Project Management Office (PMO) - Officer

UNOPS; San Jose (CA); On-site; USD 65,000 - 95,000; Full time

Job summary

UNOPS busca un Oficial de Apoyo a la Gestión de Proyectos para asegurar la planificación, implementación y monitoreo efectivos conforme a las políticas de UNOPS y a los requisitos de clientes y socios. El rol implica recopilar y analizar datos, generar informes y coordinar entre equipos y unidades de apoyo, con enfoque en cumplimiento y calidad.

Se trabajará en adquisiciones, finanzas y logística, y puede requerir viajes para apoyar la recopilación de datos y la coordinación de talleres y

Qualifications

• Título de Licenciatura en Administración de Empresas, Administración Pública, Finanzas, Economía, Ingeniería Civil o campo relacionado, con 2 años de experiencia.
• Título de Maestría en Administración de Empresas, Administración Pública, Finanzas, Economía o Ingeniería.
• Certificado profesional en Gestión de Proyectos.
• Experiencia mínima de 2 años brindando apoyo a la gestión de proyectos de obras de infraestructura, con énfasis en control de información financiera y elaboración de informes.

Responsibilities

• Gestión de datos, análisis e informes para apoyar la toma de decisiones.
• Recopilar, limpiar, estructurar y validar datos del proyecto.
• Desarrollar y mantener bases de datos, tableros y sistemas de información en tiempo real.
• Realizar análisis estadísticos y cualitativos para identificar tendencias y aportar insights.
• Apoyar en la preparación de informes, resúmenes y presentaciones para stakeholders.
• Implementar herramientas de visualización (Power BI, Looker Studio) para mejorar acceso a datos.
• Asegurar controles de calidad de datos y validación de fuentes.

Skills

Gestión de datos

Análisis

Informes

Education

Licenciatura en Administración/Finanzas/Ingeniería

Maestría en Administración/Finanzas/Ingeniería

Certificado profesional en Gestión de Proyectos

Tools

Power BI

Looker Studio

Job description

Job Highlight

Potenciar el éxito del proyecto a través de la excelencia operativa, conocimientos basados en datos y una coordinación fluida. El/la Oficial de Apoyo a la Gestión de Proyectos (PSO) influye directamente en el logro de los resultados del proyecto contribuyendo al cumplimiento de los métodos y estrategias de gestión de proyectos, reducción de riesgos y costos y a mejorar la calidad.

Role Purpose

El Oficial de Apoyo a la Gestión de Proyectos brinda apoyo operativo, analítico y administrativo para asegurar la planificación, implementación y monitoreo efectivo de los proyectos de acuerdo con las políticas de UNOPS y los requerimientos de los clientes/socios. El titular apoya la gestión de datos, informes, adquisiciones, actividades financieras y/o logísticas que contribuyen a la entrega eficiente del proyecto. El rol recopila, valida y analiza los datos del proyecto, generando conocimientos e informes para informar la toma de decisiones basada en evidencia y mejorar el desempeño. El Oficial de Apoyo a la Gestión de Proyectos facilita la coordinación entre los equipos del proyecto, los socios y las unidades de servicios de apoyo, asegurando la implementación oportuna de las actividades y el cumplimiento de los procedimientos establecidos. El titular también puede realizar misiones de campo para apoyar la recopilación de datos, capacitación y compromiso con las partes interesadas, ayudando a fortalecer los sistemas, procesos y herramientas de informes del proyecto.

Functions / Key Results Expected

• Gestión de Datos, Análisis e Informes


• Recopilar, limpiar, estructurar y validar los datos del proyecto para garantizar la precisión, consistencia y confiabilidad.


• Desarrollar y mantener bases de datos, tableros y sistemas de gestión de información para el seguimiento del proyecto en tiempo real.


• Realizar análisis estadísticos y cualitativos para identificar tendencias, generar conocimientos e informar la toma de decisiones.


