Assistant(e) de Direction - DAF DGAP (H/F)

Ville de Marseille; United States; Remote; USD 40,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une opportunité passionnante au sein d'une collectivité dynamique où vous jouerez un rôle clé dans le pilotage de projets stratégiques. En tant qu'assistant(e) au sein de la Direction d'Appui Fonctionnel, vous serez responsable de la gestion du secrétariat, de la coordination des projets et de l'organisation des réunions. Ce poste exige d'excellentes compétences relationnelles et rédactionnelles, ainsi qu'une capacité à travailler sous pression. Si vous êtes rigoureux(se), adaptable et que vous souhaitez contribuer à des enjeux collectifs, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience dans le secrétariat et l'assistance de direction.
• Capacité à gérer des priorités et des urgences efficacement.

Responsibilities

• Assurer l'interface entre la direction et les partenaires externes.
• Gérer l'agenda et organiser des réunions pour la Directrice.

Skills

Techniques de secrétariat

Outils bureautiques

Gestion des priorités

Qualités relationnelles

Rédaction

Discrétion

Adaptabilité

Education

Baccalauréat

Formation Bac + 2 en assistanat de direction

Tools

Logiciels de traitement de texte

Tableaux

Job description

Contexte

Au sein de la Direction d'Appui Fonctionnel (DAF) de la Direction Générale Adjointe Ville Protégée (DGAP), intégré(e) au Bataillon de Marins-Pompiers de Marseille, vous participerez activement au pilotage de projets stratégiques en collaborant directement avec l'Adjoint au Directeur Général Adjoint et la Directrice d'Appui Fonctionnel. Cette position privilégiée vous permettra d'être au cœur des enjeux de la collectivité.

Mission

Sous l'autorité de la DAF, vos missions seront variées et enrichissantes, car vous serez un acteur clé dans les projets stratégiques de la DGA et du BMPM. Vous assurerez la gestion complète du secrétariat de la DGAP, notamment :

1. Assurer l'interface entre la direction, les services et partenaires externes
2. Suivre des projets et dossiers stratégiques liés à la DGA
3. Préparer des réunions et supports de présentation
4. Participer à la préparation des dossiers pour le conseil municipal, suivre les procédures administratives, sécuriser les délais et circuits de validation
5. Rédiger et mettre en forme des arrêtés municipaux, suivre leur circuit de signature, transmettre aux services concernés
6. Gérer l'agenda, organiser des réunions, déplacements
7. Assurer le traitement du courrier entrant et sortant
8. Préparer et suivre les dossiers liés à la DAF
9. Gérer l'accueil téléphonique et physique
10. Rédiger courriers, compte-rendus, notes, classer des documents

Profil recherché

Titulaire d'un baccalauréat ou d'une formation Bac +2 en assistanat de direction ou secrétariat, vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils bureautiques (traitement de texte, tableaux). Vous avez une expérience similaire, savez gérer priorités et urgences. Doté(e) d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles, vous faites preuve de discrétion, rigueur et adaptabilité. Une connaissance du fonctionnement en collectivité territoriale serait appréciée.