die Freiheit, eigene Ideen einzubringen.

Arbeitszeitmodell nach Maß:Passe Deine Arbeitszeiten Deinem persönlichen Rhythmus an, solange Du während der Geschäftszeiten für Kunden und Kollegen erreichbar bist. Diese Flexibilität hilft Dir, berufliche und private Verpflichtungen optimal zu vereinen.

Stetige Weiterentwicklung: Bei uns ist Lernen keine einmalige Sache, sondern ein kontinuierliches Ziel. Wir fördern den Wissensaustausch im Team und unterstützen Dich dabei, Deine Fähigkeiten ständig zu erweitern und neue Interessen zu entdecken.

Gestaltbare Vergütung: Dein Gehalt ist entwicklungsfähig und reflektiert Deinen individuellen Beitrag und die Erfolge, die Du gemeinsam mit uns erzielst. Es bietet Dir die Möglichkeit, Deinen finanziellen Erfolg durch Deine Leistungen aktiv zu beeinflussen.
Zukunftsfähiges Arbeiten: In der sich schnell entwickelnden digitalen Welt legen wir Wert darauf, ein hohes technisches Verständnis und eine klare Sicht auf die Auswirkungen von Künstlicher Intelligenz zu haben. Wir suchen nach Kolleg*innen, die bereit sind, sich mit der schnellen Lernkurve der KI auseinanderzusetzen und diese aktiv in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Unser Ziel ist es, nicht nur den derzeitigen Status quo zu skalieren, sondern mit einem klaren Blick für die Zukunft zu arbeiten.

Du willst dabei sein?

Wenn du bereit bist, frischen Wind in unser Team als Team Assistant im Bereich Recruiting & Operations zu bringen und proaktiv an den zentralen Abläufen des Unternehmens mitzuwirken, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Bitte nutze dazu unser Online-Bewerbungstool.