Verksamhetschefsassistent till Barn PMI

Region Stockholm; Solna kommun; On-site; SEK 480,000 - 600,000; Full time

Job summary

Karolinska Universitetssjukhuset söker en verksamhetschefsassistent till ME IVA & ECMO Centrum inom Funktion Barn PMI på Astrid Lindgrens Barnsjukhus. Du stödjer ledningen och administrativa.stöd i dagligt och strategiskt arbete, deltar i ledningsgruppen och koordinerar arbetsuppgifter i samverkansgruppen.

Du har omfattande erfarenhet av kvalificerat ledningsarbete i offentlig sektor och kommunicerar flytande på svenska och engelska.

Qualifications

• God erfarenhet av kvalificerat ledningsarbete inom offentlig organisation.
• God förmåga att kommunicera på svenska och engelska, i både tal och skrift.

Responsibilities

• Planera, samordna och administrera möten, aktiviteter och arbetsuppgifter.
• Förbereda mötesunderlag, skriva minnesanteckningar och protokoll.
• Ansvara för diarieföring och upprätta beslut, rutiner och rapporter.
• Hantera fakturor, inköp och administrativa ärenden.
• Tillsammans med andra ansvara för innehåll och uppdateringar på interna och externa webbplatser.
• Bidra med administrativt stöd i utvecklings-, process- och kvalitetsarbete.

Skills

Ledningsstöd

Kommunikation Svenska/Engelska

Tools

Heroma

Tessa

Raindance

Marknadsplatsen

ClockWork

EDIT/Platina

TakeCare

Tableau

Episerver

Mediaflow

Centuri

Job description

Karolinska Universitetssjukhuset, Funktion Barn PMI, ME Barn-PMI IVA

Vill du arbeta i en varierad och självständig administrativ roll där du får bidra till utvecklingen av högspecialiserad vård? Vi söker nu en verksamhetschefsassistent till ME IVA & ECMO Centrum inom Funktion Barn PMI på Astrid Lindgrens Barnsjukhus. Här får du en viktig roll i att stödja verksamhetens ledning och bidra till ett välfungerande administrativt arbete.

• en varierad och självständig roll med nära samarbete med verksamhetschef och ledningsgrupp
• möjlighet att bidra till verksamhetens utvecklings-, förbättrings- och kvalitetsarbete
• ett arbete i en högspecialiserad vårdverksamhet där din administrativa kompetens bidrar till att skapa goda förutsättningar för verksamheten.

Funktion Barn PMI är en del av Astrid Lindgrens Barnsjukhus och utgör en av få specialiserade verksamheter i Sverige inom anestesi, operation och intensivvård för barn samt ECMO och intensivvårdstransporter för patienter i alla åldrar.

Vårt uppdrag är att bedriva högspecialiserad perioperativ medicin, smärtbehandling och intensivvård för barn samt ECMO och intensivvårdstransporter. Funktionen består av tre medicinska enheter: ME Perioperativ Medicin, ME IntensivvårdsTransportCentrum och ME IVA & ECMO Centrum. Det är till den sistnämnda enheten vi nu söker en verksamhetschefsassistent.

Som verksamhetschefsassistent arbetar du nära verksamhetschefen och staben och ger ett kvalificerat administrativt stöd i det dagliga och strategiska arbetet. Du deltar i verksamhetens ledningsgrupp, samordnar dess arbete och ger administrativt stöd till samverkansgruppen och andra arbetsgrupper.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att:

• planera, samordna och administrera möten, aktiviteter och arbetsuppgifter
• förbereda mötesunderlag och presentationer samt skriva minnesanteckningar och protokoll
• ansvara för diarieföring och upprätta beslut, rutiner och rapporter
• hantera fakturor, inköp och andra administrativa ärenden
• tillsammans med andra ansvara för innehåll och uppdateringar på verksamhetens interna och externa webbplatser
• bidra med administrativt stöd i verksamhetens utvecklings-, process- och kvalitetsarbete.

Rollen innebär ett stort eget ansvar och ett varierat arbete där du självständigt planerar och prioriterar dina arbetsuppgifter. Arbetstempot kan periodvis vara högt och arbetsuppgifterna växlar utifrån verksamhetens behov.

Vi söker dig som

• planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett strukturerat sätt, även när du behöver hantera flera uppgifter parallellt
• tar egna initiativ, driver ditt arbete framåt och hittar lösningar på de utmaningar som uppstår
• är lyhörd för andras behov, kommunicerar tydligt och bidrar till goda samarbeten och förtroendefulla relationer
• behåller lugnet och agerar tryggt och professionellt även i situationer där förutsättningarna snabbt förändras
• ser hur ditt arbete bidrar till verksamheten som helhet och engagerar dig i att utveckla och förbättra arbetssätt.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Kvalifikationer

• God erfarenhet av kvalificerat ledningsarbete inom offentlig organisation
• God förmåga att kommunicera på svenska och engelska, i både tal och skrift

Meriterande:

• Erfarenhet av arbete inom Region Stockholm
• Erfarenhet av att arbeta i Region Stockholms IT-system, exempelvis Heroma, Tessa, Raindance, Marknadsplatsen, ClockWork, EDIT/Platina, TakeCare, Tableau, Episerver, Mediaflow och Centuri

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!

Inför tillsättning av befattning som innefattar vård av barn och ungdom, kontrolleras den som erbjuds tjänsten mot misstanke- och belastningsregistret. Här kan du läsa mer om rekryteringsprocessen och om vilka kontroller som utförs på Karolinska.

Som anställd på Karolinska Universitetssjukhuset kan du komma att krigsplaceras. Läs mer om vad det innebär här.

Om du är eller tidigare har varit anställd i Region Stockholm kommer vi att ta interna referenser från din nuvarande eller tidigare chef om du blir aktuell för anställning.

För tillsvidaretjänster kan provanställning komma att tillämpas.

Om Karolinska Universitetssjukhuset

Vi på Karolinska Universitetssjukhuset är stolta över att vi är ett av världens främsta universitetssjukhus. Förutom vårt särskilda ansvar för den högspecialiserade vården i Stockholmsregionen är huvuduppdraget att tillsammans med Karolinska Institutet utbilda framtidens vårdanställda och bedriva världsledande forskning samtidigt som vi fortsätter vårt arbete med att utveckla vården för patientens bästa. Vi arbetar inom en rad olika områden och professioner.

Du kan läsa mer om vårt uppdrag inom vård, forskning och utbildning här.

Vår vision - Vi ska bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.

Läs gärna mer om oss på karolinska.se och följ oss på sociala medier!

Funktion Barn PMI

Barn-Perioperativ medicin och intensivvård bedriver sjukvård på hög internationell nivå. Vi ansvarar för transporter av svårt sjuka patienter och vård på BIVA/ECMO. Här kan du läsa mer om oss.

Att söka jobb i Region Stockholm

Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar.

Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion.

Facklig företrädare

• Vision Karolinska, [e-mail]