Rceptionniste/Assistant Administratif / Receptionist/Administrative Assistant

University of Alberta; Edmonton (KY); On-site; CAD 44,000 - 59,000; Full time

Job summary

Le Campus Saint-Jean de l'Université de l'Alberta recherche un(e) réceptionniste/assistant administratif. Le candidat idéal doit être bilingue, avoir une forte expérience en service à la clientèle et être organisé. Ce rôle crucial inclut l'accueil, la gestion des demandes et le soutien administratif. Offrant un salaire compétitif et un ensemble complet d'avantages, cette position permanente est idéale pour ceux qui souhaitent faire partie d'une communauté inclusive et dynamique.

Benefits

Prime de bilinguisme de 5%

Avantages sociaux complets

Qualifications

• Diplôme d'études postsecondaires (minimum 2 ans), diplôme collégial ou universitaire est un atout.
• Bilingue français-anglais.
• Minimum 2 ans d'expérience en soutien administratif.

Responsibilities

• Accueillir et diriger le public, le personnel, les étudiants et les diplômes.
• Gérer les réservations et la logistique des événements.
• Soutien administratif : commande et gestion des fournitures.

Skills

Communication

Organisation

Service à la clientèle

Education

Diplôme d'études postsecondaires

Tools

Microsoft Office

Google Suite

Job description

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1 day ago Be among the first 25 applicants

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Rceptionniste/Assistant Administratif / Receptionist/Administrative Assistant

University of Alberta

Competition 2321

Rceptionniste/Assistant Administratif / Receptionist/Administrative Assistant

University of Alberta

Competition 2321

Department

CSJ - Services du Campus

Salary range

$44,016.45 to $58,952.54

Hours per week

35

Grade

6

Closing date

June 15, 2025

Position Type

Full Time - Operating Funded

Receptionniste/Assistant Administratif

Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculte francophone de l'Universite de l'Alberta. Les candidats doivent donc parler et ecrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte.

Type de position - Poste à temps plein, permanent.

Ce poste fait partie de l'Association du personnel non academique de l'Universite de l'Alberta / Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

Ce poste offre une prime de bilinguisme 5% et un ensemble complet d'avantages sociaux, qui peuvent être consultes à l'adresse suivante: Benefices des employes.

Emplacement - Les travaux se deroulent principalement au Campus Saint-Jean, à Edmonton.

Travailler à l'Universite de l'Alberta

L'Universite de l'Alberta reconnaît que nous sommes situes sur le territoire du Traite 6 et respecte les histoires, les langues et les cultures des Premières Nations, des Metis, des Inuits et de tous les premiers peuples du Canada, dont la presence continue d'enrichir notre communaute dynamique.

L'Universite de l'Alberta est une communaute de personnes qui recherchent le savoir, des acteurs du changement qui forgent le monde et qui mènent avec intention, jour après jour. Notre communaute comprend plus de 14 000 membres du corps professoral et du personnel, plus de 40 000 membres de la communaute etudiante et 260 000 alumni dans le monde entier.

Votre travail aura une influence significative sur un large eventail de personnes - de notre corps etudiant aux membres de notre communaute, en passant par nos equipes de recherche et d'innovation renommees. Vous contribuerez ainsi à des decouvertes et des solutions qui rendent le monde plus sain, plus sûr, plus fort et plus juste. En savoir plus.

L'organisation : Campus Saint-Jean de l'Universite de l'Alberta

Le Campus Saint-Jean est une communaute multiculturelle de la Francophonie au sein de l'une des institutions academiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l'Universite de l'Alberta. C'est un lieu de culture diversifiee et d'inclusion. Un lieu de recherche et d'enseignement innovateurs et de qualite. Un etablissement qui offre des possibilites à tous, qui offre un enseignement superieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine generation de penseurs, de chercheurs, d'enseignants, d'acteurs, de leaders, d'entrepreneurs et de cadres qui repondront aux besoins de la francophonie, de la dualite linguistique canadienne et de la societe, qui ouvriront de nouveaux horizons à l'economie du savoir et qui repondront à l'appel des grands defis mondiaux.

Le poste : Receptionniste/assistant administratif

Relevant du chef d'equipe, bureau du Doyen et service administratif, la personne titulaire du poste agit comme premier point de contact pour le personnel, les etudiants, les visiteurs et les diplômes du Campus Saint-Jean. Elle doit faire preuve d'une grande capacite à gerer plusieurs tâches simultanement et posseder une bonne connaissance des programmes et du fonctionnement de l'Universite de l'Alberta.

