Ekonomi- och kontorsansvarig

Jurek Recruitment & Consulting AB; Stockholms kommun; On-site; SEK 420,000 - 560,000; Full time

Job summary

Advokatbyrån Familj & Försvar söker en Ekonomi- och kontorsansvarig som blir navet i byrån. Du ansvarar för daglig drift, ekonomi och administration samt fungerar som kontaktperson gentemot klienter, domstolar och externa parter.

Du kommer kombinera ekonomi, administration och samordning, skapa struktur och god service samt utveckla effektiva arbetssätt i en central roll hos byrån.

Qualifications

• Minst tre års erfarenhet av administration, koordinering eller liknande arbete.
• Erfarenhet av ekonomiadministration såsom fakturering, leverantörsfakturor, betalningar och reskontra
• God systemvana och mycket goda kunskaper i Microsoft Office
• Erfarenhet av Fortnox eller liknande ekonomisystem
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
• Erfarenhet från advokatbyrå, domstol eller annan professionell tjänsteverksamhet är meriterande
• Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Responsibilities

• Ansvara för kontorets dagliga administration och drift
• Hantera inkommande telefoni, mejl och post
• Ha daglig kontakt med klienter, domstolar och andra externa parter via telefon och e-post
• Ansvara för bokning av klientmöten samt löpande samordning av kalenderbokningar
• Ansvara för löpande fakturering till klienter samt uppföljning och bevakning av obetalda fakturor
• Hantera leverantörsfakturor, betalningar, reskontra och kvitton
• Sköta löpande ekonomiadministration i Fortnox och andra relevanta system
• Samordna kontakt med extern redovisningsbyrå avseende bland annat löner, moms och bokslutsunderlag
• Assistera jurister med dokumenthantering, bokningar och administrativt stöd i ärenden
• Bistå VD i administrativa och verksamhetsrelaterade frågor
• Stödja och introducera byråns juristpraktikanter i administrativa rutiner och arbetssätt
• Ansvara för inköp, leverantörskontakter och kontorsservice

Skills

Administration

Koordinering

Kontorsansvar

Kundkontakt

Office management

Tools

Fortnox

Microsoft Office

Job description

Trivs du i en roll där du får ta stort ansvar, skapa struktur och få verksamheten att fungera? Som Ekonomi- och kontorsansvarig hos Advokatbyrån Familj & Försvar blir du navet i verksamheten med ansvar för ekonomi, administration och kontorets dagliga drift. Du stöttar jurister och ledning samt har en viktig roll i kontakten med klienter, domstolar och andra externa parter.

Om rollen som Ekonomi- och kontorsansvarig

Som Ekonomi- och kontorsansvarig får du en central roll i verksamheten där du ansvarar för att den dagliga driften fungerar smidigt. Du blir ett viktigt stöd till byråns jurister och ledning samtidigt som du är en naturlig kontaktperson för klienter, domstolar och andra externa parter.

Rollen kombinerar ekonomi, administration, kontorsansvar och samordning. Du kommer att ha en viktig funktion i verksamheten och bidra till att skapa struktur, god service och effektiva arbetssätt.

Exempel på arbetsuppgifter

• Ansvara för kontorets dagliga administration och drift
• Hantera inkommande telefoni, mejl och post
• Ha daglig kontakt med klienter, domstolar och andra externa parter via telefon och e-post
• Ansvara för bokning av klientmöten samt löpande samordning av kalenderbokningar
• Ansvara för löpande fakturering till klienter samt uppföljning och bevakning av obetalda fakturor
• Hantera leverantörsfakturor, betalningar, reskontra och kvitton
• Sköta löpande ekonomiadministration i Fortnox och andra relevanta system
• Samordna kontakt med extern redovisningsbyrå avseende bland annat löner, moms och bokslutsunderlag
• Assistera jurister med dokumenthantering, bokningar och administrativt stöd i ärenden
• Bistå VD i administrativa och verksamhetsrelaterade frågor
• Stödja och introducera byråns juristpraktikanter i administrativa rutiner och arbetssätt
• Ansvara för inköp, leverantörskontakter och kontorsservice

Din bakgrund, erfarenhet och kompetens

Vi söker dig som har erfarenhet av en bred administrativ roll och som trivs med att kombinera ekonomi, service och koordinering. Kanske arbetar du idag som administratör, kontorsansvarig, office manager, juristassistent eller i en annan samordnande funktion där du är van att ta stort eget ansvar.

Som person är du strukturerad, självgående och prestigelös. Du tycker om att hjälpa till där det behövs och trivs i en roll där arbetsdagarna varierar. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor ser vi att du är serviceinriktad, kommunikativ och bekväm med telefoni och klientkontakt.

Rollen innebär daglig kontakt med klienter, domstolar och andra externa parter, vilket gör att du behöver trivas med att arbeta i en utåtriktad roll där service och tillgänglighet är en naturlig del av vardagen. Du har lätt för att skapa förtroende, bemöter människor professionellt och tycker om att vara den person som hjälper andra att hitta rätt.

För att lyckas i rollen tror vi också att du har förmågan att prioritera mellan olika arbetsuppgifter, arbetar noggrant och uppskattar att vara den person som får verksamheten att fungera.

Vi ser gärna att du har:

• Minst tre års erfarenhet av administration, koordinering eller liknande arbete
• Erfarenhet av ekonomiadministration såsom fakturering, leverantörsfakturor, betalningar och reskontra
• God systemvana och mycket goda kunskaper i Microsoft Office
• Erfarenhet av Fortnox eller liknande ekonomisystem
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
• Erfarenhet från advokatbyrå, domstol eller annan professionell tjänsteverksamhet är meriterande
• Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Du erbjuds

Du erbjuds en central och betydelsefull roll i en verksamhet där ditt arbete gör skillnad varje dag. Du får möjlighet att arbeta nära byråns jurister och ledning i en miljö som präglas av professionalism, engagemang och korta beslutsvägar.

Det här är en varierad tjänst med stort eget ansvar där du får möjlighet att påverka och utveckla arbetssätt och processer över tid. Du blir en del av en verksamhet med höga ambitioner och en kultur som värdesätter samarbete, trivsel och balans mellan arbete och privatliv.

Om Advokatbyrån Familj & Försvar

Advokatbyrån Familj & Försvar är en specialistbyrå med fokus på familjerätt och brottmål. Byrån företräder privatpersoner i hela Sverige och åtar sig uppdrag som ombud, offentlig försvarare och målsägandebiträde. Med specialistkunskap, stort engagemang och ett personligt bemötande är ambitionen att erbjuda juridisk rådgivning och biträde av högsta kvalitet.

Verksamheten bedrivs från moderna lokaler vid Östermalmstorg i Stockholm och består av ett mindre team med hög kompetens och nära samarbete. Här kombineras professionalism och höga kvalitetskrav med en inkluderande arbetsmiljö där trivsel, ansvarstagande och balans mellan arbete och privatliv värdesätts. Läs gärna mera på www.advokatfamiljforsvar.se.

Jurek är en specialiserad partner inom rekrytering och konsultuthyrning som hjälper företag att hitta rätt kompetens inom Finance, Legal & Compliance, Banking & Insurance, HR och Business support. Vårt erfarna team kombinerar branschkunskap med ett starkt nätverk för att skapa träffsäkra och hållbara matchningar. Vi arbetar långsiktigt, personligt och med hög kvalitet, för att skapa bästa möjliga upplevelse för både kunder och kandidater.