Beschaffungsorganisationsmanager:in (BOM) (m/w/d)

CISPA Helmholtz Center for Information Security; Germany (OH); On-site; USD 45,630 - 59,320; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen

Job summary

CISPA Helmholtz Center for Information Security sucht einen Beschaffungsorganisationsmanager (m/w/d). Sie sind verantwortlich für die selbständige Umsetzung des Berichtswesens und die Erstellung von komplexen Berichten.

Ihr Anforderungsprofil beinhaltet eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation und mehrjährige Berufserfahrung. Fließende Deutschkenntnisse sind erforderlich.

Wir bieten Ihnen flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und eine Stelle im internationalen Umfeld der Informationssicherheit.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation oder gleichartige Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Organisationsverantwortung.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gutes Englisch von Vorteil.

Responsibilities

• Selbständige Umsetzung des Berichtswesens in der Abteilung.
• Erstellung von komplexen Zahlen und Berichten.
• Beantwortung von Anfragen rund um die Abteilung.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Prozessuales Denken

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kauffrau für Bürokommunikation oder gleichartige Qualifikation

Tools

MS-Office-Palette

Job description

Beschaffungsorganisationsmanager:in (BOM) (m/w/d)

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Alexander Weyland per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

• Selbständige und eigenverantwortliche Umsetzung des einschlägigen Berichtswesens in der Abteilung.
• Insbesondere selbständige Erstellung von komplexen Zahlen, Daten, Fakten für die Abteilungsleitung, selbständige Erstellung von Quartals- und Jahresabschlussberichten.
• Selbständige Erledigung von anfallenden Prozessänderungen.
• Eigenverantwortliche Beantwortung von Anfragen rund um die Vielzahl der Prozesse innerhalb der Abteilung.
• Fachspezifische Büroorganisation (u.a. fachspezifische Vor- und Nachbereitung von Terminen), Prozessdokumentationen mit expliziter vergaberechtlicher Ausprägung. Organisatorische Vorbereitung von externen Terminen und Ausschüssen.
• Pflege sämtlicher Datenschnittstellen zu Drittsystemen (VMS, CMS, SAP, OTRS, Veenion als dezentrale Einkaufsplattform, XSuite zur Rechnungsfreigabe etc.).
• Mit- und Zuarbeit im Rahmen eines breiten Aufgabengebietes in der Abteilung Beschaffungen und Vergabestelle, Unterstützung des Teams und der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft, insbesondere bei Verwaltungs- und Organisationsaufgaben.
• Unterstützung und Koordination bei Ad-hoc-Themen für die Abteilungsleitung.
• Verlässlicher Blick für Qualität und Kernbotschaften.

Ihr Anforderungsprofil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d) oder gleichartige Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Organisationsverantwortung.
• Kommunikative und organisationsstarke Persönlichkeit.
• Prozessuales Denken und die Fähigkeit, zu antizipieren.
• Absolute Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und eine sympathische Ausstrahlung.
• Bereitschaft, sich in das Themengebiet des öffentlichen Auftragswesens einzuarbeiten.
• Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen zur Darlegung komplexer Sachverhalte sowie Dienstleistungskompetenz.
• Hohe Motivation, strukturierte Arbeitsweise sowie kundenorientierte Umgangsformen.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil.
• Routinierter Umgang mit der MS-Office-Palette auch über die Grundfunktionalitäten hinaus sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent.
• Gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, Teamgeist und Eigeninitiative.
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufwand stets souverän und strukturiert zu arbeiten.

Was wir bieten

• Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet.
• Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit feste Bestandteile unserer Personalpolitik. Dahingehin sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet.
• Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) – Vergütungabhängig von Qualifikation bis Entgeltgruppe 8.
• Die Stelle ist unbefristet.
• Betriebsbedingt sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL).
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen.
• Soziale und teambildende Aktivitäten.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement.

CISPA setzt sich dafür ein, den Anteil von Frauen, Minderheiten, Menschen mit Behinderungen und neurodivergenten Personen in der Informatik zu erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, neurodivergenten Eigenschaften, Alter, sexueller Orientierung oder Identität.