Executive Administrative Assistant

Medtronic plc; Fridley (MN); Hybrid; USD 72,000 - 109,000; Full time

Job summary

Medtronic is seeking an Executive Administrative Assistant to provide high-level support to the Corporate Tax leadership in Fridley, MN. The role focuses on calendar management, travel coordination, and confidential communications, with a emphasis on cross-functional collaboration and executive-ready reporting.

This position requires 6+ years of experience supporting senior leaders, strong Microsoft 365 skills, and the ability to handle sensitive information with discretion.

Qualifications

• 6+ years of executive administrative or support experience.
• Experience managing complex calendars, meetings, travel, and expenses.
• Experience supporting senior leaders and confidential matters.
• Strong proficiency with Microsoft 365 suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Experience coordinating cross-functional activities and events.

Responsibilities

• Manage complex calendars, meeting coordination, and scheduling priorities for Tax leadership.
• Coordinate leadership meetings, business reviews, team meetings, and cross-functional discussions.
• Track action items, decisions, deadlines, and priorities to support leadership accountability.
• Draft, edit, and route correspondence, meeting communications, and internal updates.
• Prepare executive-ready materials, reports, trackers, and presentations using Microsoft 365 tools.
• Coordinate domestic and international travel, expenses, and related logistics.
• Maintain organized digital filing systems and shared team resources.
• Support tax notices and filings as requested; assist with special projects.

