Doküman Kontrol Uzmanı

Rönesans Endüstri Tesisleri; Zonguldak Merkez; On-site; TRY 20,000 - 30,000; Full time

Job summary

Rönesans Endüstri Tesisleri, Zonguldak'ta endüstriyel tesis projesi için Saha Doküman Kontrol Uzmanı arıyor. Pozisyon, doküman kontrol prosedürlerinin takibi ve elektronik doküman yönetim sisteminin uygulanmasını içeriyor. Adayların iyi düzeyde İngilizce bilgisine ve yazılım becerilerine sahip olmaları bekleniyor.

Qualifications

• Doküman Kontrol ve Arşiv alanında en az 3 yıl deneyimli.
• Elektronik Doküman Yönetimi (EDMS) sistemi kullanma becerisine sahip.
• İleri düzeyde Excel, Word, PowerPoint bilgisine sahip.

Responsibilities

• Teknik belgelerin ve ticari yazışmaların kontrolünü sağlamak.
• Dokümanların sistem tabanlı yönetimini uygulamak.
• Güncel belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını sağlamak.

Skills

Ekip çalışmasına yatkın

İyi düzeyde İngilizce

Analitik düşünme

Problem çözme

Education

Üniversite mezunu

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Adobe

EDMS

KEP sistemi

Job description

Rönesans Holding, şirketlere stratejilerini ve operasyonlarını evrensel insan hakları, çalışma, çevre ve yolsuzlukla mücadele ilkelerine uygun hale getirmeye ve toplumsal hedefleri ilerletecek önlemler almaya çağıran BM Küresel İlkeler Sözleşmesi'nin imzacıları arasında yer almaktadır ve Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi çerçevesinde evrensel kabul görmüş beyanlara dayalı ilkeleri benimser.

Rönesans Holding, ana ilkeleri olan dürüstlük, rekabetçilik ve yenilikçilikten ödün vermeden şeffaf ve etik değerleri gözeterek insan kaynakları uygulamalarında eşitliği sağlamayı amaçlayan bir işverendir. Tüm başvurular cinsiyet, dil, din, ırk ve etnik kökene bakmaksızın fırsat eşitliğine göre değerlendirilir ve ayırımcılık yapılmaz.

Şirketimizin Zonguldak’ta yapımına başlayacağı endüstriyel tesis projesinde görevlendirilmek üzere;

• Tercihen üniversitelerin Bilgi Belge Yönetimi, İktisat, İşletme, İnşaat Mühendisliği ve Bilgisayar / Yazılım Mühendisliği vb. bölümlerinden mezun,
• Doküman Kontrol ve Arşiv alanında en az 3 yıl deneyimli,
• Elektronik Doküman Yönetimi (EDMS) sistemi kullanma becerisine sahip,
• Tercihen KEP sistemi kullanan,
• Ekip çalışmasına yatkın,
• İyi düzeyde İngilizce dil bilgisine sahip,
• İleri seviyede Excel, Word, PowerPoint, Adobe bilgisine sahip,
• Analitik yönü kuvvetli ve problem çözme becerisi gelişmiş,
• Dinamik bir çalışma ortamının gerektirdiği zamansal esnekliğe sahip,

"Saha Doküman Kontrol Uzmanı" arayışımız bulunmaktadır.

İŞ TANIMI

• Teknik belgeler ve ticari yazışmalar kapsamında, doküman kontrol prosedürüne ilişkin tüm faaliyetlerin takibini yapmak.
• Mühendislik ve tasarım birimleriyle koordineli çalışarak elektronik doküman yönetim sistemi kurgusunu oluşturmak ve projede uygulanmasını sağlamak (sistem tabanlı ve/veya manuel).
• Dokümanlara ait verileri sisteme girmek, denetimlerini sağlamak, güncelliğini kontrol etmek ve güvenli şekilde muhafaza etmek.
• Güncel ve onaylanmış dokümanların, çizimlerin kontrollü kopyalarının çalışanlara, taşeronlara ve tedarikçilere doğru ve zamanında iletilmesini sağlamak.
• Onaylı belgelerin ve çizimlerin dağıtım süreçlerini takip etmek, güncellenen kayıtların sürekliliğini sağlamak.
• Doküman kontrol ofisinde bulunan belgeleri ve çizimleri hasar görmeden, kolay izlenebilir ve güvenli bir şekilde saklamak. Proje sonunda "Arşiv Yönetim Prosedürü’ ne uygun olarak teslim alınmasını organize etmek ve süreçte ilgili departmanlara destek vermek.
• Süreç ve durum analiz raporları hazırlamak, dokümanların merkez/proje numaralandırma sistemine uygun şekilde takibini yapmak.
• Şirketin bilgi yönetimi politikalarına, prosedürlerine, kurallarına ve standartlarına uyumu sağlamak.
• Görev kapsamına giren süreçlerle ilgili bilgileri, raporları ve gelişmeleri yöneticisine sunmak, karşılaşılan sorunları raporlamak.
• Sorumluluğu altındaki tüm faaliyetleri, birimin öngörülen hedefleri, stratejileri ve politikaları doğrultusunda yürütmek.
• Amirinin vereceği benzer görevleri yerine getirmek.
• Bağlı olduğu departmanın faaliyetleri kapsamında, denetim birimleri tarafından talep edilen bilgi, belge ve raporları hazırlamak.
• Projelerdeki doküman kontrol ekipleriyle etkin koordinasyon ve iş birliği sağlamak.
• Proje doküman kontrol faaliyetlerinin mevcut prosedürlere ve numaralandırma sistemine uygun şekilde ilerlemesini sağlamak.
• Projelerde kullanılan doküman yönetim sistemleri ile ilgili eğitim materyalleri (sunum, video vb.) hazırlamak ve ilgili personele eğitim vermek.
• Faaliyet gösterdiği sahada aylık periyotlarla saha denetimleri (Site Inspection) gerçekleştirmek.
• Projede Doküman Kontrol Merkezi ile ilgili iç ve dış denetimlerde tespit edilen uygunsuzlukları yönetmek, gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlamak ve uygunsuzlukların kapatılmasını takip etmek.