Export Coordinator - Vitamin Well Group

Vitamin Well Group; Stockholms kommun; On-site; SEK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Vitamin Well Group söker en Export Coordinator som sitter mitt i vår internationella affär och länkar Exportteamet med marknader och intern organisation. Du koordinerar orderhantering, dokumentation och administration kopplat till export samt stödjer kunder och distributörer.

Rollen innebär starkt samarbete med Supply Planning och logistik på vårt huvudkontor i Stockholm, med fokus på effektiva processer och tydlig kommunikation på svenska och engelska.

Qualifications

• Ha erfarenhet av att arbeta dagligen i ett affärssystem med order-, artikel- och kundhantering.
• Kommunicera obehindrat på svenska och engelska, i tal och skrift.
• Meriterande: erfarenhet av Dynamics 365, internationella exportflöden, tullhantering eller arbete med distributörer.

Responsibilities

• Koordinering av exportmarknader: Hålla ihop det löpande operativa arbetet för dina marknader och vara kontaktpunkt mellan marknaden och relevanta interna funktioner
• Order, fakturering och exportadministration: Hantera order och fakturering samt tillhörande administration och frågor kopplade till exempelvis logistik, sortiment och produktinformation
• Kund- och distributörssupport: Hantera löpande frågor och säkerställa snabb och tydlig återkoppling
• Processer och arbetssätt: Säkerställa att etablerade processer följs och bidra till att utveckla och förbättra rutiner och arbetssätt inom Exportteamet

Skills

Exportkoordinering

Orderhantering

Kundhantering

Svenska/Engelska

Tools

Dynamics 365

Job description

Vitamin Well Group utvecklar funktionella premiumprodukter inom dryck, snacks och proteinprodukter, framtagna för en modern vardag och konsumtion på språng. I vår portfölj ingår Barebells, NOCCO, NÅBE, Tyngre och Vitamin Well. Med över 750 medarbetare och en omsättning på mer än 10 miljarder kronor finns vi på över 50 marknader, med huvudkontor i Stockholm samt lokala team och partners runt om i världen. Vår tillväxt drivs av att bygga starka varumärken, skapa produkter med kompromisslös smak och tydlig funktionalitet, samt att konsekvent höja nivån inom våra kategorier.

Vårt globala Operations-team ser till att våra produkter når rätt marknad och kund, i rätt tid. Här möts supply chain, logistik, orderflöden och den information som krävs för att få en internationell affär att fungera – från Europa till Asien och andra marknader runt om i världen.

Som en del av Operations ansvarar vårt Exportteam för de operativa flödena mot våra internationella kunder och distributörer. Många marknader, produkter och olika lokala förutsättningar skapar både skala och komplexitet. Nu expanderar vi teamet och söker en Export Coordinator.

Som Export Coordinator arbetar du mitt i vår internationella affär och fungerar som en länk mellan Exportteamet, våra marknader och flera delar av den interna organisationen. Du koordinerar det löpande operativa arbetet för de marknader du ansvarar för, där orderhantering, produktinformation och administration i våra affärssystem går hand i hand med kundsupport, logistik och problemlösning.

Du arbetar nära bland annat Supply Planning, produktion, transportörer, dotterbolag och distributörer. Olika marknader innebär olika krav på allt från tull och exportdokumentation till sortiment, kundstrukturer och orderflöden. Arbetet kombinerar därför tydliga processer och återkommande operativa uppgifter med löpande prioritering, uppföljning och frågor som behöver lösas längs vägen.

Rollen är placerad på vårt huvudkontor i Stockholm och rapporterar till Export Team Manager.

Ditt uppdrag

• Koordinering av exportmarknader: Hålla ihop det löpande operativa arbetet för dina marknader och vara kontaktpunkt mellan marknaden och relevanta interna funktioner
• Order, fakturering och exportadministration: Hantera order och fakturering samt tillhörande administration och frågor kopplade till exempelvis logistik, sortiment och produktinformation
• Kund- och distributörssupport: Hantera löpande frågor och säkerställa snabb och tydlig återkoppling
• Processer och arbetssätt: Säkerställa att etablerade processer följs och bidra till att utveckla och förbättra rutiner och arbetssätt inom Exportteamet

Det här kan du förvänta dig

• En internationell affär som fortsätter växa. Nya produkter, marknader och kunder skapar nya flöden och frågor att lösa. Du arbetar nära den operativa sidan av vår tillväxt och ser konkret vad som krävs för att få den att fungera.
• Förtroende och ett ansvar som växer. Du får sätta dig in i våra system, processer och exportflöden och tar därefter ansvar för egna marknader. I takt med att du växer in i rollen bygger du upp en större portfölj och självständighet.
• Ett nära och engagerat team. Du arbetar tillsammans med kollegor som delar kunskap, löser frågor tillsammans och hjälper varandra när det behövs – i en organisation med högt tempo och korta beslutsvägar.

Vem är du

Du är snabb på att skapa dig en överblick, förstå vad som behöver hända och få saker vidare. Du kan växla mellan olika frågor och prioritera när något förändras, samtidigt som du behåller koll på detaljerna.

Du trivs med att arbeta strukturerat i system och tydliga processer och tar stolthet i att de återkommande delarna blir rätt varje gång. Samtidigt är du en problemlösare. När något inte går enligt plan tar du reda på vad som saknas, involverar rätt personer och följer frågan hela vägen i mål.

Service är en självklar del av hur du arbetar. Du återkopplar snabbt, tar ansvar för det du lovar och trivs med många kontaktytor och ett nära samarbete med andra.

För att lyckas i rollen behöver du:

• Ha erfarenhet av att arbeta dagligen i ett affärssystem med order-, artikel- och kundhantering
• Kommunicera obehindrat på svenska och engelska, i tal och skrift

Erfarenhet av Dynamics 365, internationella exportflöden, tullhantering eller arbete med distributörer är meriterande. Ytterligare språkkunskaper är också ett plus.

På Vitamin Well Group är vi övertygade om att en riktigt bra arbetsplats bidrar till riktigt bra produkter. Vi är över 750 medarbetare världen över, där alla spelar en viktig roll i hur vi bygger våra varumärken, utvecklar våra produkter och driver verksamheten framåt. Våra värderingar – innovation, courage, drive and responsibility – präglar vårt arbete tillsammans och hur vi gör affärer.

Våra funktioner och marknader arbetar aktivt tillsammans med att bygga våra varumärken, utveckla våra produkter och erbjuda dem till konsumenter runt om i världen. Vi har en ”office first”-princip, eftersom vi tror att de bästa idéerna växer fram när människor möts, delar tankar, bygger relationer och tar ansvar.

Att främja en aktiv livsstil är en del av vår kultur. Våra medarbetare kan delta i löpklubbar, gruppträningar och sportevenemang för olika intressen och träningsnivåer. I takt med att vi fortsätter växa vill vi bidra positivt genom att minska vårt miljöavtryck, främja aktiva och hälsosamma livsstilar och agera ansvarsfullt genom hela vår värdekedja.

Som en del av rekryteringsprocessen kan vi komma att be dig genomföra ett personlighetstest samt ett test som mäter logisk slutledningsförmåga. Syftet med testerna är att på ett så objektivt sätt som möjligt utvärdera kandidater och identifiera bästa möjliga matchning mot rollen. Testerna är baserade på gedigen forskning och tas genom vår partner Alva Labs.