Skills

Executive support

Calendar management

Microsoft 365

Travel coordination

Confidential information handling

Education

Postsecondary education in business administration

Tools

Microsoft 365

Concur

SharePoint

OneDrive

Job description

Executive Administrative AssistantAccéder directement au contenu principalNous utilisons des cookies nécessaires et des cookies de mesure d’audience pour assurer le fonctionnement de ce site et produire des statistiques anonymes. Nous souhaitons également utiliser des cookies et des technologies similaires pour améliorer le fonctionnement du site, analyser de façon plus précise l’activité des visiteurs et afficher des publicités personnalisées. Nous définirons ces cookies et technologies uniquement si vous les acceptez. Vous pouvez revenir sur votre décision à tout moment en cliquant sur l’icône « Cookie » qui se trouve en bas à gauche de chaque page. Pour obtenir plus d’informations sur les cookies de notre site et sur les tiers qui les placent, cliquez sur « Préférences en matière de cookies ».#Executive Administrative Assistant page is loaded## Executive Administrative AssistantPostulerremote type: Sur sitelocations: Fridley, Minnesota, United States of Americatime type: Temps pleinposted on: Offre publiée aujourd'huitime left to apply: Date de fin : 21 août 2026 (Il reste 7 jour(s) pour postuler)job requisition id: R74671We anticipate the application window for this opening will close on - 21 Aug 2026Chez Medtronic, vous pouvez entamer une longue carrière d’exploration et d’innovation tout en aidant à soutenir l’accès aux soins de santé et l’équité pour tous. Vous dirigerez avec détermination en surmontant les obstacles à l’innovation dans un monde davantage connecté et compatissant.**Journée type** This Executive Administrative Assistant position will be a key member of Medtronic’s Corporate Tax function based out of the Operational Headquarters facility in Fridley, Minnesota. This role provides executive administrative support to Medtronic global tax leaders, helping ensure efficient coordination of calendars, meetings, communications, travel, and operational priorities. The position serves as a trusted partner to tax leadership, supporting confidential business activities, facilitating follow-through on key action items, and helping maintain strong execution across the team.The Executive Administrative Assistant will work closely with internal stakeholders to facilitate leadership meetings, manage documentation and reporting needs, assist with tax notices and filings, coordinate special events, support local facility needs, and partner with tax professionals on special projects as needed.At Medtronic, we bring bold ideas forward with speed and decisiveness to put patients first in everything we do. In-person exchanges are invaluable to our work. We’re working a minimum of 4 days a week onsite as part of our commitment to fostering a culture of professional growth and cross-functional collaboration as we work together to engineer the extraordinary.**Responsibilities may include the following and other duties as assigned:*** Manage complex calendars, meeting coordination, and scheduling priorities for Tax leadership* Coordinate leadership meetings, business reviews, team meetings, and cross-functional discussions, including agendas, materials, notes, room logistics, visitor needs, and follow-up* Track action items, decisions, deadlines, and priorities to support leadership accountability and execution* Draft, edit, and route correspondence, meeting communications, and internal updates as needed* Prepare executive-ready materials, reports, trackers, and presentations using Microsoft 365 tools* Coordinate domestic and international travel, expenses, and related logistics* Support confidential and sensitive business matters with discretion and sound judgment* Maintain organized digital filing systems, trackers, contact lists, and shared team resources* Partner with internal teams and administrative colleagues to support consistent execution and communication flow* Support tax professionals on tax notices and filings, as requested* Assist with special projects, team events, local facility needs, and other leadership support as assigned**Must Have*** 6+ years of relevant administrative or executive support experience supporting senior leaders* Experience managing complex calendars, meetings, travel, expenses, and confidential information**Nice to Have*** Experience supporting finance, tax, legal, or other corporate functions in a matrixed environment* Experience supporting senior-level leadership teams, business reviews, team events, or executive offsites* Strong action tracking, follow-up, and meeting coordination skills* Strong working knowledge of Microsoft 365, including Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, and OneDrive* Experience creating trackers, status summaries, or dashboards in Excel or Microsoft 365 tools* Familiarity with Concur, vendor coordination, or administrative systems* Postsecondary education in business administration, office administration, communications, or a related fieldPour les diplômes de baccalauréat obtenus en dehors des États-Unis, un diplôme qui satisfait aux exigences de la réglementation 8 C.F.R. § 214.2 (h) (4) (iii) (A) est requis.