Office Manager - USA (m/w/d)

VETEC ANLAGENBAU GmbH; Jacksonville (FL); On-site; USD 60,000 - 80,000; Full time

Benefits offered by this job

Umzug in die USA

30 Tage Urlaub

Betriebliche Nebenleistungen

Flache Hierarchien

Weiterbildungsmöglichkeiten

Schnelle Entscheidungswege

Job summary

VETEC ANLAGENBAU GmbH sucht für die neu aufgebaute US-Niederlassung in Jacksonville eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager (m/w/d).

Die Position umfasst die Koordination von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen, die Abwicklung von Import/Export sowie Zolldokumenten, Mitarbeit im Rechnungswesen und die Unterstützung der Jahresabschlussprüfung. Sie besitzen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Berufserfahrung, gute US-Versandkenntnisse, sicherer Umgang mit MS Office und

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit technischem Verständnis oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung (3–5+ Jahre); USA-Auslandsaufenthalt wünschenswert.
• Fundierte Kenntnisse US-Versandprozesse sowie internationale Zoll- und Import-/Exportvorschriften.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Produkten und ERP-Systemen (bevorzugt ProAlpha).
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Kundenorientiertes Auftreten, selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Verantwortung für das gesamte Angebots-, Auftrags- und Rechnungsmanagement inklusive Pflege von Kunden- und Vertragsdaten.
• Koordination und Überwachung nationaler und internationaler Lieferungen sowie Abwicklung aller Import-/Export- und Zolldokumente.
• Proaktive Steuerung von Lieferterminen und Kommunikation mit Stakeholdern bei Abweichungen.
• Pflege der Buchhaltung im ERP-System inklusive Debitoren- und Kreditorenmanagement.
• Vorbereitung von Monatsabschlüssen, Kontenabstimmungen sowie Unterstützung bei der Jahresabschlussprüfung.
• Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe, Datenintegrität und Systempflege.

Skills

Kundenorientierung

Selbstständige Arbeitsweise

Verlässlichkeit

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

ProAlpha ERP

Job description

Über uns - VETEC Anlagenbau GmbH

VETEC ANLAGENBAU gehört zu den weltweiten Markt- und Technologieführern für die thermische Behandlung von Nahrungsmitteln. Wir beliefern anspruchsvolle, industrielle Kunden mit qualitativ hochwertigen Anlagen zum Trocknen, Räuchern, Kochen, Kühlen, Reifen und Auftauen von Fleisch- und Wurstwaren, Fisch, Tiernahrung, Käse oder Brot. Als mittelständisches, dynamisches Familienunternehmen beschäftigen wir in der Firmengruppe ca. 150 Mitarbeiter und vertreiben unsere Produkte in über 50 Ländern mit einem Exportanteil von über 90%. Derzeit befindet sich das Unternehmen im Aufbau einer US-Tochtergesellschaft, um seine Präsenz im lokalen Markt zu stärken und auszubauen.

Zur Verstärkung unseres Teams in den USA suchen wir einen ambitionierten

Office Manager - USA (m/w/d)

Das bieten wir Ihnen

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, das Ihnen einen zukunftssicheren Arbeitsplatz in einem innovativen, inhabergeführten Unternehmen garantiert
• Eine abwechslungsreiche, spannende und verantwortungsvolle Tätigkeit mit viel Freiraum und einem hohen Maß an Eigenverantwortung
• Umzug in die USA (Jacksonville)
• Eine attraktive Vergütung, 30 Tage Urlaub und interessante betriebliche Nebenleistungen
• Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege
• Individuell abstimmbare Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Das packen Sie an - Das können Sie bei uns bewegen

• Verantwortung für das gesamte Angebots-, Auftrags- und Rechnungsmanagement inklusive Pflege von Kunden- und Vertragsdaten
• Koordination und Überwachung nationaler und internationaler Lieferungen sowie Abwicklung aller Import-/Export- und Zolldokumente
• Proaktive Steuerung von Lieferterminen und Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern bei Abweichungen
• Pflege der Buchhaltung im ERP-System inklusive Debitoren- und Kreditorenmanagement
• Vorbereitung von Monatsabschlüssen, Kontenabstimmungen sowie Unterstützung bei der Jahresabschlussprüfung in Zusammenarbeit mit externen Prüfern
• Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe, Datenintegrität und ordnungsgemäßer Systempflege

Damit überzeugen Sie uns

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit technischem Verständnis oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung (3-5+ Jahre), USA Auslandsaufenthalt wünschenswert
• Fundierte Kenntnisse nationaler US-Versandprozesse sowie internationaler Zoll- und Import-/Exportvorschriften
• Sicherer Umgang mit gängigen MS Office-Produkten und einem ERP-System (bevorzugt ProAlpha)
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kundenorientiertes Auftreten und eine selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise

Kontaktinformationen

Sie fühlen sich angesprochen und können sich vorstellen, diese verantwortungsvolle Aufgabe zu übernehmen? Dann senden Sie bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter der Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins vorzugsweise per E-Mail im pdf-Format mit max. 10 MB an:

VETEC ANLAGENBAU GmbH

Frau Maren Hildebrandt

Karoline-Herschel-Str. 2

27283 Verden

Tel.: [phone]

mailto: [e-mail]

http://www.vetec-anlagenbau.com