Office Manager till internationellt bolag i Stockholm!

Wise Admin (f.d. The Pace); Stockholms kommun; On-site; SEK 424,080 - 580,320; Full time

Benefits offered by this job

Marknadsmässig lön

Friskvårdsbidrag

Pensionsavsättning

Kollektivavtal

Job summary

Wise Admin söker en Office Manager till Stockholmskontoret som ska säkerställa en välstrukturerad och trivsam arbetsmiljö och vara en del av HR-teamet där du rapporterar direkt till HR-chefen.

Du kommer att hantera leverantörer, kontorsaktiviteter och resor, samt stödja olika avdelningar i en internationell miljö. Tjänsten kräver servicekänsla, självständighet och god integritet.

Qualifications

• Mycket god erfarenhet av Office-paketet.
• Dokumenterad erfarenhet av att arbeta i en internationell miljö.
• Flytande i svenska och engelska, tal och skrift.

Responsibilities

• Ansvar för leverantörer och beställningar.
• Ansvar för brandsäkerhet, posthantering och kontorsaktiviteter.
• Organisering av frukost, fika, mat och leveranser.
• Resebokningar och hantering av VD:s bokningar.
• Administration av passersystem och onboardingprocesser.
• Planering och underhåll av globala hälsoinitiativ tillsammans med HRBP.
• HLR-utbildning årligen.
• Kontakt och kravställning gentemot externa samarbetspartners.
• Mottagande av externa gäster och ansvar för konferensrummen.
• Stöd vid bokning av boende och visumhantering för besökare.
• Stöd till marknadsavdelningen vid större event.
• Support till Göteborgskontoret med beställningar och felanmälningar

Skills

Office suite

International environment

Job description

OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS

Som Office Manager kommer du att ha det övergripande ansvaret för Stockholmskontoret. Du kommer att säkerställa en välstrukturerad och trivsam arbetsmiljö och vara en del av vår kunds HR-team där du rapporterar direkt till HR-chefen.

HUVUDSАКLIGA ARBETSUPPGIFTAR

• Hantering av leverantörer och beställningar
• Ansvar för brandsäkerhet, posthantering och kontorsaktiviteter
• Organisering av frukost, fika, mat och leveranser
• Resebokningar och hantering av VD:s bokningar
• Administration av passersystem och onboardingprocesser
• Planering och underhåll av globala hälsoinitiativ tillsammans med HRBP
• Årlig HLR-utbildning
• Kontakt och kravställning gentemot externa samarbetspartners
• Mottagande av externa gäster och ansvar för konferensrummen
• Stöd vid bokning av boende och visumhantering för besökare
• Stöd till marknadsavdelningen vid större event
• Support till Göteborgskontoret med beställningar och felanmälningar

DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE

Erfarenhet från en liknande roll med vana att hantera många kontaktytor, såväl interna och externa.

KVALIFIKATIONER

• Mycket god erfarenhet av Office-paketet
• Dokumenterade erfarenhet av att arbeta i en internationell miljö
• Flytande i både svenska och engelska, tal och skrift.

Som person är du serviceinriktad, positiv och du trivs i att agera professionellt i alla olika möten. För att vara framgångsrik i rollen behöver du vara trygg i dig själv och klarar av att arbeta självständigt och tar gärna egna initiativ för att driva kontoret framåt. Vidare är det viktigt att du är öppen för nya idéer och uppgifter samt att du utför dina arbetsuppgifter med ett prestigelöst och flexibelt förhållningssätt. Du håller ordning och reda och arbetar strukturerat. Det är viktigt att du har hög integritet då du arbetar under stort ansvar med konfidentiell information.

OM ORGANISATIONEN // CULTURE WITH REAL CHARACTER

Du blir en del av ett väletablerat och innovativt företag som utvecklar tekniska lösningar som används av organisationer världen över för att hantera och skapa värde av stora mängder data. Verksamheten spelar en viktig roll bakom kulisserna och bidrar till att möjliggöra effektiva digitala tjänster som många människor använder i sin vardag. Företaget präglas av en öppen och inkluderande kultur där samarbete, kunskapsdelning och engagemang står i fokus. Här värdesätts egna initiativ, nya perspektiv och viljan att ständigt utvecklas. Du välkomnas till en professionell miljö med engagerade kollegor, korta beslutsvägar och ett högt förtroende för medarbetarnas kompetens. Som Office Manager får du en central roll i att skapa en trivsam, välfungerande och inspirerande arbetsplats där människor trivs och kan göra sitt bästa varje dag.

OM WISE ADMIN

Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje, och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta. På riktigt.

NÄR DU BLIR EN AV OSS

Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning. Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg. Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter!