Assistent till vårdbo HSL 2

Malmo; Malmö kommun; On-site; SEK 335,000 - 469,000; Full time

Job summary

Malmö stad söker en engagerad och serviceinriktad assistent till HSL 2 på Erikslustvägen 17 i Malmö. Du får en central roll i att skapa struktur och stöd till sektionschefen och sjuksköterskorna, med fokus på administration och samordning i ett team av assistenter.

Du arbetar måndag–fredag enligt fasta scheman, även röda dagar, och har fri helger. Anställningen är tills vidare och på heltid, med ansvar för bemanning, ekonomi och IT-administration i HR-systemen.

Qualifications

• Erfarenhet av bemanningsplanering och övergripande personalplanering
• Erfarenhet av samordningsuppgifter inom hälso- och sjukvård och/eller vård och omsorg
• Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
• B-körkort

Responsibilities

• Säkerställa den dagliga bemanningen i verksamheten vid frånvaro av olika längd
• Arbete i Malmö stads HR-system där anställningar, närvaro och frånvaro registreras för löneutbetalning
• Hantering av fakturor och data i Ekot
• Kontakter med bemanningsföretag och stadens bemanningsorganisation för sjuksköterskor
• Diarieföring och framtagande av statistik
• Bokningar av lokaler och utbildningsplatser, service av fordon och cyklar
• Hantering av behörigheter i olika IT-system

Skills

Bemanningsplanering

Samhörig samordning

Datorvana

Svenska i tal och skrift

B-körkort

Education

Undersköterskeutbildning

Eftergymnasial utbildning i administration

Tools

Medvind

Ekot

Job description

Vill du ha en viktig roll i en verksamhet som gör skillnad varje dag?

Välkommen till HSL-sektionen i Malmö stad! Vi söker nu en engagerad och serviceinriktadassistent till HSL 2 på Erikslustvägen 17, där du får en central roll i att skapa struktur och goda förutsättningar för både sektionschef och sjuksköterskor. Du arbetar mot sjuksköterskor på 8 vård- och omsorgsboenden i norra/centrala Malmö, samt mot ett resursteam. Här kombinerar du administration, samordning och service i en varierad vardag där ditt arbete bidrar till att verksamheten fungerar smidigt och att våra medarbetare kan fokusera på sitt viktiga uppdrag.

Du arbetar måndag till fredag enligt ett fast schema. Schemat gäller även på röda dagar, vilket innebär att du arbetar vardagar oavsett om dagen är en helgdag. Du är alltid ledig på lördagar och söndagar.

Låter det som en roll för dig?

Som assistent består din arbetsdag av administration och daglig kontakt, service och administrativt stöd till verksamhetens sektionschef och sjuksköterskor. Du samarbetar i ett team som består av andra assistenter.

Dina arbetsuppgifter inkluderar:

• Säkerställa den dagliga bemanningen i verksamheten vid kortare och längre tids frånvaro
• Arbete i Malmö stads HR-system, där alla anställningar, närvaro och frånvaro läggs in och som ligger till grund för utbetalning av lön till enhetens medarbetare
• Hantering av fakturor och utdata i ekonomisystemet Ekot
• Hantering av kontakter med bemanningsföretag och stadens egna bemanningsorganisation för sjuksköterskor
• Diarieföring
• Framtagande och sammanställningar av statistik
• Bokningar av lokaler, beställningar, samordna och fördela utbildningsplatser, service av bilar och cyklar
• Hantering av felanmälningar, mottagning av leveranser och hantverkare
• Hantering av behörigheter i olika IT-system

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Erfarenhet av bemanningsplanering och övergripande personalplanering
• Erfarenhet av samordningsuppgifter inom hälso- och sjukvård och/eller vård och omsorg
• Vana att använda datorn som arbetsredskap och har förmåga att snabbt sätta dig in i nya program och system
• Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
• B-körkort

Det är meriterande om du har:

• Undersköterskeutbildning eller eftergymnasial utbildning inom administration
• Erfarenhet av tidigare arbete med administration och/eller servicearbete, gärna inom kommunal sektor
• Erfarenhet av administrativt arbete inom vården
• Goda kunskaper i aktuella systemstöd som Medvind och Ekot

Som person är du strukturerad, lyhörd, flexibel och lösningsorienterad samtidigt som du är öppen för nya utmaningar. Tjänsten kräver att du har förmåga att skapa och upprätthålla goda relationer och du ser dig själv som en självklar del av teamet, samtidigt som du tycker om att arbeta självständigt. Det är viktigt för oss att du är kommunikativ och har ett gott bemötande, även i stressade situationer och att du utför de dagliga insatserna med god kvalité och hög service.

Är det du vi beskriver?

Vi i Hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen är med våra ca 5 500 medarbetare Malmö stads näst största förvaltning. Vi har det samlade ansvaret för Malmös hemtjänst, vårdboende, mötesplatser, hemsjukvård och rehabilitering. Vi utreder och bedömer också malmöbors behov av stöd och insatser. Tillsammans skapar vi en dynamisk och framtidssmart organisation. En organisation som kan möta dagens behov och framtidens utmaningar. Med engagemang, nyfikenhet och hjärta gör vi vardagen enklare för tiotusentals Malmöbor. Följ vår spännande utveckling på https://sv-se.facebook.com/halsavardochomsorg/

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning:Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde:Enligt överenskommelse

Övrigt

Som kandidat rekommenderas du att kontrollera din skräppost under ansökningstiden, för att säkerställa att du inte missar svarsmejl från Malmö stad.

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Malmö stad är sedan 2015 finskt förvaltningsområde. Det innebär att kommunen ska informera om finska minoritetens rättigheter, erbjaga äldreomsorg helt eller till väsentlig del på finska samt främja det finska språket och finsk kultur. Det innebär också en rättighet att använda finska i kontakten med oss i kommunen. Eftersom Malmö stad är finskt förvaltningsområde är det meriterande om du kan tala finska. Tervetuloa hakemuksesi kanssa!

Undrar du hur vi arbetar med rekrytering i Malmö stad?