Executive Assistant E-Commerce – Remote

Naturida GmbH; Remote; USD 60,000 - 80,000; Part time

Job summary

Ein internationales E-Commerce-Unternehmen sucht eine zuverlässige Freelance Assistenz (m/w/d). In dieser Rolle unterstützen Sie die Geschäftsführung im Tagesgeschäft durch Termin- und Reiseplanung, Meeting-Vorbereitung und die Pflege der E-Mail-Kommunikation. Erforderliche Qualifikationen umfassen mehrjährige Erfahrung in Assistenzrollen, strukturierte Arbeitsweise und fließende Deutschkenntnisse. Das Projekt ist zunächst auf 3 Monate angelegt und kann vollständig remote ausgeführt werden.

Benefits

Flexible Arbeitszeiten

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in Assistenzrollen (z.B. Personal, Executive oder Team Assistenz).
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Erfahrung in der remote Zusammenarbeit sowie sichere Arbeit in verteilten Teams.

Responsibilities

• Termin- und Reiseplanung für die Geschäftsführung.
• Koordination von Meetings und E-Mail-Kommunikation.
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben und der Organisation von Events.

Skills

Organisationsstärke

Kommunikation

Zuverlässigkeit

Digitales Tool Management

Fließende Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

Tools

Kalender

E-Mail-Clients

Kollaborationstools

Job description

Beschreibung

Für die operative Unterstützung unserer Geschäftsführung und des Teams suchen wir eine zuverlässige Freelance Assistenz (m/w/d). In dieser Rolle unterstützt du im Tagesgeschäft, sorgst für Struktur im administrativen Alltag und übernimmst klassische Assistenz- und Organisationsaufgaben.

Beschreibung

Für die operative Unterstützung unserer Geschäftsführung und des Teams suchen wir eine zuverlässige Freelance Assistenz (m/w/d). In dieser Rolle unterstützt du im Tagesgeschäft, sorgst für Struktur im administrativen Alltag und übernimmst klassische Assistenz- und Organisationsaufgaben.

Deine Aufgaben

Assistenz der Geschäftsführung

• Termin-, Kalender- und Reiseplanung für die Geschäftsführung
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings
• Pflege, Strukturierung und Priorisierung der E-Mail-Kommunikation
• Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen Tagesablaufs
  
  

Organisation & Administration

• Unterstützung bei administrativen Aufgaben und wiederkehrenden Abläufen
• Verwaltung, Ablage und Pflege von Dokumenten und Unterlagen
• Koordination externer Dienstleister nach klaren Vorgaben
• Allgemeine organisatorische Unterstützung im operativen Geschäft
• Betreuung und Verwaltung mehrerer E-Mail-Postfächer, inklusive Priorisierung, Vorqualifizierung und Weiterleitung an die entsprechenden Fachbereiche
  
  

Events & Teamorganisation

• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Teamworkations, Offsites und internen Events
• Koordination von Reisen, Unterkünften und Abläufen nach Briefing
  
  

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz (z. B. Personal, Executive oder Team Assistenz)
• Strukturierte, zuverlässige und sehr sorgfältige Arbeitsweise
• Hohe Organisationsstärke und klare Kommunikation
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Kalender, E-Mail, Kollaborationstools)
• Fließende Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
• Erfahrung in der Zusammenarbeit als Freelancer:in
• Erfahrung in der remote Zusammenarbeit sowie sicheres Arbeiten in verteilten Teams
• Erfahrung im Startup- oder Scale-up-Umfeld von Vorteil
  
  

Warum wir?

• Freelance-Projekt mit einer Laufzeit von zunächst 3 Monaten
• Abrechnung auf Stundensatzbasis
• Vollständig remote - ortsunabhängige Zusammenarbeit
• Flexibler Stundenumfang nach Abstimmung
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Team
• Klare Aufgaben, kurze Abstimmungswege und pragmatische Zusammenarbeit
• Option auf Verlängerung des Projekts bei beidseitigem Interesse
  
  

Über uns

Naturida GmbH ist ein internationales agierendes E-Commerce-Unternehmen, das sich auf die Kreation, Entwicklung und Skalierung von Marken in den Bereichen Beauty, Health und Wellness spezialisiert hat. Als Direct-to-Consumer (D2C)-Marken sind wir in mehreren Ländern international aktiv und bieten unseren Kunden hochwertige Produkte, die auf Innovation und Nachhaltigkeit setzen. Als Teil unseres Teams hast Du die Möglichkeit, an der Gestaltung einer gesunden und nachhaltigen Zukunft mitzuwirken. Wir fördern eine offene Unternehmenskultur, in der Kreativität und Teamarbeit großgeschrieben werden.