Backoffice & HR Koordinator:in – Hybrid (München)

Twinlake; München; Hybrid; USD 45,724 - 68,587; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice-Optionen

Regelmäßige Präsenz im Münchner Büro

Job summary

Twinlake Advisory ist eine spezialisierte Beratungsboutique in München, die IT-getriebene M&A- und Transformationsprojekte unterstützt. Als Backoffice Manager:in sorgst du für reibungslose interne Abläufe, koordinierst Prozesse und bist zentrale Ansprechpartner:in für Management, Projektteams und Kollegen.

Du bringst eine kaufmännische Ausbildung oder ein entsprechendes Studium mit, mehrere Jahre Erfahrung im Backoffice/HR/Marketing und sichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im relevanten Bereich.
• Mehrere Jahre praktische Erfahrung im Backoffice/Büromanagement/HR- oder Marketing-Unterstützung.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Koordination von Backoffice-, Büroverwaltungs- und Verwaltungsprozessen.
• Unterstützung von HR- und Recruiting-Aktivitäten (Onboarding, Personalverwaltung).
• Mitwirkung an Marketing- und Arbeitgebermarkeninitiativen (Website, LinkedIn, Präsentationen).
• Organisation von Team-Events, Meetings und Reisevorbereitungen.
• Pflege von Dokumenten, Vorlagen, Daten, Verträgen und Tools.

Skills

Organisationstalent

Serviceorientierung

Kommunikation

Teamarbeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Studium Betriebswirtschaftslehre/HR/Komm/Marketing

Tools

MS Office 365

Outlook

Teams

PowerPoint

Excel

Canva

LinkedIn

Odoo

Job description

TwinlakeAdvisoryisteine spezialisierteBeratung für IT-getriebene M&A- undTransformationsprojekte. Wir begleitenKonzerne,MittelständlerundPrivate-Equity-Investoren beiCarve-outs, Post-Merger-Integrationen und strategischenNeuausrichtungen.Gerade in diesen entscheidenden Phasen wird IT zumzentralen Erfolgsfaktor – und genau hier setzen wir an: Wir verbinden fundierteAnalyse mit pragmatischer Umsetzung.

Dabei arbeiten wir beiTwinlakeauf Augenhöhe ineinem offenen, teamorientierten Umfeld mit starkem Zusammenhalt, ehrlichemFeedback und einer ausgeprägten Lernkultur – pragmatisch, unterstützend und mitFreude an gemeinsamen Erfolgen.

Deine Rolle

Als Backoffice Manager:in stellst du sicher, dass Twinlake reibungslos aus organisatorischer, administrativer und kommunikativer Sicht funktioniert. Du bist der zentrale Ansprechpartner für interne Prozesse und unterstützt das Management, Projektteams und Kollegen in ihrer täglichen Arbeit – strukturiert, zuverlässig und fokussiert auf das Wesentliche.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Koordination und kontinuierliche Verbesserung unserer Backoffice-, Büroverwaltungs- und Verwaltungsprozesse
• Unterstützung von HR- und personalbezogenen Aktivitäten wie Recruiting-Koordination, Onboarding, Personalverwaltung und interner Kommunikation
• Beitrag zu Marketing- und Arbeitgebermarkeninitiativen, einschließlich Website-Inhalten, LinkedIn-Beiträgen, Präsentationen, Veranstaltungen und Recruiting-Kommunikation
• Organisation von Teamevents, internen Formaten, Meetings, Reisevorbereitungen und administrativen Büroabläufen

Ein wesentlicher Bestandteil deiner Rolle ist die professionelle Koordination von Stakeholdern und Schnittstellen. Du konsolidierst Informationen, gewährleistest zuverlässige Arbeitsabläufe und bringst Struktur in Themen, die für eine wachsende Beratung unerlässlich sind, einschließlich:

• Vorbereitung und Nachverfolgung interner Meetings, Managementtermine, Workshops und Entscheidungsfindungssitzungen
• Pflege und Strukturierung von Dokumenten, Vorlagen, Daten, Verträgen, Ablagesystemen und internen Tools
• Koordination externer Dienstleister, Büroinfrastruktur, Bestellungen, Rechnungen und administrativer Genehmigungen
• Unterstützung interner Projekte, die darauf abzielen, HR-, Marketing-, Büro- und Betriebsprozesse zu professionalisieren

Du wirst eng mit dem Management und dem breiteren Team zusammenarbeiten, Verantwortung für deine eigenen Aufgaben übernehmen und dazu beitragen, dass Twinlake intern ebenso professionell, pragmatisch und zuverlässig ist, wie in der Arbeit mit Kunden.

