Etkinlik Uzmanı

İstinye Üniversitesi; Fatih; On-site; TRY 134,000 - 201,000; Full time

Job summary

İstinye Üniversitesi Vadi Kampüsünde, Kurumsal İletişim ve Pazarlama Daire Başkanlığı’nda “Etkinlik Uzmanı” olarak görev almak üzere arayış bulunmaktadır. Üniversitenin yıllık etkinlik takviminin oluşturulması ve güncel tutulması ile çeşitli akademik, kurumsal ve öğrenci etkinliklerinin planlanması ana sorumluluklar arasındadır.

Koordinasyon ve operasyon süreçlerinde deneyimli, bütçe takibi yapan, tedarikçilerle iletişim kurabilen ve kriz yönetimi becerilerine sahip adaylar tercih edilmektedir.

Qualifications

• Üniversitenin ilgili lisans bölümünden mezun olmak.
• Tercihen vakıf üniversiteleri/kurumsal kurumlarda etkinlik/organizasyon alanında en az 2 yıl deneyim.
• Büyük ölçekli etkinliklerin operasyon süreçlerinde deneyim sahibi olmak.
• İyi derecede İngilizce bilgisine sahip olmak.
• Etkinlik planlama, koordinasyon ve operasyon süreçlerine hâkim olmak.
• Proje ve zaman yönetimi becerilerine sahip olmak.
• İletişim becerileri kuvvetli ve ekip çalışmasına yatkın olmak.
• Tedarikçi ve çözüm ortaklarıyla koordinasyonu sağlayabilecek olmak.
• Planlama, problem çözme ve kriz yönetimi konusunda yetkin olmak.
• Detaylara önem veren, sonuç odaklı ve sorumluluk bilinci yüksek olmak.
• MS Office programlarını etkin kullanabilmek.
• Esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilecek olmak.

Responsibilities

• Üniversitenin yıllık etkinlik takviminin oluşturulması ve güncel tutulmasına destek olmak.
• Akademik, kurumsal, öğrenci, mezun ve paydaş etkinliklerinin planlama ve organizasyon süreçlerinde görev almak.
• Kongre, sempozyum, konferans, lansman, mezuniyet, tercih dönemi organizasyonları, fuarlar ve kurumsal etkinliklerin operasyonlarını yürütmek.
• Etkinlik öncesi hazırlık, etkinlik sırasındaki operasyon ve etkinlik sonrası süreçleri takip etmek.
• Organizasyon firmaları, ajanslar, tedarikçiler ve çözüm ortaklarıyla koordinasyonu sağlamak.
• Etkinlik alanı, teknik ekipman, sahne, ses, ışık, yayın ve catering ihtiyaçlarını organize etmek.
• Kullanım ve kiralama süreçlerine destek olmak, mekân taleplerini takip etmek.
• Etkinlik iletişim planlarının hazırlanması ve uygulanması süreçlerinde ilgili ekiplerle çalışmak.
• Davetli, konuşmacı, protokol ve VIP süreçlerini desteklemek.
• Dijital ve hibrit etkinliklerin organizasyon ve operasyon süreçlerinde görev almak.
• Etkinlik bütçeleri, tedarikçi süreçleri ve operasyonel ihtiyaçları takip etmek.
• Gerçekleştirilen etkinliklere ilişkin katılım, geri bildirim ve operasyon sonuçlarını raporlamak.
• Etkinlik süreçlerinin geliştirilmesine yönelik öneriler sunmak.
• Kurumsal marka standartlarına uygun etkinlik deneyiminin oluşturulmasına katkı sağlamak.

Skills

Etkinlik Yönetimi

Koordinasyon

İletişim Becerileri

Proje Yönetimi

MS Office

Education

Lisans Mezunu

Job description

İstinye Üniversitesi Vadi Kampüs'ünde bulunan Kurumsal İletişim ve Pazarlama Daire Başkanlığı'nda görevlendirilmek üzere ‘Etkinlik Uzmanı' arayışımız bulunmaktadır.

İş Tanımı

• Üniversitenin yıllık etkinlik takviminin oluşturulması ve güncel tutulmasına destek olmak,
• Akademik, kurumsal, öğrenci, mezun ve paydaş etkinliklerinin planlama ve organizasyon süreçlerinde görev almak,
• Kongre, sempozyum, konferans, lansman, mezuniyet, tercih dönemi organizasyonları, fuarlar ve kurumsal etkinliklerin operasyonel süreçlerini yürütmek,
• Etkinlik öncesi hazırlık, etkinlik sırasındaki operasyon ve etkinlik sonrası süreçlerin takibini yapmak,
• Organizasyon firmaları, ajanslar, tedarikçiler ve çözüm ortaklarıyla koordinasyonu sağlamak,
• Etkinlik alanı, teknik ekipman, sahne, ses, ışık, yayın ve catering ihtiyaçlarının organizasyonunu takip etmek,
• Üniversiteye ait konferans salonu, amfi, fuaye alanı ve diğer etkinlik mekânlarının kullanım ve kiralama süreçlerine destek olmak,
• Mekân taleplerini takip etmek, rezervasyon ve kullanım planlamalarını ilgili birimlerle koordineli şekilde yürütmek,
• Kurum içerisindeki ilgili birimlerle etkinlik süreçlerine ilişkin koordinasyonu sağlamak,
• Etkinlik iletişim planlarının hazırlanması ve uygulanması süreçlerinde Kurumsal İletişim ve Pazarlama ekipleriyle birlikte çalışmak,
• Davetli, konuşmacı, protokol ve VIP süreçlerinin organizasyonuna destek olmak,
• Dijital ve hibrit etkinliklerin organizasyon ve operasyon süreçlerinde görev almak,
• Etkinlik bütçeleri, tedarikçi süreçleri ve operasyonel ihtiyaçların takibini yapmak,
• Gerçekleştirilen etkinliklere ilişkin katılım, geri bildirim ve operasyon sonuçlarını raporlamak,
• Etkinlik süreçlerinin geliştirilmesine yönelik öneriler sunmak,
• Kurumsal marka standartlarına uygun etkinlik deneyiminin oluşturulmasına katkı sağlamak.

Aranılan Nitelikler

• Üniversitelerin ilgili lisans bölümlerinden mezun,
• Tercihen vakıf üniversiteleri, eğitim kurumları, ajans veya kurumsal şirketlerde etkinlik/organizasyon alanında minimum 2 yıl deneyimli,
• Büyük ölçekli etkinlik ve organizasyonların operasyon süreçlerinde deneyim sahibi,
• İyi derecede İngilizce bilgisine sahip,
• Etkinlik planlama, koordinasyon ve operasyon süreçlerine hâkim,
• Proje ve zaman yönetimi becerileri gelişmiş,
• Organizasyon ve takip yönü güçlü,
• İletişim becerileri kuvvetli ve ekip çalışmasına yatkın,
• Tedarikçi, ajans ve çözüm ortaklarıyla koordinasyon sağlayabilecek,
• Planlama, problem çözme ve kriz yönetimi konusunda yetkin,
• Detaylara önem veren, sonuç odaklı ve sorumluluk bilinci yüksek,
• MS Office programlarını etkin şekilde kullanabilen,
• Esnek çalışma saatlerine ve etkinlik dönemlerinin gerektirdiği çalışma düzenine uyum sağlayabilecek,
• Vadi Kampüs’e ulaşım sorunu olmayan.