Executive Assistant

SAAB Aktiebolag; Stockholms kommun; On-site; SEK 700,000 - 900,000; Full time

Job summary

Saab Aktiebolag söker en Executive Assistant till vår CFO. Rollen kombinerar kvalificerat administrativt stöd med operativ problemlösning och ett nära strategiskt samarbete.

Du fungerar som en viktig partner till CFO och skapar struktur, koordinerar komplexa aktiviteter och ser till att beslut omsätts i handling. Vi söker dig som har flera års erfarenhet och goda färdigheter i Microsoft 365.

Qualifications

• Flera års erfarenhet som Executive Assistant, VD-assistent eller motsvarande roll nära en senior chef/ledningsgrupp.
• Mycket god förmåga att planera, koordinera och prioritera.
• Goda kunskaper i Microsoft 365 – Outlook, Excel, PowerPoint och Teams.

Responsibilities

• Vara kvalificerat stöd till CFO i den dagliga planeringen genom kalenderhantering, reseplanering och koordinering av möten och aktiviteter.
• Planera och koordinera interna och externa möten, besök och events.
• Planera, koordinera och följa upp ledningsmöten, workshops och andra strategiska forum.
• Ta fram, kvalitetssäkra och sammanställa presentationer, beslutsunderlag och protokoll.
• Hantera ekonomisk administration såsom fakturor och andra löpande administrativa processer.
• Bidra till att utveckla och effektivisera arbetssätt, administrativa processer och digitala verktyg.
• Hantera konfidentiell information med hög integritet och gott omdöme.

Skills

Executive Assistant experience

Planering och prioritering

Microsoft 365 (Outlook, Excel, PowerP

Education

Akademisk utbildning inom ekonomi eller annat relevant område

Tools

Agresso

SAP

Job description

På Saab arbetar vi med allt från ny teknik till nya arbetssätt, samarbeten och affärsmodeller som stärker vår långsiktiga konkurrenskraft och samhällsnytta. Bakom framgångsrika affärsbeslut finns en finansfunktion som skapar förutsättningar för långsiktig tillväxt, lönsamhet och utveckling. Nu söker vi en Executive Assistant till vår CFO. Rollen kombinerar kvalificerat administrativt stöd med operativ problemlösning och ett nära strategiskt samarbete. Du fungerar som en viktig partner till CFO i det dagliga arbetet genom att skapa struktur, koordinera komplexa aktiviteter, ligga steget före och säkerställa att beslut och prioriteringar omsätts i handling. Din roll Som Executive Assistant till CFO arbetar du nära en av Saabs mest centrala ledningsfunktioner. För att lyckas i rollen så behöver du vara nyfiken på verksamheten, har ett affärsmässigt förhållningssätt och motiveras av att skapa struktur, planera med framförhållning och säkerställa att rätt aktiviteter sker vid rätt tidpunkt. Rollen innebär många kontaktytor, både inom och utanför finansorganisationen. Du samarbetar med bland annat koncernledning, Finance, HR, Legal, IT och andra verksamhetsområden, samtidigt som du bygger förtroendefulla relationer med externa kontakter. Du arbetar proaktivt, identifierar förbättringsmöjligheter och säkerställer att beslut och aktiviteter följs upp och genomförs. Vi tror att du har ett intresse för ekonomi, du tycker om att förstå hur verksamheten fungerer och känner dig bekväm med att befinna dig i en kontext där finansiell rapportering i kombination med högt tempo och hög förändringstakt är en del av vardagen.

Din huvudsakliga ansvarsområden

• Vara ett kvalificerat stöd till CFO i den dagliga planeringen genom kalenderhantering, reseplanering och koordinering av möten och aktiviteter.
• Planera och koordinera interna och externa möten, besök och event.
• Planera, koordinera och följa upp ledningsmöten, workshops och andra strategiska forum.
• Ta fram, kvalitetssäkra och sammanställa presentationer, beslutsunderlag och protokoll
• Hantera ekonomisk administration såsom fakturor, konsultadministration och andra löpande administrativa processer.
• Bidra till att utveckla och effektivisera arbetssätt, administrativa processer och digitala verktyg.
• Hantera konfidentiell information med hög integritet och gott omdöme.

