Koordinator – Operativa Ekonomiprocesser

RISE Research Institutes of Sweden; Borås kommun; Hybrid; SEK 520,000 - 760,000; Full time

Job summary

RISE Research Institutes of Sweden söker en koordinator som utvecklar, förvaltar och standardiserar ekonomiska processer inom kundfakturering och elektroniska dokumentflöden. Rollen kombinerar operativt arbete med ett starkt processoch förbättringsfokus.

Du analyserar avvikelser, driver åtgärder för att höja datakvalitet och kassaflöde samt samverkar med externa parter och interna funktioner. Placerad i Göteborg eller Borås med hybridarbete.

Qualifications

• Eftergymnasial utbildning inom ekonomi eller motsvarande erfarenhet.
• Flera års erfarenhet av kund- och/eller leverantörsreskontra eller kravhantering.
• Goda kunskaper i Excel eller liknande analysverktyg för större datamängder.

Responsibilities

• Driva utveckling, dokumentation och förvaltning av effektiva och standardiserade processer.
• Driva automation och förbättringar inom ekonomiprocesserna.
• Följa upp avvikelser, analysera rotorsaker och driva förbättringsåtgärder.
• Vara expertstöd (2nd line) i Order to Cash och utbilda verksamheten.
• Samarbeta med interna funktioner och externa parter som inkassobolag och systemleverantörer.
• Delta i testning av systemförändringar och bidra till stabilitet i processerna.

Skills

ERP-system

Excel

Power BI

EDI/VAN

Kundreskontra

Leverantörsreskontra

Automatisering

Systemutveckling

Analytiskt tänkande

Kommunikation

Education

Eftergymnasial utbildning inom ekonomi

Tools

ERP-system

Power BI

Job description

Operativa Ekonomiprocesser befinner sig på en spännande utvecklingsresa där digitalisering, automation och nya arbetssätt förändrar hur vi arbetar. Vår ambition är att skapa effektiva, kvalitetssäkrade och hållbara ekonomiprocesser där människor, processer och teknik samverkar för att ge ett professionellt och proaktivt stöd till verksamheten. Nu söker vi en koordinator till Operativa Ekonomiprocesser som vill utveckla, förvalta och standardisera våra ekonomiska processer inom kundfakturering och elektroniska dokumentflöden.

Om oss

RISE är Sveriges forskningsinstitut och innovationspartner. I internationell samverkan med företag, akademi och offentlig sektor bidrar vi till ett konkurrenskraftigt näringsliv och ett hållbart samhälle. Våra 3 300 medarbetare driver och stödjer alla typer av innovationsprocesser. RISE är ett oberoende, statligt forskningsinstitut som erbjuder unik expertis och över 130 test- och demonstrationsmiljöer för framtidssäkra teknologier, produkter och tjänster.

Hos RISE möts problemlösare med unika resurser. Vi är forskare, tekniker, ingenjörer och andra experter som behövs i arbetet med morgondagens innovationer. Tillsammans är vi ett verklighetsnära forskningsinstitut och en stark innovationspartner som kan bidra med allt från banbrytande forskning till test och utveckling. Vårt fokus är de lösningar samhället behöver, och vi arbetar tvärvetenskapligt för att skapa dem.

Ekonomiadministration & Support ingår i avdelningen Koncerninköp & Operativa ekonomiprocesser under Ekonomi och Säkerhet. Avdelningen är verksam inom tre huvudprocesser; Purchase to pay, Order to cash samt Upphandling. Vi jobbar processinriktat med en kultur där nyfikenhet, samarbete och värdeskapande är viktiga nyckelord.

Om rollen

Som koordinator ansvarar du för att utveckla, förvalta och standardisera ekonomiska processer inom kundfakturering och elektroniska dokumentflöden (EDI/VAN). Rollen kombinerar operativt arbete med ett starkt process- och förbättringsfokus, där målet är att säkerställa effektiva, kvalitetssäkrade och i hög grad automatiserade ekonomiflöden.

Du analyserar avvikelser, identifierar rotorsaker och driver åtgärder som förbättrar datakvalitet, minskar kundförluster och stärker kassaflödet. I rollen ingår även kvalificerad utveckling genom VAN-operatör för att öka automationsgraden inom våra processer samt operativt arbete inom faktureringsprocessen.

