Samordnare administration

Västra Götalandsregionen; Borås kommun; On-site; SEK 320,000 - 460,000; Full time

Job summary

Västra Götalandsregionen söker en samordnare administration till den operativa enheten på Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS) i Borås. Du är ett nära administrativt stöd till chefen för den operativa enheten och operativa chefen i administrativa frågor och bidrar till struktur och koordinering.

Rollen kräver noggrannhet, god kommunikativ förmåga och erfarenhet av samarbete mellan funktioner i offentlig verksamhet.

Qualifications

• Relevant universitets- eller högskoleexamen eller likvärdig erfarenhet.
• Erfarenhet av administration, samordning och ledningsstöd.
• God förmåga att organisera, prioritera och kommunicera.
• Vana av samarbete över funktioner i offentlig verksamhet.

Responsibilities

• Stödja chefen för operativ enhet och operativ chef i ledning, samordning och administrativ struktur.
• Samordna administrativa processer, ärenden och informationsflöden inom den operativa enheten.
• Vara administrativt ledningsstöd i frågor som rör dokumentation, beredning och samordning.
• Medverka i beredning och koordinering av underlag, ärenden och uppföljning.
• Samordna dokumenthantering och bidra till kvalitetssäkrade arbetssätt i administrativa system och dokumentflöden.
• Bidra till samverkan med berörda funktioner inom stabsområdet och övriga delar av organisationen för tydligare arbetssätt.

Skills

Administration

Samordning

Ledningsstöd

Kommunikation

Education

Universitets- eller högskoleexamen

Tools

Dokumenthanteringssystem

Job description

Att hjälpa människor till en bättre hälsa är ett av de viktigaste uppdragen man kan ha. På Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS) är vi 3700 medarbetare med 120 olika yrken som tillsammans bidrar till det varje dag. Hos oss finns både trygghet, karriärmöjligheter, framåtanda och en stark gemenskap.

Har du erfarenhet av administration, samordning och ledningsstöd i offentlig verksamhet? Nu söker vi en samordnare administration till operativa enheten på SÄS.

Om vår lediga tjänst

I ditt uppdrag som samordnare administration är du ett nära administrativt stöd till både chefen för den operativa enheten och operativa chefen i administrativa och samordnande frågor.

Som en del av den operativa enheten spelar du en viktig roll för att stärka samordningen inom stabsområdet och mellan stabsområdet och verksamhetsområdena. Du bidrar till struktur, prioritering och koordinering av ärenden och uppdrag samt medverkar till ett välfungerande administrativt stöd i operativa frågor. Du har ett nära samarbete med den administrativa strategen i stabsområdet. Rollen innefattar även att arbeta med, ärendeberedning, dokumenthantering, förbättringsarbete och stöd till verksamheten.

Dina huvudsakliga arbetsområden:

• Stödja chefen för operativ enhet och operativ chef i ledning, samordning och administrativ struktur i det dagliga arbetet
• Samordna administrativa processer, ärenden och informationsflöden inom den operativa enheten
• Vara ett administrativt ledningsstöd i frågor som rör dokumentation, beredning och samordning
• Medverka i beredning och koordinering av underlag, ärenden och uppföljning
• Samordna dokumenthantering och bidra till kvalitetssäkrade arbetssätt i administrativa system och dokumentflöden
• Bidra till samverkan med berörda funktioner inom stabsområdet och övriga delar av organisationen för att skapa goda och tydliga arbetssätt i operativa frågor
• Vid behov bidra i samordning av gemensamma administrativa frågor, systemstöd och forum

Om oss

För att arbeta än mer ändamålsenligt utifrån Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS) helhetsperspektiv, har en organisatorisk förändring genomförts, där funktioner för operativ samordning organiserats i en enhet tillsammans med övriga enheter.

Stabsområdets uppgift är att arbeta i strategiska och operativa perspektiv vad gäller ändamålsenlig administration, med hela SÄS som uppdragsgivare. Som en del i helheten arbetar staben med ständiga förändringar för att utvecklas tillsammans med verksamheten. För att kunna vara följsamma till verksamhetens efterfrågan och behov behöver vi tänka utvecklingsorienterat med fokus på mål och resultat.

Den här rollen är placerad i den operativa enheten och är en viktig del i att skapa ett nära, tillgängligt och kvalitativt stöd i den operativa vardagen.

Som en del av detta arbetar vi för att tydliggöra ansvar, förbättra samordningen och skapa bättre förutsättningar för ett effektivt inflöde av ärenden och uppdrag. Målet är att bidra till en bättre arbetsmiljö, ett tydligare gränssnitt mellan strategiskt och operativt arbete samt en mer hållbar fördelning av administrativa frågor inom teamet.

Din profil

Vi söker dig som har relevant universitets- eller högskoleexamen, eller annan utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du har erfarenhet av administration, samordning, dokumenthantering och ledningsstöd, gärna från offentlig verksamhet. Rollen kräver ett strukturerat och noggrant arbetssätt med god förmåga att organisera och prioritera. Arbetet innebär nära samverkan med flera funktioner, vilket ställer krav på god kommunikativ förmåga och ett serviceinriktat förhållningssätt. Det är en fördel om du har kunskap om regionens eller förvaltningens organisation, erfarenhet av ärendehantering, dokumenthanteringssystem och administrativa system samt vana av att stödja, samordna och utveckla arbetssätt i komplexa verksamheter. Det är också viktigt att du har förståelse för administrativa processer och styrning samt förmåga att bidra till utveckling och förbättring av arbetssätt.

Övrigt

Tjänsten kan komma att placeras i säkerhetsklass. Det innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kan komma att genomföras i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen före anställning.

Har du frågor om tjänsten? Stabsområdeschef Anders Poutiainen finns tillgänglig för frågor under vecka 28–29. Från och med vecka 30 är du välkommen att kontakta enhetschef Gunnar Helgesson.

Vänligen bifoga utbildningsbevis med din ansökan.

Välkommen med din ansökan

På Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons.

Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal.

Om Västra Götalandsregionen

Hos oss blir du en del av en större helhet. Vi är 56 000 medarbetare i över 200 yrken som varje dag gör skillnad i människors liv i hela Västra Götaland. Du bidrar till en trygg och jämlik vård samt till ett hållbart samhälle där miljö, kultur och goda kommunikationer skapar livskvalitet. Vi är mitt i en digital utveckling där du får vara med och forma framtidens arbetssätt för att förbättra och förenkla vardagen för invånare och verksamheter. Som tillsvidareanställd blir du krigsplacerad som en del av vårt gemensamma ansvar för att samhällsviktiga funktioner ska fungera även i kris. Vill du veta mer om oss? På vår webb kan du läsa mer om våra förmåner och möta medarbetare som varje dag gör skillnad och utvecklas i sina yrken. https://www.vgregion.se/jobba-i-vgr/sa-ar-det-att-jobba-hos-oss/

Ansökan

Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons.

Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal.