Chefsassistent till Forskning och Utbildning inom PMI, Solna

Karolinska Universitetssjukhuset; Solna kommun; On-site; SEK 420,000 - 560,000; Full time

Job summary

Karolinska Universitetssjukhuset söker en chefsassistent inom Funktion Perioperativ Medicin och Intensivvård (PMI) i Solna. Du får vara administrativt och koordinerande stöd till FoU-chefer och övriga chefer inom verksamheten.

Du ansvarar för ledningsmötesadministration, avtal, personalhantering, inköp och fakturor samt kommunikation via interna och externa kanaler. Rollen innebär även planering av nationella och internationella besök och akademiska högtider.

Qualifications

• Eftergymnasial utbildning motsvarande minst ett års heltidsstudier inom administration eller liknande.
• Erfarenhet av administrativt arbete inom region, universitet eller större företag.
• Mycket god datorvana och MS Office.
• Erfarenhet av administrativa system som fakturahantering, personaladministration och inköp.
• Goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift.

Responsibilities

• Administrativt och koordinerande stöd till FoU-chefer.
• Hantera lednings- och FoU-möten och relaterade administrativa uppgifter.
• Rutiner kring avtal, personalhantering, inköp och fakturor.
• Kommunikation via interna och externa webbplatser.
• Planering av nationella och internationella besök samt disputationer.
• Samarbete med FoU Utbildningskansli och Forskningskansli.

Skills

Självgående

Strukturerad

Flexibel

Samarbetsförmåga

Serviceinriktad

Education

Eftergymnasial utbildning (minst 1 års heltidsstudier)

Tools

Microsoft Office

Administrativa system

Job description

Chefsassistent till Forskning och Utbildning inom PMI, Solna

Har du ett intresse för administration och trivs i en roll där du får kombinera struktur, service och eget ansvar? Hos oss får du en central roll som administrativt och koordinerande stöd till chefer inom Forskning och Utbildning i en verksamhet där forskning, utbildning och högspecialiserad vård möts. Välkommen till Funktion Perioperativ medicin och intensivvård på Karolinska Universitetssjukhuset!

• ett omväxlande och stimulerande arbete med stort eget ansvar
• en central roll som administrativt och koordinerande stöd till chefer inom Forskning och Utbildning
• arbete i en miljö där ledande forskning, utbildning och vård bedrivs i nära samverkan med Karolinska Institutet och andra högskolor
• nära samarbete med Utbildningskansliet, Forskningskansliet och ett nätverk av chefsassistenter.

Som chefsassistent inom Funktion Perioperativ medicin och intensivvård (PMI) får du ett varierat uppdrag där du i huvudsak fungerar som administrativt och koordinerande stöd till chefen för Forskning och Utbildning (FoU), men även till övriga chefer och medarbetare inom verksamheten.

Du ansvarar för administration i samband med ledningsmöten och andra möten kopplade till FoU-ledningen inom PMI samt motsvarande verksamhet kopplad till Karolinska Institutet. I rollen ingår även administrativa rutiner kring avtal, personalhantering, inköp och fakturor samt kommunikation via interna och externa webbplatser.

Du ansvarar också för program och praktiska arrangemang i samband med nationella och internationella besök samt förberedelser och bokningar inför disputationer och andra akademiska högtider inom verksamheten.

Utöver det löpande administrativa stödet arbetar du med egna uppdrag utifrån verksamhetens behov. Du samarbetar nära med chefsadministratörerna inom FoU Utbildningskansli och Forskningskansli och ingår även i ett nätverk av chefsassistenter.

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med huvudsaklig placering i Solna.

Vi söker dig som

Vi söker dig som trivs i en omväxlande verksamhet där utveckling och förändring är en naturlig del av vardagen och där du behöver kunna hantera flera arbetsuppgifter parallellt.

Därutöver söker vi dig som:

• är självgående och tar ansvar för dina arbetsuppgifter samt driver ditt arbete framåt
• är strukturerad och planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt
• är flexibel och kan anpassa ditt arbetssätt när förutsättningar och behov förändras
• har god samarbetsförmåga och arbetar väl tillsammans med andra genom att lyssna, kommunicera och bidra konstruktivt i samarbetet
• är serviceinriktad och är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande samt har intresse och vilja att hjälpa andra.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Kvalifikationer

• Eftergymnasial utbildning motsvarande minst ett års heltidsstudier (60 högskolepoäng eller 200 yrkeshögskolepoäng) inom exempelvis administration, offentlig förvaltning, ekonomi, organisation eller annat område som arbetsgivaren bedömer relevant för befattningen
• Erfarenhet av administrativt arbete inom exempelvis region, universitet, högskola eller större företag
• Mycket god datorvana och mycket goda kunskaper i Microsoft Office
• Erfarenhet av arbete i administrativa system inom exempelvis fakturahantering, personaladministration och inköp
• Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Meriterande:

• Ytterligare relevant akademisk utbildning
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd till chefer och ledningsfunktioner.

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!

Inför tillsättning av befattning som innefattar vård av barn och ungdom, kontrolleras den som erbjuds tjänsten mot misstanke- och belastningsregistret. Här kan du läsa mer om rekryteringsprocessen och om vilka kontroller som utförs på Karolinska.

Som anställd på Karolinska Universitetssjukhuset kan du komma att krigsplaceras. Läs mer om vad det innebär här.

Om du är eller tidigare har varit anställd i Region Stockholm kommer vi att ta interna referenser från din nuvarande eller tidigare chef om du blir aktuell för anställning.

För tillsvidaretjänster kan provanställning komma att tillämpas.

Om Karolinska Universitetssjukhuset Vi på Karolinska Universitetssjukhuset är stolta över att vi är ett av världens främsta universitetssjukhus. Förutom vårt särskilda ansvar för den högspecialiserade vården i Stockholmsregionen är huvuduppdraget att tillsammans med Karolinska Institutet utbilda framtidens vårdanställda och bedriva världsledande forskning samtidigt som vi fortsätter vårt arbete med att utveckla vården för patientens bästa. Vi arbetar inom en rad olika områden och professioner.

Du kan läsa mer om vårt uppdrag inom vård, forskning och utbildning här.

Vår vision - Vi ska bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.

Läs gärna mer om oss på karolinska.se och följ oss på sociala medier!

Funktion Perioperativ Medicin och Intensivvård Funktion Perioperativ Medicin och Intensivvård är sjukhusets samlade resurs för anestesi, operation, pre- och postoperativ vård samt intensivvård för vuxna. Vi ansvarar också för tryckkammare (HBO), högspecialiserad smärtvård och de steriltekniska enheterna. Här kan du läsa mer om oss.

Att söka jobb i Region Stockholm

Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar.

Vi tar endast emot ansökningar via detta system. Ansök genom att klicka på knappen ”Ansök”. Ansökningar per brev eller e-post beaktas inte. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser.

Vårt rekryteringssystem kan inte hantera anonyma ansökningar eller sökande med skyddade personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Din ansökan kommer då att hanteras utanför rekryteringssystemet. Du bör även vara försiktig med vilken information du lämnar i din ansökan och endast ta med information som är relevant för den aktuella befattningen.

Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion.