Consultant Administration Specialist på Xamera.

Xamera; Linköpings kommun; Presencial; SEK 424.000 - 580.000; Tempo integral

Resumo da vaga

Xamera AB söker en Consultant Administration Specialist i Linköping som ska vara det administrativa navet och säkerställa att konsulters, chefer och medarbetares löpande frågor hanteras korrekt och i tid.

Du kommer att arbeta tvärfunktionellt med HR, ekonomi och servicefunktioner, utveckla rutiner och driva förbättringar som höjer effektiviteten. Placering är Linköping, start enligt överenskommelse.

Qualificações

• Du har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och är noggrann och strukturerad.
• Du har god systemvana och goda kunskaper i Excel och Office 365.
• Du förstår hur administrativa flöden hänger ihop och kan dokumentera rutiner.
• Du är serviceinriktad och kan agera kontaktpunkt för kollegor och konsulter.

Responsabilidades

• Ge konsultservice och hantera administrativa frågor om anställning, lön, semester och andra praktiska ärenden.
• Säkerställa korrekt och tidsenlig hantering av tidrapportering, attestering och löneunderlag.
• Samordna administration vid konsultuppstarter och avslut samt hålla konsultöversikter uppdaterade.
• Administrera interna system, behörigheter och accesser samt vara superuser och ge användarstöd.
• Samordna onboarding och offboarding för medarbetare.
• Hantera bokningar och beställningar för exempelvis resor, boende, utbildningar och event.
• Stödja HR- och ekonomirelaterade processer genom administration, kontroller och uppföljning.
• Utveckla rutiner och driva förbättringar som förenklar och automatiserar administrativa flöden

Conhecimentos

Kvalificerat administrativt arbete

Serviceinriktad kommunikation

Ferramentas

Excel

Office 365

Descrição da vaga

Vill du vara den som skapar struktur, förenklar vardagen och ser till att administrationen fungerar hela vägen? Har du erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och vill kombinera konsultservice med att utveckla smartare processer, system och arbetssätt?

Då kan du vara vår nästa Consultant Administration Specialist på Xamera.

Xamera hjälper teknik- och industribolag att hitta, matcha och utveckla rätt ingenjörskompetens. Vi är specialister på ingenjörers arbetsmarknad och arbetar med företag som behöver bygga framtida kompetens, förstärka team eller tillföra specialistkunskap i viktiga skeden.

Vår utgångspunkt är enkel: rätt ingenjör på rätt plats skapar värde både för företaget och för individen. Därför arbetar vi nära kunder, kandidater och konsulter för att förstå behov, potential, drivkrafter och sammanhang.

Vi har en lång historia av att arbeta nära universitet, studenter och nyexaminerade ingenjörer. Samtidigt har vårt erbjudande vuxit och omfattar i dag allt från personer tidigt i karriären till erfarna specialister och sammansatta team.

Med vår position Find the right engineer tar vi nästa steg som helhetsleverantör inom ingenjörskompetens.

Som Consultant Administration Specialist blir du Xameras administrativa nav. Du säkerställer att konsulter, chefer och interna medarbetare får rätt stöd och att administrativa processer fungerar korrekt, effektivt och i rätt tid.

Du är konsulternas främsta kontaktperson i administrativa frågor kopplade till bland annat anställning, lön och semester. Du ansvarar också för att tidrapportering, attestering och löneunderlag hanteras enligt fastställda tidsramar, samtidigt som du samordnar interna serviceärenden och ger stöd i våra administrativa system.

Rollen har ett tydligt utvecklingsfokus. Du identifierar förbättringsmöjligheter, utvecklar rutiner och driver standardisering och automatisering som minskar manuellt arbete och höjer kvaliteten. Målet är att skapa administrativa arbetssätt som håller även när verksamheten växer.

Du tillhör T&B, rapporterar till Head of T&B och arbetar tvärfunktionellt med konsulter, chefer och kollegor inom våra servicefunktioner.

Du kommer att arbeta med

• Ge konsultservice och hantera administrativa frågor om anställning, lön, semester och andra praktiska ärenden.
• Säkerställa korrekt och tidsenlig hantering av tidrapportering, attestering och löneunderlag.
• Samordna administration vid konsultuppstarter och avslut samt hålla konsultöversikter uppdaterade.
• Administrera interna system, behörigheter och accesser samt vara superuser och ge användarstöd.
• Samordna onboarding och offboarding för medarbetare.
• Hantera bokningar och beställningar för exempelvis resor, boende, utbildningar och event.
• Stödja HR- och ekonomirelaterade processer genom administration, kontroller och uppföljning.
• Utveckla rutiner och driva förbättringar som förenklar och automatiserar administrativa flöden

Vi söker dig som

Du har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och är trygg i att ta ansvar för uppgifter som kräver noggrannhet, struktur och uppföljning. Du har god systemvana, goda kunskaper i Excel och Office 365 och lätt för att sätta dig in i digitala verktyg och förstå hur olika administrativa flöden hänger ihop.

Du trivs med att vara en kontaktpunkt för andra och kan kombinera ett serviceorienterat bemötande med tydlighet kring rutiner, underlag och tidsramar. Samtidigt ser du inte bara till att dagens uppgifter blir gjorda samt uppmärksammar vad som kan fungera bättre i morgon.

Vi ser gärna att du:

• Har erfarenhet av HR-, löne- eller ekonomiadministration.
• Har arbetat med att dokumentera, utveckla eller införa administrativa rutiner.
• Har intresse för systemstöd, standardisering och automatisering.
• Är van att hantera flera parallella uppgifter utan att tappa kvalitet eller överblick.

Som person är du serviceorienterad, relationsskapande och noggrann. Du arbetar självständigt, använder din analytiska förmåga för att identifiera avvikelser och tar initiativ till lösningar som gör vardagen enklare för både du och andra.

Hos Xamera blir du en del av ett entreprenöriellt bolag i utveckling. Vi har en tydlig riktning framåt och en ambition att bli den självklara kompetenspartnern för teknik- och industribolag som behöver ingenjörskompetens.

Som Consultant Administration Specialist får du ett brett ansvarsområde och möjlighet att påverka hur vi arbetar. Du får mandat att samordna administrativa aktiviteter, utveckla rutiner och driva förbättringar som bidrar till högre kvalitet och en mer effektiv verksamhet.

• En central roll med breda kontaktytor i organisationen.
• Möjlighet att kombinera operativ administration med utveckling av processer och systemstöd.
• Utrymme att driva egna förbättringsinitiativ och minska onödigt manuellt arbete.
• Nära samarbete med konsulter, chefer och kollegor inom våra servicefunktioner.
• En roll där ditt arbete skapar konkreta förutsättningar för fortsatt tillväxt.

Placering: Linköping

Lön: Fast månadslön enligt individuell överenskommelse.

Start: Enligt överenskommelse.