Was dicherwartet

• Eine zentrale Rolle innerhalb des organisatorischen Rückgrats eines wachsenden Beratungsunternehmens
• Bedeutende kreative Freiheit beim Aufbau professioneller Backoffice-, HR- und Marketingprozesse
• Enge Zusammenarbeit mit dem Management, dem Beratungsteam und externen Partnern
• Ein breites Spektrum an Verantwortlichkeiten in den Bereichen Organisation, Kommunikation, HR, Marketing und interne Prozessgestaltung
• Einen sichtbaren Beitrag zur Schaffung eines Arbeitsplatzes, an dem das Team effektiv arbeiten und gut organisiert bleiben kann
• Flexible Arbeitsbedingungen mit Homeoffice-Optionen kombiniert mit regelmäßiger Präsenz in unserem Münchener Büro
• RegelmäßigeTeam-Events, darunter monatlicheCome-TogethersmitTeambuildingundWorkshops

Wen wir suchen

Wir suchen Kolleg:innen an unserem Standort inMünchen, die strukturiert arbeiten, gerne Verantwortung übernehmen undFreude daran haben, Menschen, Prozesse und Kommunikation zusammenzubringen.

Typischerweise bringst du mit:

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium der Betriebswirtschaftslehre, HR, Kommunikation, Marketing oder eine vergleichbare Qualifikation

Mehrere Jahre praktische Erfahrung im Backoffice, Büromanagement, Teamassistenz, HR/Personal, Recruiting-Unterstützung, People Operations oder Marketing

Erfahrung mit HR-relevanten Themen wie Recruiting-Koordination, Bewerberkommunikation, Onboarding oder Personalverwaltung ist von Vorteil

Erfahrung im Marketing oder Employer Branding, z.B. LinkedIn, Website-Inhalte, Präsentationen, Veranstaltungen oder einfache Formate zur Inhaltserstellung, ist ein Plus

Ein sehr strukturierten, sorgfältigen und unabhängigen Arbeitsstil, kombiniert mit einem starken Engagement für Zuverlässigkeit, Qualität und Serviceorientierung

Sehr guteDeutsch- und gute Englischkenntnisse sowie ein sicheres, freundliches undverbindliches Auftreten

Sicherer Umgang mit MicrosoftOffice 365, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint und Excel; Erfahrung mitTools wie Odoo, LinkedIn, Canva, CMS-Systemen oder Projektmanagement-Tools istein Plus – aber kein Muss

Du erfüllst nicht alle Kriterien? Kein Problem - wenndu Organisationstalent, Serviceorientierung und relevante Fähigkeitenmitbringst, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Warum Twinlake?

Bei uns arbeitest du nicht in anonymen Großprojekten,sondern in kleinen Teams anThemen, die für unsere Kundengeschäftskritisch sind– nah am Entscheidungsprozess und mit direktemEinfluss auf den Projekterfolg.

Das bedeutet für dich:

• Ein breites Verantwortungsgebiet mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung und dem gesamten Team
• Die Möglichkeit, Backoffice-, HR-, Marketing- und Betriebsprozesse aktiv zu gestalten und weiter zu professionalisieren
• Pragmatische Zusammenarbeit, die sich auf klare Arbeitsabläufe, starke Kommunikation und umsetzbare Ergebnisse konzentriert
• Hohe Eigenverantwortung und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und die weitere Entwicklung von Twinlake aktiv zu gestalten
• Enge Zusammenarbeit in einem erfahrenen und motivierten Team

Wenn Sie nach einer Backoffice-Position suchen, die Organisation, HR und Marketing kombiniert — und in der Ihre Arbeit sichtbare Auswirkungen auf den Erfolg von Twinlake haben wird — würden wir uns freuen, Ihre Bewerbung zu erhalten.