Programadministratör till Trafikförvaltningen

Miljonbemanning AB; Nacka kommun; On-site; SEK 320,000 - 420,000; Full time

Job summary

Ett rekryteringsföretag söker en administratör i Stockholm för att ge stöd till projektledare och hantera kontorets administration. Du kommer att arbeta med uppgifter som dokumenthantering, mötesadministration och stöd för projektmedlemmar. Det krävs god prioriteringsförmåga, ansvarstagande och en strukturerad arbetsstil. Tjänsten är en del av en dynamisk arbetsmiljö där du bidrar aktivt till effektivisering av arbetet.

Qualifications

• Erfarenhet av administrativt arbete.
• Van att arbeta med många uppgifter samtidigt.
• Ansvarstagande och strukturerad.
• Hantera mötesadministration: kallelser, dagordningar och protokoll.
• Ansvara för avtalslogg och leverantörsfakturor i ekonomihanteringssystemet.

Responsibilities

• Ge administrativt stöd till projektledare och medlemmar.
• Bistå i administrationen kring konsulter.
• Ansvara för kontorsmaterial och infrastruktur.
• Hantera dokument- och ärendehantering.

Skills

God förmåga att samarbeta

Prioriteringsförmåga

Strukturerad

Lösningsorienterad

Education

Relevant högre utbildning

Tools

Avima

EDIT

Teams

Job description

Region Stockholm har det övergripande ansvaret för att alla som bor i, eller besöker, regionen ska ha tillgång till en väl utbyggd, lättillgänglig och pålitlig kollektivtrafik. I Trafikförvaltningens (TF) uppdrag ligger att bereda och verkställa beslut om inriktning och omfattning för en långsiktigt hållbar kollektivtrafik.

Dessutom ansvarar vi för styrning och uppföljning av trafikdrift samt upprätthållandet av infrastrukturens funktion, säkerhet och värde. Varje dag reser mer än 700 000 personer med den allmänna kollektivtrafiken, det vill säga resor med tunnelbana, bussar, pendeltåg och lokalbanor.

Administratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt, och behöver ha god förmåga att samarbeta och upprätta samt bevara relationer. Administratören ska vara beställaren behjälplig och bidra till att effektivisera arbetet genom att stödja medarbetarna i projekten och följa befintlig struktur. Administratören behöver ha en god prioriteringsförmåga och vana att arbeta med många uppgifter samtidigt. Administratören behöver även vara ansvarstagande, strukturerad och lösningsorienterad.

Arbetsuppgifterna omfattar exempelvis:

• Vara ett stöd till projektledare samt projektmedlemmar med administrativa uppgifter och processer
• Bistå i administrationen kring konsulter via vår konsultförmedlare
• Kontorsansvarig på projektkontoret i Sickla; innebär exempelvis ansvar för materialinköp, passerkort, nycklar, att hålla kontoret snyggt och att vara kontaktperson för kontorets leverantörer
• Ansvara för dokument- och ärendehantering inklusive diarieföring, arkivering och struktur i system som Avima, EDIT och Teams i enlighet med trafikförvaltningens dokumenthanteringsplan.
• Hantera mötesadministration: kallelser, dagordningar, protokoll och minnesanteckningar och säkerställa att dessa håller hög kvalitet gällande såväl språk som format
• Ansvarig för programmets avtalslogg
• Hantera leverantörsfakturor i trafikförvaltningens ekonomihanteringssystem
• Administrera IT-beställningar, licenser, behörigheter samt hantera distributionslistor och gruppbrevlådor
• Genomföra on- och offboarding av projektmedlemmar (inkl. beställningar och behörigheter)
• Bistå vid resebokningar och tillhörande administrativa processer
• Hantera post- & signeringsärenden (internt och externt) och skyndsamt säkerställa att dokumenten levereras till rätt person och i tid