Tjänsten är placerad på Saabs huvudkontor i Stockholm.

Din profil

Vi söker dig som kombinerar struktur, affärsmässighet och ett starkt eget driv. Du tycker om att skapa ordning i en komplex vardag och har förmågan att prioritera mellan många parallella aktiviteter utan att tappa detaljerna. Saab är ett företag i stark tillväxt vilket gör att vi sätter stort värde på förmågan att arbeta självständigt, tar ansvar och driver frågor framåt. Samtidigt är du prestigelös, serviceinriktad och har lätt för att skapa förtroendefulla relationer med människor på alla nivåer i organisationen. Eftersom du arbetar nära CFO hanterar du information som ofta är affärskritisk och konfidentiell. Därför är hög integritet och gott omdöme självklara delar av ditt arbetssätt. Du är kommunikativ och uttrycker dig mycket väl på både svenska och engelska.

För att lyckas i rollen vill vi att du har:

• Flera års erfarenhet som Executive Assistant, VD-assistent eller motsvarande roll där du arbetat nära en senior chef eller ledningsgrupp
• Mycket god förmåga att planera, koordinera och prioritera
• Goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Outlook, Excel, PowerPoint och Teams

Vi ser dessutom gärna att du har:

• En akademisk utbildning inom ekonomi eller annat relevant område och ett starkt intresse för att utvecklas i en kvalificerad Executive Assistant-roll
• Förståelse för hur ekonomi och finansiella processer stödjer verksamheten
• Erfarenhet av ekonomiadministration och gärna affärssystem som Agresso, SAP eller liknande

Du trivs i en föränderlig miljö, bygger starka relationer och motiveras av att skapa struktur, kvalitet och framdrift i en verksamhet som gör skillnad. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Befattningen kräver att du genomgår och godkänns enligt vid var tid gällande bestämmelser för säkerhetsskydd. För befattningar där Saab har krav på säkerhetsklassinplacering kan, i förekommande fall, medföra krav på visst medborgarskap.

Vad du blir en del av

Upptäck oändliga möjligheter. Anta utmaningar, skapa smarta innovationer och uppgradera dina förmågor. Det här är en plats för kluriga tänkare, modiga pionjärer och alla däremellan. Tillsammans uppnår vi det extraordinära, var och en tar med sitt unika perspektiv. Varje bidrag räknas. Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med uppdrag att hjälpa nationer att skydda sin befolkning och bidrar till trygghet för människor och samhällen. Med 26,100 talangfulla medarbetare utvecklar Saab teknik och lösningar för en säkrare och mer hållbar värld. Saab utvecklar, tillverkar och underhåller avancerade system inom flygteknik, vapen, ledningssystem, sensorer och undervattenssystem. Saab har sitt huvudkontor i Sverige men en global verksamhet där Saab är en del av många nationers försvarsförmåga. Läs mer om oss här.

At Saab, you\'ll be empowered to make a real difference. Join colleagues worldwide who share one purpose – keeping people and society safe through innovative defence and security solutions. What makes that difference possible? You. We\'re a global leader in air, land and naval defence, civil security and commercial aeronautics, with approximately 28,000 employees across all continents. Our transformative approach combines deep expertise with continuous innovation – investing one-fifth of our earnings in research and development to solve tomorrow\'s challenges today. But technology alone doesn\'t create safety. Your perspective, your skills, your contribution – that\'s what transforms possibility into reality. Here, diversity strengthens everything we do. You\'ll find unlimited opportunities to advance your career whilst maintaining balance in your life beyond work. We\'re committed to creating an inclusive environment where every person can fully focus on what matters. Saab is an Equal Opportunity/Affirmative Action employer – all qualified individuals are encouraged to apply and will be considered without regard to race, colour, religion, national origin, sex (including pregnancy), sexual orientation, gender identity, age, veteran or disability status.