receptionist

85 kliniken Handelsbolag; Stockholms kommun; On-site; SEK 257,000 - 379,000; Full time

Job summary

85 kliniken Handelsbolag söker en receptionist/klinikadministratör som kan säkerställa daglig administrativa funktion, kontakt med leverantörer och stöd till personalen.

Du arbetar på plats, hanterar mejl och telefoni, planerar lagernivåer och bokningar, samt bidrar till smidiga klinikrutiner. Erfarenhet av kontorssystem och god svenska krävs; engelska är meriterande.

Qualifications

• Strukturerad och noggrann med god planering.
• God datorvana och erfarenhet av e-post, kalender- och administrativa system.
• Goda svenska språkkunskaper och gärna engelska.
• Serviceinriktad och hjälper kollegor, kunder och leverantörer.
• Kan arbeta självständigt och leverera i tid.

Responsibilities

• Ta emot och hantera inkommande mejl, telefonsamtal och förfrågningar.
• Hålla koll på klinikens förbrukningsmaterial och lager.
• Ansvara för beställningar och kontakter med leverantörer.
• Ta emot och kontrollera leveranser och följa upp beställningar.
• Organisera lagret och genomföra inventeringar.
• Administrera och uppdatera personalscheman samt bemanningsplanering.
• Boka resor och logistik för tjänsteresor.
• Stödja ledningen och övriga medarbetare med administrativa uppgifter.
• Kommunicera med leverantörer och följa upp priser och fakturaunderlag.
• Säkerställa ordning i reception, förråd och gemensamma utrymmen.
• Hjälpa till med kalender och planering av klinikens aktiviteter.
• Föreslå och följa upp förbättringar i administrativa processer.

Skills

Datorvana

Svenska

Engelska

Kommunikativ förmåga

Planering och prioritering

Serviceinriktad

Självständig

Job description

Anställningsform:

Tillsvidareanställning (inkl. eventuell provanställning)

Placering: Arbetet utförs på plats

Sista ansökningsdag: 19 dec. (om 57 dagar)

Arbetsuppgifter – Receptionist / Klinikadministratör

Som receptionist och klinikadministratör på 85 Kliniken ansvarar du för att den dagliga administrationen fungerar smidigt och att personalen har det material och det stöd som behövs för att verksamheten ska fungera effektivt.

• Reception och kommunikation: Ta emot och hantera inkommande mejl, telefonsamtal och förfrågningar samt säkerställa att de besvaras professionellt och i rätt tid.
• Materialhantering: Hålla koll på klinikens förbrukningsmaterial, kontrollera lagernivåer och säkerställa att nödvändigt material finns tillgängligt.
• Beställningar: Ansvara för beställning av material och kontorsprodukter samt ha kontakt med leverantörer.
• Leveranser: Ta emot och kontrollera leveranser, följa upp beställningar och hantera eventuella förseningar eller felaktiga leveranser.
• Lager och inventering: Organisera lagret, uppdatera lagerlistor och genomföra regelbundna inventeringar.
• Personalschema: Administrera och uppdatera personalens scheman, samordna arbetstider och hjälpa till med den dagliga bemanningsplaneringen.
• Resebokningar: Boka hotell, flygbiljetter, tågresor och annan nödvändig logistik för personal i samband med utbildningar, möten och tjänsteresor.
• Administrativ support: Hjälpa ledningen och övriga medarbetare med administrativa uppgifter, dokumentation och praktisk samordning.
• Leverantörskontakter: Kommunicera med leverantörer och följa upp priser, beställningar, leveranstider och fakturaunderlag.
• Ordning och struktur: Säkerställa att reception, förråd och gemensamma utrymmen är välorganiserade och att administrativa rutiner följs.
• Kalender och planering: Hjälpa till med bokningar, mötesplanering och samordning av klinikens aktiviteter.
• Rutiner och uppföljning: Bidra till att förbättra administrativa processer och rapportera materialbrist, avvikelser eller andra problem till ansvarig chef.

Kvalifikationer

Vi söker dig som:

• Är strukturerad, noggrann och bra på att planera och prioritera.
• Har god datorvana och erfarenhet av e-post, kalender- och administrativa system.
• Har god kommunikativ förmåga i svenska och gärna engelska.
• Är serviceinriktad och trivs med att hjälpa både kollegor, kunder och leverantörer.
• Kan arbeta självständigt och ta ansvar för att uppgifter blir genomförda i tid.

Personliga egenskaper:

Du är organiserad, lösningsorienterad och ansvarstagande. Du har lätt för att hålla koll på flera uppgifter samtidigt och förstår vikten av att material, leveranser, scheman och bokningar fungerar som planerat.

Du tar egna initiativ, jobba självständigt , följer upp sådant som inte är klart och bidrar till en välfungerande och professionell klinik.

Lönetyp: Fast månads- vecko- eller timlön

Sista ansökningsdag: 19 dec. (om 57 dagar)

Välj från inte alls nöjd till mycket nöjd