OFICIAL PAGADOR/A

ADP, Inc.; San Juan (PR); On-site; USD 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Executive Homesearch and Reality Services, Inc. busca colaborar en el área de cuentas por pagar; recibes facturas, las apruebas y aseguras la existencia de la orden de compra, preparando el pago cuando corresponde.

Entre tus funciones está codificar facturas, verificar totales, procesar lotes y entregar balances para revisión al gerente de contabilidad. También gestionarás cheques, archivo de documentos, cierres mensuales y comunicación con proveedores.

Qualifications

• Conocimiento de cuentas por pagar y ciclo de facturas.
• Codificación de facturas según chart de cuentas.
• Capacidad para verificar totales y reconciliaciones.
• Preparar requisición de pago y gestionar pagos.
• Comunicación con proveedores para solucionar incidencias.

Responsibilities

• Recibir facturas y enviarlas a administradores para su aprobación.
• Distribuir copias de cheques generados a contadores.
• Cotejar que facturas tengan aprobación y orden de compra.
• Codificar facturas y consultar dudas con el gerente de contabilidad.
• Verificar batch processing y post batches en el sistema.
• Preparar balances pendientes para pago según aging de cuentas.
• Emitir cheques para servicios, depósitos y devoluciones.
• Archivar documentos contables y reportes mensuales/anuales.
• Llamar a proveedores y gestionar comunicaciones.
• Hacer cierres y mantener archivos de documentación.

Skills

Cuentas por pagar

Conciliaciones

Codificación de facturas

Gestión de cheques

Comunicación con proveedores

Job description

Recibir las facturas y enviarlas a los administradores para su aprobación.

Distribuir las copias de los cheques generados a cada contador.

Cotejar que todas las facturas estén aprobadas y que tengan la orden de compra.

Codificar las facturas de acuerdo con el “chart” de las cuentas y de tener alguna duda de la codificación consultar con el gerente de contabilidad o el contador a cargo del proyecto.

Cotejar las entradas al sistema de las facturas “batch processing”, antes de transferir éstas al subsidiario (“post batches”).

Verificar que el total de las facturas cuadre con el total del “batch”.

Preparar la requisición de pago en las facturas que ameriten este procedimiento.

Luego de procesar las facturas, entregar, al Gerente de Contabilidad, el balance pendiente para pago, según la instrucción núm. 5- “Aging of account payable”.

Realizar las gestiones correspondientes emitir cheques que ameriten hacerse inmediatamente, tales como: “petty cash”, devoluciones de fianza, teléfono, agua y luz.

Archivar los documentos generados por cuentas a pagar como los “invoice posting journal” y los “check register” o “manual check register”.

Realizar los cierres mensuales y anuales e imprimir los reportes requeridos.

Archivar toda la documentación generada por el departamento y asegurarse que todo esté con las firmas que requiere cada documento.

Llamar a los suplidores o contestar las llamadas de los mismos relacionada a alguna factura.

Hacer los cheques por concepto de servicios profesionales, cómputo de horas trabajadas y aplicar el porciento de retención que corresponda.

Completar a maquinilla o computadora alguna información necesaria en los cheques.

Cuadrar los informes de créditos y hacer las facturas a los proyectos que correspondan.

Desglosar las tres tiradas de cheques que se generan al mes del Oficial Pagador II y enviar los cheques correspondientes a los suplidores, hacer los depósitos al banco y ponchar todas las facturas con el sello que indique que fue pagado.

Registrar los depósito en el registro diario (“daily”) de Executive Homesearch and Reality Services, Inc.

Preparar las facturas de los proyectos y de las compañías externas.

Preparar las correspondencia y sobres solicitados por el/la Gerente de Contabilidad.

Realizar cualquier otra tarea asignada que sean a fines a su puesto.