Som specialiststöd (2nd line) fungerar du som expert inom Order to Cash-processen, utbildar verksamheten och säkerställer tydliga arbetssätt och ansvarsfördelning. En viktig del av rollen är också samverkan med interna funktioner samt externa parter som inkassobolag och systemleverantörer.

Du rapporterar till chef för Operativa Ekonomiprocesser. Tjänsten är placerad i Göteborg eller Borås och RISE tillämpar ett hybridarbetssätt där medarbetare kan dela sin arbetstid mellan kontoret och hemarbetsplatsen.

Dina huvudsakliga ansvarsområden

• Driva utveckling, dokumentation och förvaltning av effektiva och standardiserade processer, i linje med verksamhetens riktlinjer, delegationsordning och policys.
• Driva automation, kvalitet och förbättringar inom processerna genom att identifiera och genomföra åtgärder som ökar automationsgrad, kvalitet och processeffektivitet.
• Följa upp, analysera och hantera avvikelser proaktivt och reaktivt, utreda rotorsaker och driva åtgärder utifrån dina insikter.
• Vara expertstöd (2nd line) i komplexa frågeställningar samt utbilda verksamheten och bidra till tydlig ansvarsfördelning och arbetssätt.
• Samverka med interna funktioner och ansvara för kontakten med externa parter såsom inkassobolag och VAN-operatör.
• Bidra till utveckling och stabilitet i ekonomiprocesserna genom omvärldsbevakning och deltagande i testning av systemförändringar.
• Bidra till leverans inom enheten och vid behov bistå med enhetens övriga uppgifter för att säkerställa att leveranser sker i tid.
• Driver automation, datafångst och förbättringar inom faktureringsprocessen, bland annat genom samarbete med VAN-operatör och hantering av finansiärers inbetalningar och matchning mot fakturor.

Vem är du?

Vi söker dig som är självständig och kan leda och prioritera ditt eget arbete samt ställa krav på andra i olika projekt och initiativ. Du arbetar strukturerat och metodiskt och skapar tydliga arbetssätt, rutiner och dokumentation som säkerställer ordning, spårbarhet och enhetlighet i processer och ekonomiska flöden. Med ett analytiskt sinne bryter du ner komplexa ekonomiska flöden, identifierar avvikelser och förstår bakomliggande orsaker.

Du är lösningsorienterad och förbättringsdriven och omsätter analys och insikter till konkreta åtgärder som ökar kvalitet, effektivitet och automationsgrad. Samarbetsinriktat bygger du goda relationer med verksamheten och externa parter, och du förmedlar komplexa processer och regelverk på ett tydligt och pedagogiskt sätt. Du är ansvarstagande och kvalitetsmedveten, tar ägarskap för processer och leveranser och driver arbete som minskar fel och stärker kontroll.

Krav

• Eftergymnasial utbildning inom ekonomi, redovisning, systemvetenskap eller motsvarande, alternativt flerårig erfarenhet av inkassohantering eller kvalificerad processutveckling inom ekonomiområdet.
• Flera års erfarenhet av arbete inom kund- och/eller leverantörsreskontra eller kravhantering.
• Erfarenhet av processutveckling och/eller verksamhetsutveckling inom ekonomiområdet för ökad effektivitet och automation.
• God systemvana och erfarenhet av ERP-system i komplexa miljöer.
• Goda kunskaper och erfarenhet i Excel eller motsvarande analysverktyg för bearbetning och analys av större datamängder samt för att granska avvikelser och identifiera rotorsaker.
• Erfarenhet av analysverktyg, till exempel Power BI.
• Erfarenhet av testarbete, till exempel funktionstestning eller UAT, i samband med systemförändringar.
• Erfarenhet av att samverka med olika delar av verksamheten samt externa parter.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både skriftligt och muntligt.
• Mycket god erfarenhet av elektronisk dokumentöverföring (EDI/VAN), kvalificerat arbete med VAN-operatör för automatisering av ekonomiprocesser samt erfarenhet av kravställning mot systemleverantörer och/eller IT.

Är vi rätt för varandra?

Inom RISE gillar vi olikheter, och vi är övertygade om att mångfald bidrar till en innovativ miljö där vi tillsammans kan utmana gränser och utveckla ny kunskap och nya färdigheter för framtiden. Vi kan inte lova dig ett lätt jobb, men vad vi kan lova är en spännande resa där vi tillsammans med engagerade och talangfulla kollegor kommer att bidra till en hållbar framtid och att ligga i framkant i den globala konkurrensen.