AI-Driven Operations & Automation Associate

Hyting GmbH; Germany (OH); Hybrid; USD 47,956 - 73,075; Full time

Benefits offered by this job

Direkter Draht zur Geschäftsführung

Gestaltungsfreiheit beim KI-Thema

Entwicklungsperspektive

Internationale Projekte & Reisen

Moderne Tools: M365, Zoho, KI-Stack

Job summary

Hyting GmbH in Rüsselsheim am Main sucht eine vielseitige Organisations- und Backoffice-P Führungskraft, die Prozesse automatisiert und KI-Tools einsetzt. Du baust Templates, Checklisten und eine zentrale Informationsquelle auf.

Du koordinierst Termine, organisierst Reisen, betreust Investorenkontakte und übernimmst Zuarbeiten für Berichte. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und internationalen Partnern, hybrid vor Ort.

Qualifications

• Sehr gute Organisationsfähigkeit und Getting-things-done-Mentalität.
• Technikaffinität und schnelle Auffassungsgabe.
• Sicheres, freundliches Auftreten in Deutsch und Englisch.
• Diskretion und Sorgfalt - Arbeit nah am Management und mit vertraulichen Informationen.
• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium – die Richtung ist zweitrangig, der Antrieb zählt.

Responsibilities

• Aufbau und Automatisierung von Geschäftsprozessen mit KI-Tools (z. B. Copilot, Claude, ChatGPT, Zoho-Automationen).
• Entwicklung von KI-Agenten und Workflows, die wiederkehrende Admin-Aufgaben übernehmen – von Reporting bis Belegverarbeitung.
• Identifizieren von Automatisierungspotenzial im gesamten Unternehmen – du denkst voraus, statt nur abzuarbeiten.
• Aufbau skalierbarer Standards: Templates, Checklisten, „one source of truth“ – damit Wachstum nicht im Chaos endet.
• Eigenständige Terminabstimmung mit Kunden und Partnern, inkl. Vorbereitung und Unterlagen.
• Follow-ups nach Meetings (Zusammenfassung, To-dos, Next Steps).
• Kommunikation und Information von und mit Investoren / Shareholdern.
• Reiseorganisation für internationale Projekte und Partnerdelegationen.
• Messe-/Eventkoordination und Vor-Ort-Support.
• Kalender-, Meeting- und Dokumentenmanagement für das Management (so weit wie möglich automatisiert).
• Belegmanagement, Rechnungsvorbereitung (DATEV-Prozesse), Reisekosten – sauber, digital, nachvollziehbar.

Skills

Organisationsfähigkeit

Getting-things-done

Deutsch & Englisch

Technikaffinität

Diskretion

Education

Ausbildung/Studium

Tools

M365

Zoho

Zapier

Make

Power Automate

Job description

Hyting GmbH in Rüsselsheim am Main sucht eine vielseitige Organisations- und Backoffice-P Führungskraft, die Prozesse automatisiert und KI-Tools einsetzt. Du baust Templates, Checklisten und eine zentrale Informationsquelle auf.

Du koordinierst Termine, organisierst Reisen, betreust Investorenkontakte und übernimmst Zuarbeiten für Berichte. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und internationalen Partnern, hybrid vor Ort.