Les Tâches Du Poste Incluent

Accueil et reception

• Ouvrir et fermer la reception selon les horaires de l'Universite.
• Assurer l'accueil pour l'ensemble du Campus Saint-Jean, y compris les visiteurs du Doyen, des vice-doyens, des directeurs associes et de la direction generale.
• Accueillir, orienter et informer le public, le personnel, les etudiants et les diplômes ; repondre ou rediriger les demandes reçues en personne, par telephone ou par courriel.
• Coordonner la venue des visiteurs, invites et delegations (itineraires, orientation, etc.).
• Maintenir une connaissance à jour des programmes academiques et linguistiques afin de bien renseigner les usagers.
• Gerer l'accès par carte, mettre à jour la base de donnees et appliquer les restrictions lors des conges.
• Surveiller et maintenir l'etat du courrier, des salles de travail et des salles de reunion ; attribuer les cases postales et assurer la distribution du courrier.
• Gerer l'inventaire des cles et leur attribution via le logiciel SimpleK.
• Tenir à jour le manuel des procedures de la reception.
  
  

Soutien administratif

• Rechercher, commander et superviser les services de traiteur.
• Mettre à jour les repertoires, la signalisation et les outils d'orientation dans le bâtiment.
• Traiter les commandes d'achats (SupplyNet) et gerer l'inventaire des fournitures de bureau.
• Effectuer la conciliation mensuelle des cartes d'achat (PCard) et assurer la conformite aux politiques.
• Traiter les depôts de caisse, les paiements et les transactions electroniques.
• Gerer la boîte courriel csjtrans et collaborer avec les partenaires financiers et les services centraux.
• Assurer le bon fonctionnement du materiel de bureau et coordonner les demandes de service.
• Gerer les systèmes de reservation de salles en collaboration avec les Relations externes.
• Collecter et deposer les cautions de cles, gerer les cartes d'accès temporaires pour les invites et evenements speciaux.
• Appuyer la logistique des evenements (reservations, invitations, RSVP, traiteur, badges, etc.).
• Gerer la documentation administrative : classement, numerisation, archivage selon les politiques.
• Commander du mobilier, preparer les demandes de travaux et suivre les requêtes de maintenance.
• Mettre à jour les listes telephoniques, les repertoires electroniques et l'affichage des informations.
• Fournir un soutien occasionnel à d'autres membres de l'equipe selon les besoins.
• Effectuer toute autre tâche connexe.
  
  

Nous Recherchons Une Personne Possedant Les Qualifications Suivantes

• Diplôme d'etudes postsecondaires (minimum deux ans) ; un diplôme collegial ou universitaire est un atout.
• Minimum de deux ans d'experience en soutien administratif dans une grande organisation.
• Bilingue français-anglais.
• Excellentes aptitudes en communication, organisation et service à la clientèle.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des applications Google.
• Connaissances de base en comptabilite et en processus financiers.
• Capacite à gerer plusieurs priorites, à travailler de façon autonome et en equipe.
• Sens de la confidentialite, rigueur et souci du detail.
• Competence interculturelle et professionnalisme.
  
  

Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en consideration. Le Campus Saint-Jean est engage pour une culture de confiance, d'efficacite et d'execution. Dans votre lettre de presentation, veuillez nous dire ce que cela signifie pour vous.

Les candidatures reçues sans lettre de motivation et/ou les candidatures reçues sans lettre de motivation comprenant une reponse à la question de la culture de la confiance, de l'efficacite et de l'execution ne seront pas prises en consideration.

Receptionist/Administrative Assistant

Please note that as Campus Saint Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants must be fluent in spoken and written French. Applications must be submitted in French to be considered.

This position is a part of the Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

This position offers a second language premium of 5% and a comprehensive benefits package, which can be viewed at: Faculty & Staff Benefits.

Position Type - Full-time Operating Permanent

Location - Work primarily takes place at Campus Saint-Jean, Edmonton.

Working at the University of Alberta

The University of Alberta acknowledges that we are located on Treaty 6 territory, and respects the histories, languages and cultures of First Nations, Metis, Inuit and all First Peoples of Canada, whose presence continues to enrich our vibrant community.

The University of Alberta is a community of knowledge seekers, change makers and world shapers who lead with purpose each and every day. We are home to over 14,000 faculty and staff, more than 40,000 students and a growing community of 300,000 alumni worldwide.

Your work will have a meaningful influence on a fascinating cross-section of people - from our students and community members, to our renowned researchers and innovators, making discoveries and generating solutions that make the world healthier, safer, stronger and more just. Learn more.

