Personal Assistant der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit

Makler Service AG; United States; Remote; Confidential; Full time

Job summary

Die Makler Service AG sucht eine direkte Assistenz der Geschäftsführung für ein dynamisch wachsendes Start-up mit einem klaren Fokus auf Internationalisierung. In dieser 100% Remote-Position wirken Sie an zentralen Aufgaben mit und unterstützen die CEOs in einem internationalen Umfeld. Werden Sie Teil eines Teams, das neue Standards in der Immobilienbranche setzt.

Benefits

100% Remote-Job

Arbeit in einem internationalen Umfeld

Regelmäßige Teamtage / Workations

Qualifications

• Du bist ein Digital Native und kennst Tools wie Google Workspace, Notion.
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung in einer ähnlichen Rolle ist von Vorteil, aber kein Muss.

Responsibilities

• Koordination zwischen Geschäftspartnern, Kunden und Dienstleistern.
• Verfassen und Beantworten von E-Mails im Namen der Geschäftsführung.
• Reiseplanung: Buchungen von Flügen und Hotels.

Skills

Englisch- und Deutschkenntnisse

Kommunikation

Proaktive Arbeitsweise

Digital Native

Job description

Die Makler Service AG mit Sitz in der Schweiz und Zweigstelle in Dubai ist führend in der Weiterbildung für Immobilienmakler im deutschsprachigen Raum. Mit unseren Marken Immobilien-Makler-Akademie und Maklersprechstunde (Makler-Community) setzen wir neue Standards in der Branche.

InvestDubai erweitert unser Portfolio um einen klaren Fokus auf Internationalisierung – und ermöglicht Immobilienmaklern aus dem DACH-Raum den einfachen und professionellen Einstieg in den Immobilienmarkt der Vereinigten Arabischen Emirate (Dubai).

Als direkte Assistenz der Geschäftsführung arbeitest du eng mit den beiden CEOs zusammen, unterstützt bei zentralen Aufgaben und bekommst tiefe Einblicke in alle Bereiche eines dynamisch wachsenden Start-ups – von Strategie über Produktentwicklung bis hin zu internationalen Geschäftsreisen und Events. Dein Beitrag hilft mit, unseren hohen Anspruch an Effizienz, Kreativität und Kundenorientierung in die tägliche Praxis umzusetzen.

Aufgaben

• Koordination: Schnittstelle zu Geschäftspartnern, Kunden und Dienstleistern – schriftlich & mündlich
• Kommunikation: Verfassen, Vorbereiten und Beantworten von E-Mails (auch im Namen der Geschäftsführung)
• Termin Koordination: Terminierung und Koordination von Meetings und Veranstaltungen (Offline bzw. Online über Zoom, etc.)
• Standard Operating Procedures (SOPs): Strukturierung und Optimierung interner Prozesse sowie Erstellung klarer Dokumentationen, damit Teammitglieder Aufgaben effizient, einheitlich und nachvollziehbar umsetzen können.
• Dokumentenmanagement: Organisieren und Bereitstellen von Schulungsunterlagen, Verträgen, Zertifikaten, ...
• Reiseplanung: Buchung von Flügen, Hotels & Restaurants (auch mit Fokus auf Membership-Programme wie z.B. Meilen, Punkte, Upgrades)

Qualifikation

• Du bist Digital Native: Tools wie Google Workspace, Notion, ChatGPT & Co. sind dein Zuhause
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Du bist eine kommunikative Persönlichkeit und gehst offen auf Menschen zu
• Du packst Dinge proaktiv an, denkst in Lösungen statt Problemen und eigenverantwortliches Arbeiten ist für dich selbstverständlich
• Du brennst für das, was du tust – und bist bereit, auch mal außerhalb der üblichen Arbeitszeiten alles zu geben, wenn’s drauf ankommt. Verlässlichkeit und Hands-on-Mentalität sind für dich keine Floskeln, sondern Einstellungssache
• Erfahrung in einer ähnlichen Rolle ist von Vorteil, aber kein Muss

Benefits

• 100% Remote-Job mit hoher Flexibilität
• Arbeit in einem internationalen Umfeld
• Spannende Projekte mit führenden Köpfen der Immobilienbranche
• Regelmäßige gemeinsame Teamtage / Workations – z.B. in unserer Homebase am Bodensee oder im Winter bei einer Reise in die Sonne nach Dubai

Bei uns gestaltest du nicht nur mit – wir setzen Maßstäbe in der Branche.

Wir denken groß, handeln schnell und liefern ab. Du bekommst tiefe Einblicke in alle Bereiche eines wachstumsstarken Start-ups und arbeitest direkt an der Seite der Geschäftsführung.

Bist du bereit, mit uns die Immobilienbranche auf ein neues Level zu heben?