Samordnare administration

Södra Älvsborgs Sjukhus, Stabsområde, Operativ enhet; Borås kommun; On-site; SEK 360,000 - 480,000; Full time

Job summary

Södra Älvsborgs Sjukhus, Stabsområde, Operativ enhet söker en samordnare administration som blir ett nära administrativt stöd till den operativa enheten och den operativa chefen. Du bidrar till struktur, prioritering och koordinering av ärenden och uppdrag samt medverkar i utvecklingen av administrativa processer.

Du kommer att arbeta nära den administrativa strategen i stabsområdet och hantera ärendeberedning, dokumenthantering och förbättringsarbete i operativa frågor.

Qualifications

• Relevant universitets- eller högskoleexamen.
• Erfarenhet av administration, samordning och ledningsstöd.
• Strukturerad och noggrann med god organisering och prioritering.
• Kunskap om offentlig verksamhet är meriterande.

Responsibilities

• Stödja cheferna i ledning, samordning och administrativ struktur.
• Samordna administrativa processer och informationsflöden inom enheten.
• Beredning av ärenden, dokumentation och förbättringsarbete.
• Medverka i uppföljning och kvalitetssäkring av administrativa arbetsflöden.

Skills

Administration

Samordning

Dokumenthantering

Ledningsstöd

Kommunikativ förmåga

Serviceinriktat förhållningssätt

Education

Universitets-/högskoleexamen

Tools

Dokumenthanteringssystem

Ärendehanteringssystem

Job description

Södra Älvsborgs Sjukhus, Stabsområde, Operativ enhet

Att hjälpa människor till en bättre hälsa är ett av de viktigaste uppdragen man kan ha. På Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS) är vi 3700 medarbetare med 120 olika yrken som tillsammans bidrar till det varje dag. Hos oss finns både trygghet, karriärmöjligheter, framåtanda och en stark gemenskap.

Har du erfarenhet av administration, samordning och ledningsstöd i offentlig verksamhet? Nu söker vi en samordnare administration till operativa enheten på SÄS.

Om tjänsten

I ditt uppdrag som samordnare administration är du ett närligt administrativt stöd till både chefen för den operativa enheten och operativa chefen i administrativa och samordnande frågor.

Som en del av den operativa enheten spelar du en viktig roll för att stärka samordningen inom stabsområdet och mellan stabsområdet och verksamhetsområdena. Du bidrar till struktur, prioritering och koordinering av ärenden och uppdrag samt medverkar till ett välfungerande administrativt stöd i operativa frågor. Du har ett nära samarbete med den administrativa strategen i stabsområdet. Rollen innefattar även att arbeta med, ärendeberedning, dokumenthantering, förbättringsarbete och stöd till verksamheten.

Dina huvudsakliga arbetsområden:

• Stödja chefen för operativ enhet och operativ chef i ledning, samordning och administrativ struktur i det dagliga arbetet
• Samordna administrativa processer, ärenden och informationsflöden inom den operativa enheten
• Vara ett administrativt ledningsstöd i frågor som rör dokumentation, beredning och samordning
• Medverka i beredning och koordinering av underlag, ärenden och uppföljning
• Samordna dokumenthantering och bidra till kvalitetssäkrade arbetssätt i administrativa system och dokumentflöden
• Bidra till samverkan med berörda funktioner inom stabsområdet och övriga delar av organisationen för att skapa goda och tydliga arbetssätt i operativa frågor
• Vid behov bidra i samordning av gemensamma administrativa frågor, systemstöd och forum

Om oss

För att arbeta än mer ändamålsenligt utifrån Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS) helhetsperspektiv, har en organisatorisk förändring genomförts, där funktioner för operativ samordning organiserats i en enhet tillsammans med övriga enheter.

Stabsområdets uppgift är att arbeta i strategiska och operativa perspektiv vad gäller ändamålsenlig administration, med hela SÄS som uppdragsgivare. Som en del i helheten arbetar staben med ständiga förändringar för att utvecklas tillsammans med verksamheten. För att kunna vara följsamma till verksamhetens efterfrågan och behov behöver vi tänka utvecklingsorienterat med fokus på mål och resultat.

Den här rollen är placerad i den operativa enheten och är en viktig del i att skapa ett nära, tillgängligt och kvalitativt stöd i den operativa vardagen.

Som en del av detta arbetar vi för att tydliggöra ansvar, förbättra samordningen och skapa bättre förutsättningar för ett effektivt inflöde av ärenden och uppdrag. Målet är att bidra till en bättre arbetsmiljö, ett tydligare gränssnitt mellan strategiskt och operativt arbete samt en mer hållbar fördelning av administrativa frågor inom teamet.

Din profil

Vi söker dig som har relevant universitets- eller högskoleexamen, eller annan utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du har erfarenhet av administration, samordning, dokumenthantering och ledningsstöd, gärna från offentlig verksamhet. Rollen kräver ett strukturerat och noggrant arbetssätt med god förmåga att organisera och prioritera. Arbetet innebär nära samverkan med flera funktioner, vilket ställer krav på god kommunikativ förmåga och ett serviceinriktat förhållningssätt. Det är en fördel om du har kunskap om regionens eller förvaltningens organisation, erfarenhet av ärendehantering, dokumenthanteringssystem och administrativa system samt vana av att stödja, samordna och utveckla arbetssätt i komplexa verksamheter. Det är också viktigt att du har förståelse för administrativa processer och styrning samt förmåga att bidra till utveckling och förbättring av arbetssätt.

Övrigt

Tjänsten kan komma att placeras i säkerhetsklass. Det innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kan komma att genomföras i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen före anställning.

Ansökan

Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons.

Vänligen bifoga utbildningsbevis med din ansökan.