Handläggare för masterprogram

KTH Royal Institute of Technology; Stockholms kommun; On-site; SEK 320,000 - 430,000; Full time

Job summary

KTH:s utbildningskansli söker en handläggare till Utbildningskansliet vid EECS-verksamhetsstödet i Stockholm. Du stödjer studenter i masterprogram, genomför studieplanerande samtal och svarar på frågor före antagning, med daglig kontakt på svenska och engelska.

Du är en nyckelfunktion för programansvariga, hanterar administrativa arbetsuppgifter som behörighetsgranskning, antagning, tillgodoräknanden och intygsskrivande samt kontakter med myndigheter.

Qualifications

• Du ska ha högskoleutbildning inom relevant område för tjänsten och ha god administrativ förmåga.
• Då arbetet innehåller omfattande kontakter med studenter och lärare på både svenska och engelska är mycket goda kunskaper i dessa språk, både muntligt och skriftligt, ett absolut krav.
• Du ska också ha god datavana, vara förtrogen med Officepaketet och ha god kunskap om digitalisering och digitala arbetssätt.

Responsibilities

• Ge stöd, service och vägledning till studenter som studerar på skolans masterprogram.
• Hjälpa till med studieplanerande samtal och vägledning mot examen.
• Svara på frågor om studierna för internationella presumtiva sökanden.

Skills

Administrativ kompetens

Svenska språk

Engelska språk

Datavana

Office-paket

Myndighetskontakter

Education

Högskoleutbildning inom relevant område

Tools

Ladok

NyA

Canvas

W3D3

Job description

Verksamhetsstödets uppgift är att stödja universitetets utbildning och forskning. KTH:s verksamhetsstöd är inne i en spännande fas där vi tillsammans arbetar med utveckling av våra arbetsformer. Som medarbetare inom verksamhetsstödet bidrar du till KTH:s uppdrag att forska, utbilda och skapa samhällsnytta och får samtidigt möjlighet till egen professionell utveckling.

Om avdelningen/gruppen

Tjänsten är knuten till Utbildningskansliet vid avdelningen för EECS Verksamhetsstöd. Utbildningskansliet hanterar all administration och handläggning för utbildningsprogram som hör till Skolan för elektroteknik och datavetenskap (EECS). Utbildningskansliet består av 29 medarbetare, som i sin tur är indelade i mindre funktionsgrupper; studievägledare, masterkoordinatorer, utbildningshandläggare, internationella koordinatorer, forskarutbildningshandläggare, utbildningsadministratörer och gruppchefer. Arbetet vid utbildningskansliet leds av en utbildningsadministrativt funktionsansvarig (UA).

I rollen som handläggare ger du stöd, service och vägledning till studenter som studerar på skolans masterprogram. Handläggaren hjälper till med bla studieplanerande samtal under hela studietiden och hjälper genom vägledning studenterna att nå examen. Du har även mycket kontakt med internationella presumtiva sökanden till skolans masterprogram och besvarar frågor om studierna innan studenterna ansöker till programmet. I rollen som handläggare sker kommunikation med studenter och fakultet dagligen. Kontakten med studenter sker både på svenska och engelska, via mail och telefon men även tidsbokade möten. Studenterna som studerar på skolans masterprogram utgörs av nationella civilingenjörsstudenter samt en mycket stor andel internationella studenter som läser tvååriga mastersprogram. Som handläggare håller den anställde bla i informationspass som sker på både engelska och svenska. Den anställde behöver därav behärska engelska på en avancerad nivå och kännas sig trygg med att prata inför en grupp.

Den anställde kommer även att utgöra en viktig stödfunktion för skolans programansvariga i frågor som rör utbildning på avancerad nivå och studentärenden.

Rollen som handläggare för masterprogram innefattar också olika utbildningsadministrativa arbetsuppgifter som t.ex. granskning av särskild behörighet, antagning på kurs, tillgodoräknanden, intygsskrivande mm. Vidare ingår även kontakter med andra myndigheter.

I din roll som handläggare kommer du att ingå i en funktionsgrupp med andra handläggare som har liknande arbetsuppgifter. Ni har nära kontakt och stödjer varandra i arbetet genom regelbundna möten och vardagliga avstämningar på kontoret, chatt och telefon.

I tjänsten kan det även ingå projektdeltagande och aktiv medverkan i arbetsgrupper kopplade till verksamhetsutveckling. Därutöver kan även övriga vid utbildningskansliet förekommande arbetsuppgifter ingå.

Kvalifikationer

• Du ska ha högskoleutbildning inom relevant område för tjänsten och ha god administrativ förmåga.
• Då arbetet innehåller omfattande kontakter med studenter och lärare på både svenska och engelska är mycket goda kunskaper i dessa språk, både muntligt och skriftligt, ett absolut krav.
• Du ska också ha god datavana, vara förtrogen med Officepaketet och ha god kunskap om digitalisering och digitala arbetssätt.

Personliga egenskaper

Du ska ha lätt för att kommunicera med andra och vara serviceinriktad. Du som söker tjänsten har förmåga att arbeta självständigt och strukturerat, och kan ta egna initiativ. Vidare har du god samarbetsförmåga, då tjänsten inbegriper varierande kontakter inom och utanför utbildningskansliet.

Meriterande

• Tidigare erfarenhet av arbete med utbildningsadministration, vägledning och handläggning från universitet eller högskola eller annan offentlig sektor.
• Tidigare erfarenheter med arbete med utbildningsadministrativa system som exempelvis Ladok, NyA, Canvas, W3D3 eller andra liknande system.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Bli en del av KTH

KTH formar framtiden genom utbildning, forskning och innovation. Som ett ledande internationellt tekniskt universitet spelar vi en aktiv roll i att driva och medverka i omställningen till ett hållbart samhälle. Här erbjuds du möjligheten att växa och utvecklas på en kreativa och dynamisk arbetsplats med goda arbetsvillkor och förmåner. Jämställdhet, mångfald och lika villkor är en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund som universitet och statlig myndighet.

Läs mer om våra förmåner och hur det är att arbeta och utvecklas på KTH.

Fackliga representanter

Kontaktuppgifter tillfackliga representanter.

Om anställningen

Anställningen gäller tidsbegränsat enligt avtal - i upp till 12 mån, med tillträde enligt överenskommelse.

Övrigt

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering.

Det kan förekomma att en anställning hos KTH är placerad i säkerhetsklass. Om så är fallet för just denna anställning görs en säkerhetsprövning av sökande i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) efter samtycke. I dessa fall är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd efter säkerhetsprövning.

Tester kan komma att tillämpas i denna rekryteringsprocess.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.