Chargé.e de projets administratif et financier (H/F)

Expertise France; Singapore; Hybrid; SGD 61,000 - 93,000; Full time

Job summary

Expertise France recherche un chargé de projets administratif et financier basé à Paris. Vous apporterez votre expertise sur les tâches administratives et financières des projets et serez référent des activités financières et de la bonne application des procédures internes.

Vous travaillerez en lien avec les chargés de projets et les assistants pour assurer le suivi budgétaire, la consolidation des prévisions, la vérification des budgets et la préparation des audits annuels.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et financière de projets.
• Maîtrise des procédures internes et du contrôle budgétaire.
• Capacité à travailler avec des équipes pluridisciplinaires.

Responsibilities

• Appliquer les procédures de marchés publics et suivre les dossiers.
• Contrôler la contractualisation et les documents administratifs.
• Partager les règles de gestion contractuelle avec les équipes partenaires.
• Réaliser et consolider les prévisions budgétaires et suivre les données.
• Vérifier budgets proposés et clôtures budgétaires.
• Analyser les rapports financiers et émettre des retours.
• Concevoir et mettre à jour les outils de suivi financier.
• Préparer les audits annuels et ponctuels.
• Garantir la conformité financière et juridique.

Skills

Gestion administrative

Contrats et marchés publics

Analyse financière

Coopération inter-équipes

Job description

La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.

Au sein de plusieurs unités géographiques ou thématiques, en lien avec les chargé.e.s de projets, les assistantes de projets, le.la chargé.e suivi évaluation, et en coordination avec l’UAF, le/la chargé.e de projets administratif et financier (CPAF) apportera son expertise sur les tâches qui lui sont confiées. Il/Elle est également référent.e des activités financières, comptables, et de la bonne application des procédures internes.

Basé(e) à Paris, il/elle sera en charge des missions suivantes :

Gestion administrative

• Sous le pilotage du RU et du CP, être garant de l’application des procédures de marchés publics en lien avec l’équipe juridique du pôle et des procédures administratives et financières;
• Appuyer les équipes dans la contractualisation (contrats de prestation de service, de subvention), valider les documents dans le respect des procédures interneset appuyer les assistants de projets dans la gestion administrative des dossiers;
• Partager et expliciter les règles de gestion contractuelles aux équipes aux partenaires de mise en œuvre.

Gestion financière, budgétaire et comptable

• Réaliser et consolider les exercices de prévisions budgétaire des unités dont il.elle a la charge en collaboration avec les CP. Assurer le suiviet l’analyse des données ;
• Vérifier les budgets proposés avant engagements financiers, le montant des paiements à effectuer et les clôtures budgétaires;
• Analyser les rapports financiers transmis par les partenaires : vérification de l’éligibilité des dépenses, cohérence budgétaire et transmission de retours argumentés.
• Participer à la création, mise en place, mise à jour des outils de suivi financier;
• Vérifier et valider les bons à payer;
• Gérer les problématiques administratives et financières liées à la mise en œuvre des activités des projets.
• Participer à la préparation de l’audit annuelle Initiative et d’autres audits ponctuels;
• Effectuer les clôtures financières selon les calendriers internes et garantir leur conformité.

Transversal

• Travailler en liaison étroite avec les autres CPAF du pôle et du département pour assurer cohérence, harmonisation et partage de bonnes pratiques.
• Garantir, sur son périmètre, le respect strict des procédures comptables, financières, juridiques et contractuelles ainsi que leur compréhension par les équipes.
• Accompagner et former à l’appropriation des procédures et des outils les équipes de l’unité qu’il/elle suit;
• Etre force de proposition pour l’amélioration des procédures;