• Apoyar la preparación de informes analíticos y visuales, resúmenes y presentaciones para las partes interesadas internas y externas.


• Implementar herramientas automatizadas y sistemas de visualización, por ejemplo, Power BI, Looker Studio, etc., para mejorar la accesibilidad e interpretación de los datos.


• Garantizar rigurosos controles de calidad de los datos y validación de las fuentes de datos y herramientas.


• Implementación del Proyecto y Apoyo Operativo


• Apoyar la planificación, el presupuesto y la ejecución del proyecto, garantizando el cumplimiento de los procedimientos de UNOPS y los requisitos de los clientes/donantes.


• Preparar la documentación del proyecto, incluyendo Términos de Referencia (ToRs), acuerdos, presupuestos y solicitudes de adquisiciones.


• Asistir en la coordinación de talleres, misiones y consultas con las partes interesadas, incluyendo los arreglos de viaje y logística.


• Servir de enlace con las unidades de servicios de apoyo en los procesos de adquisiciones, contratación y pago, garantizando el cumplimiento de los estándares de UNOPS.


• Realizar el seguimiento de los hitos, productos y entregables del proyecto, y alertar a la gerencia sobre retrasos o riesgos.


• Coordinación de Adquisiciones, Financiera y Administrativa


• Apoyar la preparación y monitoreo de los planes de adquisiciones y talleres, asegurando la alineación con las necesidades del proyecto.


• Realizar investigaciones de mercado, apoyar los procesos de solicitud y asistir en la evaluación de ofertas y administración de contratos.


• Monitorear la utilización del presupuesto del proyecto, revisar informes financieros y mantener documentación precisa para auditorías e informes.


• Procesar viajes, reclamos de gastos y transacciones financieras relacionadas en cumplimiento con las políticas organizacionales.


• Monitoreo, Evaluación y Apoyo a las Decisiones Estratégicas


• Desarrollar y mantener sistemas y herramientas de monitoreo para rastrear el progreso frente a los planes de trabajo e indicadores de desempeño.


• Contribuir al desarrollo de modelos predictivos y analíticos para apoyar la planificación estratégica y las proyecciones.


• Apoyar las evaluaciones internas y las revisiones de desempeño basadas en datos para evaluar los resultados e impacto del proyecto.


• Proporcionar aportes oportunos para los informes corporativos y de donantes, garantizando el rigor analítico y el cumplimiento de los estándares de informes.


• Construcción e Intercambio de Conocimientos


• Apoyar la organización, facilitación y entrega de sesiones de capacitación y aprendizaje sobre gestión de proyectos.


• Participar en iniciativas de intercambio de conocimientos y Comunidades de Práctica (CoPs), aportando conocimientos y lecciones aprendidas.


• Realizar investigaciones sobre temas relacionados con la gestión de proyectos y contribuir a la redacción de informes, resúmenes y notas informativas.

Education Requirements

Required

• Título de Licenciatura (equivalente a Bachelor’s degree) en Administración de Empresas, Administración Pública, Finanzas, Economía, Ingeniería Civil o en Construcción, Ingeniería Industrial o un campo relacionado, con 2 años de experiencia relevante.

Desired

• Título de Maestría (equivalente a Master’s degree) en Administración de Empresas, Administración Pública, Finanzas, Economía, Ingeniería Civil o en Construcción, Ingeniería Industrial o un campo relacionado.


• Certificado profesional en Gestión de Proyectos.

Experience Requirements

Required

• Mínimo 2 años de experiencia relevante brindando apoyo a la gestión de proyectos de obras de infraestructura, con énfasis en el control de información financiera, elaboración de informes, enlace con procesos de adquisiciones y soporte administrativo-logístico general.

Desired

• Experiencia en la generación y compilación de informes complejos.


• Conocimiento comprobado de las normas y reglamentos de UNOPS en gestión de recursos humanos, adquisiciones, finanzas y administración.


• Experiencia de trabajo en el Sistema de Naciones Unidas.