**Exigences physiques du poste**Les déclarations ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau du travail effectué par les employés affectés à ce poste, mais elles ne constituent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités et compétences requises pour ce poste.Les exigences physiques décrites dans la section Responsabilités de cette fiche de poste sont représentatives de celles auxquelles un employé doit satisfaire pour remplir correctement les fonctions essentielles du poste. Des ajustements raisonnables peuvent être apportés pour permettre aux personnes en situation de handicap de remplir ces fonctions essentielles. Rôles administratifs : dans l’exercice de ses fonctions, l’employé est régulièrement appelé à se déplacer de façon autonome. Il est également amené à utiliser un ordinateur et à communiquer avec ses pairs et ses collègues. Contactez votre responsable ou votre service RH local pour connaître les conditions de travail et les exigences physiques spécifiques à chaque rôle.**Autorisation de travail et parrainage** Chez Medtronic, nous nous engageons à favoriser un environnement dans lequel les employés peuvent s'épanouir et avoir un impact significatif. Conformément à notre approche de planification de la main-d'œuvre à l'échelle de l'entreprise, le parrainage d'autorisation de travail aux États-Unis (H-1B, TN, J, etc.) est proposé exclusivement pour les postes de niveau Principal et supérieur, où l'expertise spécialisée s'aligne sur les besoins métier à long terme. Les postes en dessous du niveau Principal exigent que les candidats possèdent une autorisation de travail américaine sans restriction au moment de l'embauche et pour la durée de l'emploi. Rejoignez-nous et aidez-nous à accomplir notre mission, à savoir soulager la douleur, rétablir la santé et prolonger la vie, en valorisant votre expérience et votre perspective uniques.**Recruitment Fraud Alert**We are aware of phishing scams targeting job seekers. Please keep the following in mind: Apply only through official Medtronic channels. All legitimate Medtronic recruiting communications come from approved Medtronic platforms and official @medtronic.com email addresses. Medtronic will never ask for payment or sensitive personal information (such as bank account or Social Security details) during early stages of the hiring process. Any such requests are not legitimate. If you receive a suspicious message claiming to be from Medtronic, do not respond, click links, or open attachments. If you have any questions, concerns regarding the authenticity of a communication alleged to have been made by or on behalf of Medtronic, please contact us immediately at [e-mail].**Avantages sociaux et rémunération****Medtronic offre un salaire compétitif et un ensemble d’avantages sociaux flexibles** Le cœur de nos valeurs est animé par un engagement envers nos employés. Nous saluons leurs contributions et partageons avec eux le succès qu’ils ont contribué à créer. Nous offrons un large éventail d’avantages, de ressources et de régimes de rémunération concurrentiels conçus pour vous soutenir à chaque étape de votre carrière et de votre vie personnelle.Salary ranges for U.S (excl. PR) locations (USD):$72,400.00 - $108,600.00This position is eligible for a short-term incentive called the Medtronic Incentive Plan (MIP).## ## The base salary range is applicable across the United States, excluding Puerto Rico and specific locations in California. The offered rate complies with federal and local regulations and may vary based on factors such as experience, certification/education, market conditions, and location. Compensation and benefits information pertains solely to candidates hired within the United States (local market compensation and benefits will apply for others).The following benefits and additional compensation are available to those regular employees who work 20+ hours per week: Health, Dental and vision insurance, Health Savings Account, Healthcare Flexible Spending Account, Life insurance, Long-term disability leave, Dependent daycare spending account, Tuition assistance/reimbursement, and Simple Steps (global well-being program). The following benefits and additional compensation are available to all regular employees: Incentive plans, 401(k) plan plus employer contribution and match, Short-term disability, Paid time off, Paid holidays, Employee Stock Purchase Plan, Employee Assistance Program, Non-qualified Retirement Plan Supplement (subject to IRS earning minimums), and Capital Accumulation Plan (available to Vice Presidents and above, or subject to IRS earning minimums). Regular employees are those who are not temporary, such as interns. Temporary employees are eligible for paid sick time, as required under applicable state law, and the Employee Stock Purchase Plan. Please note some of the above benefits may not apply to workers in Puerto Rico. Further details are available at the link below:Avantages sociaux et plans de rémunération de Medtronic**À propos de Medtronic** Nous sommes à la pointe de la technologie mondiale en matière de soins de santé et nous nous attaquons avec audace aux problèmes de santé les plus difficiles auxquels l’humanité est confrontée en recherchant et en trouvant des solutions. Notre mission (soulager la douleur, restaurer la santé et prolonger la vie) rassemble une équipe mondiale de plus de 95 000 personnes passionnées. Nous sommes des ingénieurs dans l’âme et nous mettons en œuvre des idées ambitieuses pour trouver de véritables solutions pour des personnes bien réelles. Du laboratoire de R&D à l’usine, à la salle de conférence, tous nos collaborateurs expérimentent, créent, construisent, améliorent et cherchent des solutions. Nous disposons des talents, des perspectives les plus diverses et du courage nécessaires pour réaliser des projets extraordinaires. Pour en savoir plus sur nos activités, notre mission et notre engagement pour la diversité, cliquez ici La politique de Medtronic consiste à assurer l’équité en matière d’emploi (EEO) à toutes les personnes, indépendamment de l’âge, de la couleur de peau, de la nationalité, du statut de citoyenneté, d’un handicap physique ou mental, de la race, de la religion, des croyances, du genre, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité et/ou expression de genre, des informations génétiques, de l’état matrimonial, du statut au regard de l’assistance publique, du statut d’ancien combattant ou de toute autre caractéristique protégée par la loi nationale, fédérale ou locale. En outre, Medtronic proposera des aménagements raisonnables aux personnes qualifiées ayant un handicap.Chez Medtronic, la plupart des postes sont publiés sur notre site dédié aux offres d’emploi pendant 3 à 7 jours.