Administrative Assistant (m/w/d)

TKMS Group; Germany (OH); On-site; USD 36,836 - 48,348; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Jahresurlaub

Gleitzeitregelung

Homeoffice-Regelung

Zuschuss zum Jobticket

Firmenfitness

Job summary

TKMS Atlas Elektronik sucht eine engagierte Backoffice-Kraft zur Verwaltung und Koordination des Backoffice, Dokumentenmanagement und zentrale Ansprechperson für administrative Fragen. Sie erstellen, bearbeiten und verfolgen interne sowie externe Korrespondenz und steuern Termine.

Darüber hinaus planen und organisieren Sie Veranstaltungen, Workshops und Meetings, inklusive Gästebetreuung, sowie Reisen, Abrechnungen und Bestellungen.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Backoffice oder als Assistent/in.
• Gute digitale Kompetenzen sowie sicherer Umgang mit MS Office und SAP.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, schnelle Auffassungsgabe und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Verlässlichkeit, Organisationsfähigkeit und Eigeninitiative.

Responsibilities

• Verwaltung und Koordination des Backoffice, inklusive Dokumentenmanagement und zentrale Ansprechperson für administrative Fragen
• Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung interner sowie externer Korrespondenz einschließlich der Steuerung von Terminen
• Eigenständige Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Meetings einschließlich Gästebetreuung
• Planung, Buchung, Abrechnung und Nachbereitung von Geschäftsreisen sowie Abwicklung von Bestellungen, Dienstleistungsbeauftragungen und Rechnungsprüfung
• Pflege von Arbeits- und Fehlzeitdaten in ERP-Systemen, Unterstützung der Führungskräfte sowie Koordination der Schnittstellen zwischen Leitung, Führungskräften und nationalen wie internationalen Kund:innen

Skills

Digitale Kompetenzen

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Kommunikationsfähigkeiten

Teamfähigkeit

Education

Berufsausbildung

Tools

MS Office

SAP

Job description

TKMS ATLAS ELEKTRONIK ist ein Unternehmen der TKMS Gruppe. Seit Jahrzehnten unterstützen wir Marinen auf der ganzen Welt dabei, die Meere sicherer zu machen. Unseren Kunden bieten wir umfassende Lösungen in Sensorik und Elektronik. Vom Sonar über unbemannte Fahrzeuge und Minenabwehrsystemen bis hin zu Kommunikationsanlagen. Alles aus einer Hand. Bereit mit den Besten zu arbeiten? Werde Teil unseres Teams aus mehr als 9.700 Kolleginnen und Kollegen bei TKMS. Als wachsendes Marineunternehmen bieten wir zukunftssichere Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen, diversen Hightechumfeld. Wir entwickeln Stärke.

• Verwaltung und Koordination des Backoffice, einschließlich Dokumentenmanagement und zentrale Ansprechperson für administrative Fragen
• Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung interner sowie externer Korrespondenz, einschließlich der Steuerung von Terminen
• Eigenständige Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Meetings, inklusive Gästebetreuung
• Planung, Buchung, Abrechnung und Nachbereitung von Geschäftsreisen sowie Abwicklung von Bestellungen, Dienstleistungsbeauftragungen und Rechnungsprüfung
• Pflege von Arbeits- und Fehlzeitdaten in ERP-Systemen, Unterstützung der Führungskräfte sowie Koordination der Schnittstellen zwischen Leitung, Führungskräften und nationalen wie internationalen Kund:innen

• Abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung als Mitarbeiter:in im Backoffice, als Assistent:in oder in einer anderen vergleichbaren Position
• Starke digitale Kompetenzen sowie sicherer Umgang mit gängigen Softwareanwendungen, z.B. MS Office und SAP
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, gepaart mit hoher Loyalität und Integrität
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, schnelle Auffassungsgabe und eine lösungsorientierte Arbeitsweise, verbunden mit Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit und Flexibilität
• Hohe Zuverlässigkeit, Organisationsfähigkeit und Eigeninitiative

Für uns ist es selbstverständlich, optimale Rahmenbedingungen zu bieten. Dazu gehören unter anderem:

• Welcomeday und Onboardingprogramm
• Attraktive tarifliche Vergütung
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeit-/ und Lebensarbeitszeitkonto sowie Homeoffice-Regelung
• 30 Tage Jahresurlaub sowie Sonderurlaub gemäß Tarifvertrag
• Hervorragende betriebliche Altersversorgung
• Spannende Aufgaben an innovativen Produkten in einem wachsenden Marineunternehmen
• Zuschuss zum Jobticket bzw. Deutschlandticket
• Firmenfitness mit bundesweiten Verbundpartnern
• Bikeleasing
• Umfassende Zusatzleistungen / attraktive externe Angebote
• Individuelle Lern- & Entwicklungsmöglichkeiten in Präsenz und digital
• Umfassendes Gesundheitsmanagement inkl. Präventionsangebote
• Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und der Mitarbeitendenvertretung

Kollegiale Zusammenarbeit und Respekt im Umgang miteinander das bieten wir seit über 185 Jahren! Wir freuen uns über Online-Bewerbungen unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und Deiner aktuellen Kündigungsfrist.