Handläggare/samordnare

Swedish Transport Agency; Örebro kommun; Hybrid; SEK 420,000 - 520,000; Full time

Benefits offered by this job

Friskvård

Flexibla arbetstider

Semester och lediga klämdagar

Distansarbete upp till 3 dagar

Job summary

Transportstyrelsen söker en handläggare/samordnare till enheten Stab i Örebro. Du blir en viktig stödresurs för avdelningens chefer och verksamhet och arbetar med att samordna processer samt stödja olika samverkansmöten.

Arbetsuppgifterna inkluderar kvalitetssäkring av underlag, hantering av remisser och uppgifter som stärker ledningens beslutsunderlag, samt dokumentation och vidareutveckling av rutiner och processer.

Qualifications

• Erfarenhet av samordnande och administrativa arbetsuppgifter.

Responsibilities

• bereda, samordna och kvalitetssäkra underlag, ärenden och texter till avdelningsledning
• stödja planering och genomförande av ledningsgrupps-, avdelnings- och samverkansmöten
• stödja avdelningen med beställningar från befintliga avtal och genomförande av direktupphandlingar
• underhålla avdelningens webbplatser i Sharepoint
• stödja introduktionsprogram för nyanställda och konsulter
• bidra i informationsspridning inom avdelningen
• delta i avdelningsövergripande samordningsinsatser
• Arbetsuppgifterna kan variera över tid

Skills

Samordning

Dokumentation

Kommunikation

Svenska språkkunskaper

Education

Akademisk examen inom relevant område

Tools

Microsoft Office

PowerPoint

SharePoint

Job description

Vi får samhället att fungera för människor på väg, på spår, i luften och på sjön. Därför behöver vi den bästa kompetensen. Vårt uppdrag är viktigt och har betydelse i vardagen – både för privatpersoner och företag. Hos oss tar vi ansvar, behandlar alla på ett bra sätt och har respekt för olikheter. Som medarbetare bidrar du till en hållbar framtid.

It har en central roll inom Transportstyrelsen och utgör ett viktigt stöd både strategiskt och operativt för all verksamhet. It-avdelningen består av ca 490 medarbetare. Avdelningen arbetar med it-styrning, strategisk planering, arkitektur, kravanalys, systemutveckling, förvaltning och drift av it-system samt infrastruktur.

Vi söker nu en handläggare/samordnare till enheten Stab, som består av cirka 20 medarbetare. Enheten stödjer avdelningsledningen och ansvarar för avdelningens styr- och ledningsprocesser, däribland administrativt stöd samt samordning av olika frågor.

Som handläggare/samordnare är du en viktig och stödjande resurs till avdelningens chefer och verksamhet. Arbetsuppgifterna är varierande och du kommer samarbeta nära med andra kollegor inom den egna enheten och avdelningen.

Hos oss är du viktig

Gillar du att jobba tillsammans med andra och vill du utvecklas i din yrkesroll? Hos oss kan du förvänta dig karriärsutveckling, ett förtroendefullt chefs- och medarbetarskap och ett hållbart arbetsliv. Vi är en trygg arbetsgivare som månar om din hälsa med tid för friskvård på arbetstid, flexibla arbetstider, väl tilltaget antal semesterdagar och lediga klämdagar.

Läs mer om hur det är att jobba på Transportstyrelsen

Du kommer att

• bereda, samordna och kvalitetssäkra underlag, ärenden och texter till avdelningsledning
• samordna och hantera remissärenden
• stödja planering och genomförande av t.ex. ledningsgrupps-, avdelnings- och samverkansmöten
• stödja avdelningen med beställningar från befintliga avtal och genomförande av direktupphandlingar vid behov
• underhålla avdelningens webbplatser i Sharepoint
• stödja planering och genomförande av avdelningens process för introduktion av medarbetare och konsulter, inklusive introduktionsprogram för nyanställda
• bidra i arbetet med informationsspridning inom avdelningen
• bidra till vidareutveckling av verksamhet, rutiner och arbetssätt tillsammans med övriga kollegor
• delta i och ibland även driva uppdrag, utredningar och avdelningsövergripande samordningsinsatser inom olika områden.

Arbetsuppgifterna kan variera över tid och anpassas utifrån verksamhetens behov och din kompetens.

• akademisk examen inom relevant område, alternativt annan utbildning eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• aktuell erfarenhet av samordnande och administrativa arbetsuppgifter
• erfarenhet av arbete i en stab eller annan ledningsnära funktion med uppgift att stödja chefer och ledning
• goda kunskaper i Microsoft Office, inklusive erfarenhet av att föra protokoll, utforma rutiner och skapa professionella presentationer i Microsoft PowerPoint
• mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska, såväl muntligt som skriftligt, samt god förmåga att formulera tydliga, strukturerade och beslutsunderlagsmässiga texter.

Det är meriterande om du också har

• erfarenhet av statlig verksamhet eller annan större, komplex organisation.

Vi vill att du

• är mål- och lösningsfokuserad
• är flexibel och bekväm med att arbeta i en miljö där förutsättningar och prioriteringar kan förändras
• är strukturerad, analytisk och har god helhetssyn
• är initiativrik och tar ansvar för dina uppgifter och leveranser
• är lyhörd, kommunikativ och har lätt för att samarbeta såväl internt som externt.

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Anställningen är tillsvidare med placering i Örebro. Tillsättning enligt överenskommelse. Vi tillämpar normalt provanställning. Möjlighet till distansarbete finns utifrån verksamhetens behov, upp till 3 dagar. En anställning hos oss kan innebära placering i säkerhetsklass. En säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) kan därför komma att genomföras. För en del av våra arbetsuppgifter i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap.

Vid frågor är du välkommen att kontakta enhetschef Akmal Sarwar, 010 – 495 60 03 [e-mail]. ST, Mikaela Schmidt och Saco-S, Benedicte Johansson nås via vår växel på 0771-503 503.

Vi vill inte att annonsörer och bemanningsföretag kontaktar oss.

Välkommen att bli vår nya kollega!

Kort om Transportstyrelsen

Transportstyrelsen arbetar för att uppnå god tillgänglighet, hög kvalitet, säkra och miljöanpassade transporter inom järnväg, luftfart, sjöfart och väg. Vi tar fram regler, ger tillstånd och följer upp hur de efterlevs. Med hjälp av våra register arbetar vi bland annat med avgifter, tillstånd och ägarbyten.