### Qui sommes-nous ?Nous sommes à la pointe de la technologie mondiale en matière de soins de santé et nous nous attaquons avec audace aux problèmes de santé les plus difficiles auxquels l’humanité est confrontée en recherchant et en trouvant des solutions.Notre mission (soulager la douleur, restaurer la santé et prolonger la vie) rassemble une équipe mondiale de plus de 95 000 personnes passionnées.Nous sommes des ingénieurs dans l’âme et nous mettons en œuvre des idées ambitieuses pour trouver de véritables solutions pour des personnes bien réelles. Du laboratoire de R&D à l’usine, à la salle de conférence, tous nos collaborateurs expérimentent, créent, construisent, améliorent et cherchent des solutions. Nous disposons des talents, des perspectives les plus diverses et du courage nécessaires pour réaliser des projets extraordinaires.### Ce que nous faisons**Nous changeons des vies.**Chaque membre de l’équipe, chaque jour, contribue à améliorer et à redéfinir la manière dont le monde traite les affections de santé les plus pressantes, de la maladie cardiaque au diabète. Nous devons notre leadership dans ce secteur à la passion et l’ingéniosité de notre personnel. C’est notre identité. En travaillant ensemble, nous utilisons la science, la médecine et une connaissance approfondie du corps humain pour créer des technologies extraordinaires qui peuvent transformer des vies.**Nous construisons des solutions extraordinaires comme une seule équipe.** Grâce à l’état d’esprit Medtronic qui définit notre façon de travailler. La rapidité et la détermination font partie de notre ADN. La diversité des points de vue inspire nos réponses audacieuses à tous les défis qui se présentent à nous. Nous obtenons des résultats de la bonne façon, d’une avancée à une autre pour chaque patient.**C’est à vous de mener cette carrière qui changera votre vie.**En apportant vos idées ambitieuses, votre perspective unique et vos contributions, vous...* **Construisez** un avenir meilleur, en augmentant votre impact sur les causes qui comptent pour vous et pour le monde* **Développez**une carrière qui reflète votre passion et vos capacités* **Vous connectez** à une culture dynamique et inclusive qui accepte de relever le défi de l’apprentissage tout au long de la vie### En quoi sommes-nous différents ?Ces engagements distinguent notre équipe des autres :**Des expériences qui mettent les patients au premier plan.**Le respect des personnes est la marque de notre humanité. Cela permet à notre équipe d’avoir un impact positif sur ne serait-ce qu’une seule vie. Et cela signifie que nous accordons également la priorité à nos collaborateurs chez Medtronic, en créant une culture d’appartenance et en nous efforçant toujours de vous fournir les ressources dont vous avez besoin pour renforcer votre carrière.**Des technologies qui transforment la vie.** Quel que soit votre poste, vous contribuez à créer des technologies qui transforment des vies. Ce que nous construisons donne aux patients les moyens de vivre leur vie comme ils l’entendent.**De meilleurs résultats pour notre monde.**Chez nous, c’est plus qu’une question de résultats. Notre mission d’améliorer le bien-être humain est notre motivation. Nous faisons progresser la santé, la société et l’équité dans chaque conception, à l’intérieur comme à l’extérieur de nos murs.**Des soins qui intègrent le résultat d’analyses poussées de données.** **De nouveaux points de vue****.** L’IA, les données et l’automatisation de pointe. Vous façonnez l’avenir des technologies relatives à la santé et définissez la prochaine génération de solutions révolutionnaires dans le domaine des soins.La politique de Medtronic consiste à assurer l’équité en matière d’emploi (EEO) à toutes les personnes, indépendamment de l’âge, de la couleur de peau, de la nationalité, du statut de citoyenneté, d’un handicap physique ou mental, de la race, de la religion, des croyances, du genre, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité et/ou expression de genre, des informations génétiques, de l’état matrimonial, du statut au regard de l’assistance publique, du statut d’ancien combattant ou de toute autre caractéristique protégée par la loi nationale, fédérale ou locale. En outre, Medtronic proposera des aménagements raisonnables aux personnes qualifiées ayant un handicap.Pour les commerciaux et autres employés de terrain en contact direct avec les patients, se rendre dans un établissement de soins est considéré comme une fonction essentielle du travail et nous attendons de nos employés qu’ils se conforment à toutes les exigences d’accréditation dans les hôpitaux ou cliniques qu’ils soutiennent.Cet employeur participe au programme fédéral « E-Verify » pour confirmer l’identité et l’autorisation d’emploi de tous les employés récemment embauchés. Pour plus d’informations sur le programme « E-Verify », veuillez cliquer ici(https://www.e-verify.gov/employees).Pour obtenir des mises à jour sur les offres d’emploi, veuillez vous rendre sur la page de connexion des candidats et vous connecter pour vérifier l’état de votre candidature.Si vous avez besoin d’aide pour remplir votre candidature, veuillez envoyer un e-mail à [e-mail] demander la suppression de vos informations personnelles de nos systèmes, veuillez envoyer un e-mail à [e-mail]