Avtalscontroller

Västra Götalandsregionen; Uddevalla kommun; On-site; SEK 357,000 - 469,000; Full time

Job summary

Västra Götalandsregionen söker en noggrann och initiativrik uppföljningsenhetsteknik/administratör till Fastighet stöd och service i Uddevalla. Du följer upp avtal, hanterar reklamationer och driver administrativa uppgifter som offerthantering och ekonomisk uppföljning.

Alla uppgifter innebär kontakt med kunder och leverantörer, dokumentation av pågående avtal samt stöd till kommande upphandlingar. Du är en viktig länk mellan kund och leverantör i en engagerad 11-mannateam över fyra orter.

Qualifications

• Har arbetslivserfarenhet av kund- och/eller leverantörskontakter och god kommunikation.
• Har god administrativ förmåga och kan dokumentera och följa upp ärenden.
• Erfarenhet av uppföljning av avtal och kravställning mot leverantörer är meriterande.

Responsibilities

• Följa upp att leverantörer fullföljer avtalade åtaganden hos kunder (t.ex. vårdcentraler, Folktandvården, resecentrum, museer och administrativa enheter).
• Leda reklamationsprocessen vid brister i leveransen mot leverantör.
• Utföra administrativa uppgifter som offerthantering, ekonomisk uppföljning och att förmedla beställningar till upphandlade leverantörer.
• Dokumentera pågående avtal och bidra till kommande upphandlingar.
• Arbeta i ett team om 11 medarbetare över fyra orter och stödja kunder och leverantörer.

Skills

Kundrelationer

Leverantörskontakter

Administration

Kommunikation

Education

Eftergymnasial utbildning inom försäljning, administration eller inköp

Tools

Office 365

Job description

Västra Götalandsregionen, Fastighet stöd och service, Uppföljningsenheten

Beskrivning

Uppföljningsenheten är en del av Fastighet, stöd och service och ansvarar främst för uppföljning av upphandlade tjänster inom Västra Götalandsregionen. Uppföljningen av avtalen utförs till stor del på plats ute hos kund som utgörs av bland annat vårdcentraler, Folktandvården, resecentrum, museum och administrativa enheter. I dagsläget följer enheten upp 13 avtal inom 7 olika avtalsområden: lokalvård, fönsterputs, flyttuppdrag, catering, café, entrémattor och textiltvätt.

Du erbjuds ett självständigt och varierande arbete där du följer upp att leverantörerna fullföljer sina åtaganden i enlighet med avtalade villkor. Detta görs genom regelbundna avtalskontroller ute hos kund samt dialog med såväl kund som leverantörskontakter. Vid brister i leveransen ansvarar du för reklamationsprocessen gentemot leverantör. Du verkar som en part mellan kund och leverantör.

I arbetet ingår administrativa uppgifter så som offerthantering, ekonomisk uppföljning samt att förmedla beställningar av flertalet tjänster till upphandlad leverantör.Arbetet innefattar också dokumentation av pågående avtal som senare ligger till grund inför kommande upphandlingar. Genom ett proaktivt arbete bidrar du till bättre avtal och ett utvecklande partnerskap mellan Uppföljningsenheten, kunderna och leverantörerna.

Du blir en del av ett team på 11 medarbetare, fördelade på fyra orter inom regionen och samarbetet i gruppen är viktigt för att nå uppsatta mål.

Tjänsten är placerad i Uddevalla.

Kvalifikationer

Vi söker dig som är noggrann, ansvarstagande och initiativrik med ett professionellt förhållningssätt. Du är trygg och stabil och har förmåga att behålla lugn och professionalism även i utmanande situationer. Du har en mycket god administrativ förmåga och kommunicerar på ett tydligt sätt i både tal och skrift.Du jobbar självständigt genom att fatta egna beslut utifrån framtagna riktlinjer. Digitaliseringoch förändrade arbetssätt är en viktig förutsättning för enhetens utveckling och framgång. Det är därför önskvärt att du är van att hantera förändringar i arbetssätt eller rutiner.

Du har med dig:

• Arbetslivserfarenhet av arbete kund- och/eller leverantörskontakter där du skapat och underhållit relationer samt ställt krav och medlat mellan olika parter.
• B-körkort och god körvana då resor ingår under arbetsdagen.

Eftergymnasial utbildning inom till exempel försäljning, pedagogik, administration eller inköp alternativt annan utbildning som bedöms likvärdig, är meriterande. Har du arbetslivserfarenhet av dokumentation och uppföljning av ärenden, avvikelser eller kvalitetsfrågor är det också meriterande.

I den här processen efterfrågar vi inget personligt brev utan vi ber dig i stället svara på ett antal frågor i samband med att du registrerar din ansökan. Det första urvalet baseras på dina svar, så tänk på att besvara dem utförligt.Vi uppskattar att du svarar på ett sätt som visar på ditt personliga sätt att uttrycka dig.

För frågor som är du välkommen att kontakta Jenny Svensson.

Vi ser fram emot din ansökan!

Fastighet, stöd och service är Västra Götalandsregionens egen serviceorganisation och fastighetsförvaltare som ser till att saker fungerar som de ska. Vi tar bland annat hand om fastigheters drift, ser till att alla anställda får lön, att lokaler städas och att uppdrag inom regionen bemannas med specialistkompetens. Vi vill arbeta nära dem vi stödjer för vi tror att tillsammans kan vi göra skillnad. Med öppenhet och fokus på utveckling och samarbete verkar vi för ett gott liv i Västra Götalandsregionen.

Om Västra Götalandsregionen

Hos oss blir du en del av en större helhet. Vi är 56 000 medarbetare i över 200 yrken som varje dag gör skillnad i människors liv i hela Västra Götaland.

Du bidrar till en trygg och jämlik vård samt till ett hållbart samhälle där miljö, kultur och goda kommunikationer skapar livskvalitet.

Vi är mitt i en digital utveckling där du får vara med och forma framtidens arbetssätt för att förbättra och förenkla vardagen för invånare och verksamheter.

Som tillsvidareanställd blir du krigsplacerad som en del av vårt gemensamma ansvar för att samhällsviktiga funktioner ska fungera även i kris.

Anställningsform Tillsvidareanställning

Anställningens omfattning

Tillträde

Tillträde Enligt överenskommelse

Löneform Fast månadslön

Antal lediga befattningar

Sysselsättningsgrad

Referensnummer

Facklig företrädare