Utbildningsadministratör med intresse för personaladministration

SLU Holding; Umeå kommun; On-site; SEK 312,000 - 379,000; Full time

Job summary

SLU söker en utbildningsadministratör som får ansvara för både utbildnings- och personaladministration. Du arbetar i en bred roll och stöder prefekt, kursledare och kollegor med kursplaner, behörighetsgranskning och registrering.

Du hanterar tentamensadministration, uppföljningar och administrativt stöd vid möten och evenemang. Erfarenhet av Ladok/NyA/Canvas krävs, liksom god svenska och engelska och vana vid administrativa system.

Qualifications

• Erfarenhet av administrativt arbete.
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska, eftersom arbetet sker i en internationell miljö.
• God datorvana och erfarenhet av administrativa system.

Responsibilities

• Stödja kursledare i planering, genomförande och uppföljning av kurser, från förberedelser inför kursstart till avslutande administration.
• Ansvara för kursadministrativa uppgifter såsom kursplaner, kurstillfällen, moduler, antagning, behörighetsgranskning, reservantagning och registrering.
• Hantera tentamensadministration, inklusive planering och bokning av tentamen samt samordning med tentamensservice.
• Ge stöd och vägledning i administrativa frågor till kursledare och andra kollegor i samband med planering och genomförande av utbildning.
• Följa upp utbildningsadministrationen, exempelvis genom hantering av kursutvärderingar, resultatrapportering och andra uppföljningsunderlag.
• Ge administrativt stöd inom forskarutbildningen, bland annat i frågor som rör studieaktivitet, tillgodoräknanden och kursadministration.
• Ansvara för publicering av examensarbeten och rapporter samt säkerställa att information och underlag hanteras på ett korrekt och strukturerat sätt.
• Ge praktiskt och administrativt stöd vid möten, konferenser, disputationer och andra evenemang, inklusive hantering av arvoden och ersättningar.
• Medverka till att utveckla, kvalitetssäkra och effektivisera administrativa processer och arbetssätt.
• Administrera rekryterings- och anställningsärenden, inklusive annonsering.
• Hantera personaladministration för säsongsanställda inom våra fältinventeringarna, från nyanställning till avslut. Det innefattar bland annat tjänstgöringsscheman, tidrapporter, beställning av resor och granskning av reseräkningar.
• Hantera ersättningar för exempelvis läkemedel och sjukvårdsbesök samt utfärda arbetsgivarintyg.

Skills

Administrativt arbete

Svenska/engelska kommunikation

Datorvana och system

Education

Eftergymnasial utbildning inom utbildning eller administration

Erfarenhet av utbildnings- eller personaladministration

Erfarenhet av högskola/universitet

Tools

Ladok

NyA

Canvas

TeExam

TimeEdit

Inspera

Epsilon

Proceedo

Job description

Utbildningsadministratör med intresse för personaladministration

Vill du ha en viktig och varierad roll där din kompetens och ditt engagemang gör verklig skillnad? Vi söker nu en utbildningsadministratör till institutionen som, under en period då en av våra ordinarie medarbetare är tjänstledig, vill bidra till att skapa ett välfungerande stöd för vår verksamhet. Rollen erbjuder ett omväxlande uppdrag med ansvar inom både utbildnings- och personaladministration.

Du blir en del av en administrativ grupp på sex personer där vi arbetar nära varandra, delar med oss av vår kompetens och stöttar varandra i det dagliga arbetet. Tillsammans bidrar vi till en välfungerande administration och ett gott stöd till verksamheten.

Tjänsten är delad mellan utbildnings- och personaladministration, med utbildning som ditt huvudsakliga ansvars- och kompetensområde. Du kommer att ha en bred roll inom utbildnings- och forskarutbildningsadministration och ge kvalificerat administrativt stöd till prefekt, kursledare och kollegor. Därutöver ingår personaladministration, främst kopplad till institutionens säsongsanställda personal inom fältinventeringarna.

• Stödja kursledare i planering, genomförande och uppföljning av kurser, från förberedelser inför kursstart till avslutande administration.
• Ansvara för kursadministrativa uppgifter såsom kursplaner, kurstillfällen, moduler, antagning, behörighetsgranskning, reservantagning och registrering.
• Hantera tentamensadministration, inklusive planering och bokning av tentamen samt samordning med tentamensservice.
• Ge stöd och vägledning i administrativa frågor till kursledare och andra kollegor i samband med planering och genomförande av utbildning.
• Följa upp utbildningsadministrationen, exempelvis genom hantering av kursutvärderingar, resultatrapportering och andra uppföljningsunderlag.
• Ge administrativt stöd inom forskarutbildningen, bland annat i frågor som rör studieaktivitet, tillgodoräknanden och kursadministration.
• Ansvara för publicering av examensarbeten och rapporter samt säkerställa att information och underlag hanteras på ett korrekt och strukturerat sätt.
• Ge praktiskt och administrativt stöd vid möten, konferenser, disputationer och andra evenemang, inklusive hantering av arvoden och ersättningar.
• Medverka till att utveckla, kvalitetssäkra och effektivisera administrativa processer och arbetssätt.
• Administrera rekryterings- och anställningsärenden, inklusive annonsering.
• Hantera personaladministration för säsongsanställda inom våra fältinventeringarna, från nyanställning till avslut. Det innefattar bland annat tjänstgöringsscheman, tidrapporter, beställning av resor och granskning av reseräkningar.
• Hantera ersättningar för exempelvis läkemedel och sjukvårdsbesök samt utfärda arbetsgivarintyg.

Utöver detta tillkommer att granska och kontera inkommande leverantörs fakturor. Arbetsuppgifterna är breda och kan komma att variera över tid.

Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete och som trivs i en roll med många kontaktytor och varierande arbetsuppgifter. Du är noggrann, ansvarstagande och lösningsorienterad och har lätt för att skapa goda samarbeten och relationer. Du arbetar självständigt och tar egna initiativ, samtidigt som du har förmåga att strukturera och prioritera ditt arbete.

• Erfarenhet av administrativt arbete.
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska, eftersom arbetet sker i en internationell miljö.
• God datorvana och erfarenhet av administrativa system.

Meriterande

• Eftergymnasial utbildning inom utbildning, administration eller annat relevant område.
• Erfarenhet av utbildnings- eller personaladministration.
• Erfarenhet av administrativt arbete inom högskola eller universitet.
• Erfarenhet av utbildningsadministrativa system, exempelvis Ladok, NyA, Canvas, TeExam, TimeEdit, Inspera eller Epsilon.
• Erfarenhet av ekonomiadministrativa system, exempelvis Proceedo.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Institutionen for skoglig resurshushållning bedriver utbildning och forskning inom områdena skoglig fjärranalys, skoglig inventering och sampling, skoglig planering, skoglig matematisk statistik och landskapsstudier. Institutionen har också ansvaret för genomförandet av de fortlöpande miljöanalysprogrammen Riksskogstaxeringen, Nationella inventeringar av landskapet i Sverige vilket innefattar inventering på havsstränder, i fjällen, i gräsmarker och lövskogar samt av fjärilar och humlor. I verksamheten kombineras forskning och miljöanalys i ämnesöverskridande projekt vilket ger unika möjligheter att utveckla helhetskoncept för ett hållbart nyttjande av naturresurserna. Totalt är vi ca 120 anställda och under sommarhalvåret ytterligare ca 90 säsongsanställda i våra fältinventeringar.

Vikariat 12 månader med möjlighet till förlängning.

Tillträde:

Enligt överenskommelse.

SLU, Fakulteten för skogsvetenskap, Institutionen för skoglig resurshushållning

Sveriges lantbruksuniversitet (SLU) har en nyckelroll i utvecklingen för hållbart liv, grundad i vetenskap och utbildning. Genom vårt fokus på samspelen mellan människa, djur och ekosystem och ett ansvarsfullt brukande av naturresurserna bidrar vi till en hållbar samhällsutveckling och goda livsvillkor på vår planet. Huvudorter är Alnarp, Umeå och Uppsala, men verksamhet bedrivs också på forskningsstationer, försöksparker och utbildningsorter i hela landet.SLU har drygt 4000 medarbetare, 6000 studenter och forskarstuderande och en omsättning på över 4,5 miljarder kronor. Universitetet satsar på attraktiva miljöer på sina campusområden. Vi arbetar för en jämställd och inkluderande arbetsmiljö där öppna samtal mellan människor med olika erfarenheter lägger grunden för vetenskaplighet, kreativitet och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och perspektiv att söka den aktuella anställningen.