Programadministratör till Trafikförvaltningen

Miljonbemanning AB; Stockholms kommun; On-site; SEK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Ett bemanningsföretag i Stockholm söker en administrativ medarbetare som ska stödja projektledare och medlemmar med olika administrativa uppgifter. Du kommer att ansvara för kontorshantering, dokument- och ärendehantering samt mötesadministration. Rollen kräver en strukturerad och noggrann arbetsmetod, och att du kan hantera flera uppgifter samtidigt. Anställningen ligger i Stockholms län och är en viktig del av vårt team för att stödja den allmänna kollektivtrafiken.

Responsibilities

• Stödja projektledare och medlemmar med administrativa uppgifter.
• Bistå i administration kring konsulter.
• Ansvara för kontoret och materialinköp.
• Hantera dokument- och ärendehantering.
• Administrera möteskallelser och protokoll.
• Hantera avtalslogg och leverantörsfakturor.
• Administrera IT-beställningar och behörigheter.
• Genomföra on- och offboarding av projektmedlemmar.
• Bistå vid resebokningar.
• Hantera post- och signeringsärenden.
• Hantera post- & signeringsärenden (internt och externt) och skyndsamt säkerställa att dokumenten levereras till rätt person och i tid

Job description

Overview

Region Stockholm har det övergripande ansvaret för att alla som bor i, eller besöker, regionen ska ha tillgång till en väl utbyggd, lättillgänglig och pålitlig kollektivtrafik. I Trafikförvaltningens (TF) uppdrag ligger att bereda och verka-ställa beslut om inriktning och omfattning för en långsiktigt hållbar kollektivtrafik.

Dessutom ansvarar vi för styrning och uppföljning av trafikdrift samt upprätthållandet av infrastrukturens funktion, säkerhet och värde. Varje dag reser mer än 700 000 personer med den allmänna kollektivtrafiken, det vill säga resor med tunnelbana, bussar, pendeltåg och lokalbanor.

Responsibilities

• Vara ett stöd till projektledare samt projektmedlemmar med administrativa uppgifter och processer
• Bistå i administrationen kring konsulter via vår konsultförmedlare
• Kontorsansvarig på projektkontoret i Sickla; innebär exempelvis ansvar för materialinköp, passerkort, nycklar, att hålla kontoret snyggt och att vara kontaktperson för kontorets leverantörer
• Ansvara för dokument- och ärendehantering inklusive diarieföring, arkivering och struktur i system som Avima, EDIT och Teams i enlighet med trafikförvaltningens dokumenthanteringsplan.
• Hantera mötesadministration: kallelser, dagordningar, protokoll och minnesanteckningar och säkerställa att dessa håller hög kvalitet gällande såväl språk som format
• Ansvarig för programmets avtalslogg
• Hantera leverantörsfakturor i trafikförvaltningens ekonomihanteringssystem
• Administrera IT-beställningar, licenser, behörigheter samt hantera distributionslistor och gruppbrevlådor
• Genomföra on- och offboarding av projektmedlemmar (inkl. beställningar och behörigheter)
• Bistå vid resebokningar och tillhörande administrativa processer
• Hantera post- & signeringsärenden (internt och externt) och skyndsamt säkerställa att dokumenten levereras till rätt person och i tid