The organization: Campus Saint-Jean at the University of Alberta

Campus Saint-Jean is a multicultural Francophonie within one of the most important and prestigious academic institutions in the world, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion; a place of innovative and quality research and teaching; an institution of opportunity for all, offering higher education in French in Alberta, for Canada and the world. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie within Canada's dual linguistic society; opening new horizons for a knowledge economy and responding to the call of the world's great challenges.

The Position

Reporting to the Team Lead, Executive and Administrative Services, this role is the first point of contact for staff, students, visitors, and alumni. The incumbent must multitask effectively and have a solid understanding of Campus Saint-Jean's programs and University structure.

Reception

• Open/close reception per University hours.
• Provide reception services for Campus Saint-Jean including Dean's Office and senior staff visitors.
• Greet/direct public, staff, students, alumni; respond or redirect inquiries via phone, email, or in person.
• Coordinate visitors, guests, delegations with directions and itineraries.
• Maintain knowledge of academic and language programs to inform and guide visitors.
• Assign/manage proximity card access and holiday restrictions in the database.
• Monitor mail, workroom, meeting rooms; allocate mailbox space; provide mail services.
• Manage key inventory and track assignments using SimpleK software.
• Maintain up-to-date Receptionist Procedure Manual.
  
  

Administrative assistance

• Research, order, and oversee catering.
• Update building directories, signage, and way-finding.
• Process SupplyNet purchase orders; maintain office supply inventory.
• Perform monthly PCard reconciliations; ensure policy compliance.
• Process cashier deposits, operating payables, and payment terminal transactions.
• Manage csjtrans mailbox; liaise with Finance Partner and Shared Services.
• Ensure office equipment functionality; coordinate service requests.
• Maintain room booking systems with External Relations.
• Collect and deposit key deposits; manage guest OneCard inventory.
• Assist with event logistics: bookings, invitations, RSVPs, catering, VIP liaison.
• Manage records system: filing, digitizing, archiving per retention guidelines.
• Order furniture; prepare work requisitions.
• Maintain phone, address, and database lists including electronic directories.
• Update building key inventory and distribution.
• Post bulletin board information.
• Order business cards, letterhead, envelopes.
• Report and follow up on maintenance requests; support facilities matters.
• Provide coverage and assistance to co-workers as needed.
• Perform other duties as assigned.
  
  

We Are Seeking a Candidate With The Following Qualifications

• Minimum two years post-secondary education; diploma or degree preferred.
• Minimum two years' experience in administrative support in a large organization.
• Bilingual french-english.
• Strong communication, organizational, and client service skills.
• Proficient in Microsoft Office and Google Suite.
• Basic knowledge of accounting and financial processes.
• Ability to multitask, work independently and collaboratively.
• Cultural competency and attention to detail.
  
  

Applications must include both a resume and a cover letter and be submitted in French to be considered. Campus Saint-Jean is committed to a culture of trust, effectiveness, and execution. In your cover letter, please tell us what this means to you.

Applications received without a cover letter and/or applications received without a cover letter that does include a response to the question of a culture of trust, effectiveness, and execution will not be considered.

To apply, please visit: https://apps.ualberta.ca/careers/posting/2321

At the University of Alberta, we are committed to creating an inclusive and accessible hiring process for all candidates. If you require accommodations to participate in the interview process, please let us know at the time of booking your interview and we will make every effort to accommodate your needs.

We thank all applicants for their interest; however, only those individuals selected for an interview will be contacted.

All University employees have a responsibility to foster a workplace that prioritizes safety in all its forms—physical, cultural, and psychological. This is achieved by promoting a safe environment, adhering to all safety laws, policies and procedures, completing all required safety training, identifying hazards and implementing controls, reporting incidents, and contributing to a culture of inclusivity and respect, while endeavoring to ensure that all colleagues feel valued and safe to express their thoughts, perspectives and concerns.

The University of Alberta is committed to creating a university community where everyone feels valued, barriers to success are removed, and thriving connections are fostered. We welcome applications from all qualified persons. We encourage women, First Nations, Métis and Inuit persons, members of visible minority groups, persons with disabilities, persons of any sexual orientation or gender identity and expression, and all those who may contribute to the further diversification of ideas and the University to apply.

L'Université de l'Alberta s'engage à créer une communauté universitaire où chaque personne se sent valorisée, où les obstacles à la réussite sont éliminés et où des connexions enrichissantes peuvent se développer. Nous accueillons les demandes de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons les femmes; Premières nations, Métis et Inuits; membres des groupes minoritaires visibles; personnes handicapées; personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité et une expression sexospécifique; et tous ceux qui peuvent contribuer à la diversification des idées et à l'université à postuler.

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Seniority level

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  Entry level

Employment type

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Job function

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