Freelance Executive Virtual Assistant (m/w/d)

Hey Dear; United States; Remote; Confidential; Full time

Job summary

Eine führende Unternehmensberatung, die durch digitale Marken wächst, sucht einen erfahrenen Executive Assistant. Diese Position bietet volle Flexibilität, enge Zusammenarbeit mit dem Gründer, und die Möglichkeit, eine Schlüsselrolle in spannenden Projekten zu übernehmen. Du wirst verantwortlich für administrative Aufgaben und die Organisation von wichtigen Prozessen sein, während du die Chance hast, im Rahmen einer langfristigen Perspektive zu wachsen.

Benefits

100 % Remote und flexible Arbeitszeiten

Einblicke in mehrere digitale Marken

Zugang zu digitalen Tools und Weiterbildung

Langfristige Perspektive mit wachsender Verantwortung

Qualifications

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder im Recruiting/HR.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau.
• Erfahrung im Umgang mit Führungskräften.

Responsibilities

• Planung und Pflege des Kalenders, E-Mail-Management.
• Buchung von Reisen, Organisation von Meetings, Unterstützung bei administrativen Prozessen.
• Koordination des Recruiting-Prozesses.

Skills

Organisation

Kommunikationsfähigkeit

Selbstständigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Diskretion

Education

Erfahrung als Executive Assistant

Mindestens 2 Jahre in Recruiting/HR

Tools

Google Workspace

Slack

Notion

Job description

Du liebst es, Dinge zu organisieren, Prozesse zu optimieren und echte Verantwortung zu übernehmen? Dann bist du bei uns genau richtig.

Wir sind ein Gründer-geführtes Unternehmen mit mehreren digitalen Marken, die schnell wachsen und hohe Ansprüche an Qualität, Klarheit und Geschwindigkeit stellen. Zur Unterstützung suchen wir eine erfahrene Executive Assistant, die remote mitdenkt, mitzieht und mitgestaltet.

Was dich erwartet: Eine direkte Zusammenarbeit mit dem Founder, volle Flexibilität im Alltag und die Chance, eine Schlüsselrolle im Hintergrund spannender Projekte zu übernehmen – mit langfristiger Perspektive.

Aufgaben

• Planung und Pflege des Kalenders sowie Priorisierung von Terminen
• E-Mail-Management und Kommunikationskoordination
• Buchung von Reisen, Organisation von Meetings und Calls
• Unterstützung bei administrativen Prozessen (Zahlungen, Tools)
• Erstellung und Verwaltung von Stellenanzeigen
• Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Bewerbenden
• Strukturierung und Pflege des Recruiting-Prozesses

Qualifikation

• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder im Recruiting/HR
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften oder Gründerinnen und Gründern
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Google Workspace, Slack, Notion oder ähnlichen Tools
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hohe Diskretion

Benefits

• 100 % Remote und flexible Arbeitszeiten
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer
• Einblicke in mehrere digitale Marken
• Langfristige Perspektive mit wachsender Verantwortung
• Zugang zu digitalen Tools, Ressourcen und Weiterbildung

Starte dein Anschreiben mit dem Satz „Ich bringe Struktur und liefere ab“ und teile uns Folgendes mit:

• Warum du perfekt in diese Rolle passt
• Welche relevante Erfahrung du mitbringst
• Deinen Stundensatz und deine wöchentliche Verfügbarkeit

Ablauf:

1. Du erhältst eine kurze, bezahlte Testaufgabe (1 bis 2 Stunden)
2. Danach führen wir ein kurzes Kennenlerngespräch
3. Bei gegenseitigem Interesse folgt eine einwöchige, bezahlte Testphase
4. Wenn alles passt, starten wir in die langfristige Zusammenarbeit

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!