Koordinator till styrelsesekretariatet

SVERIGES KOMMUNER OCH REGIONER; Stockholms kommun; Hybrid; SEK 420,000 - 560,000; Full time

Job summary

Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) söker en koordinator till samordningskansliet som stödjer den övergripande ledningen och den politiska beslutsprocessen. Rollen är placerad inom styrelsesekretariatet och ansvarar för administrativt stöd och att samordna handlingar och dagordningar.

Du planerar och följer upp ärenden och möten, hanterar remisser och ekonomiadministration samt mötesadministration inför styrelser och arbetsutskott.

Qualifications

• eftergymnasial utbildning eller annan relevant utbildning och/eller arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer ger motsvarande kompetens
• vana att planera, koordinera och följa upp möten, aktiviteter och administrativa processer
• goda kunskaper i Microsoft 365, inklusive digitala samarbetsverktyg och AI-baserade funktioner
• mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift

Responsibilities

• stödja den politiska ledningen i olika åtaganden genom att inhämta och sammanställa underlag
• samordna handlingar och dagordningar till politiska sammanträden samt publicera underlag i Netpublicator
• fördela inkommande remisser och ge administrativt stöd i remissprocessen
• stödja styrelsesekretariatets arbete genom utskick, expediering av handlingar och mötesadministration inför och efter arbetsutskottets och styrelsens möten
• samordna mötesförfrågningar och kalenderbokningar för SKR:s ordförande och den politiska ledningen
• bevaka och hantera samordningskansliets funktionsbrevlåda samt fördela inkommande frågor till rätt mottagare
• ge administrativt stöd till den politiska ledningen och samordningskansliet i det löpande arbetet
• hantera arvoden och administrera underlag kopplade till politiska uppdrag
• hantera ekonomiadministration, bland annat fakturor, reseräkningar och utlägg
• boka möten, lokaler, digitala möten, förtäring och andra praktiska arrangemang

Skills

Strukturera processer

Koordinering

Samarbetsförmåga

Kommunikation (Svenska)

Education

Eftergymnasial utbildning

Tools

Microsoft 365

Job description

Anställningsform:

Tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning

Sista ansökningsdag: 25 okt. (om 15 dagar)

Kommuner och regioners verksamheter är välfärdens kärna. Det är verksamheter som berör miljontals människor, varje dag. Våra medlemmar har gett oss ett tydligt uppdrag: att Sverige ska ha världens mest innovativa och omtänksamma välfärd. De kommande åren står vi inför utmaningar som kräver mod, kreativitet, kompetens och förändringsvilja. Vi tar med det som är bra idag när vi skapar morgondagens välfärd. Vi möter förändring med utveckling. Vi tror på dig och på din förmåga.1 platser.

ARBETSUPPGIFTER

Du ingår i samordningskansliet som är en central funktion inom SKR med uppdrag att stödja den övergripande ledningen, den politiska beslutsprocessen och organisationens gemensamma styrning. Rollen är placerad inom styrelsesekretariatet som ansvarar för administrativt stöd till SKR:s styrelse, arbetsutskott, och kongress. Rollen som koordinator är central för SKR:s politiska beslutsprocesser och innebär att samordna, koordinera och stödja arbetet i nära samverkan med såväl politisk ledning som verksamhet. Som koordinator har du en central roll i att stödja SKR:s politiska ledning och bidra till att viktiga besluts- och styrningsprocesser fungerar väl. Du är ett viktigt stöd i arbetet med att planera, koordinera och följa upp ärenden, möten och underlag.

Arbetet omfattar bland annat att:

• stödja den politiska ledningen i olika åtaganden genom att inhämta och sammanställa underlag
• samordna handlingar och dagordningar till politiska sammanträden samt publicera underlag i Netpublicator
• fördela inkommande remisser och ge administrativt stöd i remissprocessen
• stödja styrelsesekretariatets arbete genom utskick, expediering av handlingar och mötesadministration inför och efter arbetsutskottets och styrelsens möten
• samordna mötesförfrågningar och kalenderbokningar för SKR:s ordförande och den politiska ledningen
• bevaka och hantera samordningskansliets funktionsbrevlåda samt fördela inkommande frågor till rätt mottagare
• ge administrativt stöd till den politiska ledningen och samordningskansliet i det löpande arbetet
• hantera arvoden och administrera underlag kopplade till politiska uppdrag
• hantera ekonomiadministration, bland annat fakturor, reseräkningar och utlägg
• boka möten, lokaler, digitala möten, förtäring och andra praktiska arrangemang

Arbetet kännetecknas av många parallella uppgifter, korta ledtider och nära samverkan med såväl förtroendevalda som chefer och medarbetare. Rollen passar dig som trivs i en central funktion där struktur, service och kvalitet är avgörande.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och som har god förmåga att skapa struktur och hålla ihop flera processer samtidigt.

Du har:

• eftergymnasial utbildning eller annan relevant utbildning och/eller arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer ger motsvarande kompetens
• vana att planera, koordinera och följa upp möten, aktiviteter och administrativa processer
• goda kunskaper i Microsoft 365, inklusive digitala samarbetsverktyg och AI-baserade funktioner
• mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift

Det är meriterande om du har erfarenhet av kvalificerat lednings- eller verksamhetsstöd, att jobba i en politiskt styrd organisation, medlemsorganisation eller offentlig verksamhet samt erfarenhet av mötesadministration kopplad till styrelser, nämnder, delegationer eller motsvarande beslutsorgan.

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen behöver du vara

• strukturerad
• initiativrik
• samarbetsorienterad
• kvalitetsmedveten
• och ha gott omdöme

Du trivs med att ta eget ansvar, arbetar självständigt och har förmåga att prioritera när många frågor pågår samtidigt. Du är prestigelös, lösningsorienterad och har lätt för att bygga förtroende och goda relationer. Du tycker om att koordinera arbete mellan olika aktörer och bidrar till att frågor drivs framåt på ett strukturerat sätt.

Övrig information

Lönetyp: Fast månads- vecko- eller timlön

Sista ansökningsdag: 25 okt. (om 15 dagar)

Välj från inte alls nöjd till mycket nöjd

Anställningsform: Tillsvidareanställning.

Varaktighet:, tillträde: Enligt överenskommelse.

Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) är en medlems- och arbetsgivarorganisation för Sveriges kommuner och regioner. Genom kunskap, råd och service till våra medlemmar stärker vi dem i deras uppdrag att utveckla välfärden för alla invånare. Vi är en mötesplats för kommuner och regioner och tillsammans utvecklar vi demokrati och välfärd utifrån invånarnas behov i hela landet. Vi påverkar regering, riksdag och EU genom att ge förslag på hur vi bäst utvecklar demokrati och välfärd. SKR har ca 500 medarbetare och kontoret är placerat vid Slussen i Stockholm. Som medarbetare på SKR har du flexibilitet att arbeta delvis på kontoret och delvis från annan plats, med utgångspunkt i verksamhetens behov.