Administratör, vikariat

CHALMERS TEKNISKA HÖGSKOLA AKTIEBOLAG; Göteborgs kommun; Hybrid; SEK 290,160 - 379,440; Full time

Benefits offered by this job

Flexibelt distansarbete

Semester upp till sju veckor per år

Kollektivavtal och förmåner som arbets

Friskvårdsbidrag och friskvårdstimme

Job summary

Chalmers tekniska högskola söker en engagerad avdelningsadministratör för ett föräldravikariat. Du stödjer institutionen för data- och informationsteknik med administrativ service, resor, workshops och gäster.

Placering är på campus Lindholmen med nätverkande inom avdelningen och mellan huvudmännen. Start i oktober 2026 eller enligt överenskommelse. Sökaren behöver gymnasieutbildning, god datorvana och behärska svenska och engelska. Ansökan märks och sista dag är 14 augusti.

Qualifications

• Har minst gymnasieutbildning och gärna högre utbildning.
• Flerårig erfarenhet av administrativt arbete.
• God datorvana och vana vid Officepaketet.
• Kommunicerar väl på svenska och engelska i en internationell miljö.
• Meriterande om du har erfarenhet av statlig verksamhet eller system som används.

Responsibilities

• Introduktion av nyanställda och dokumenthantering.
• Bokning och beställningar i samband med akademiska högtider.
• Diareföring/arkivering och protokollskrivning vid behov.
• Inköp och ekonomiadministration som arvodesräkningar.
• Administration av konferenser och möten.
• Bokning av resor och hotell för anställda och externa gäster.
• Hantera felanmälan av faciliteter och supportärenden.
• Delta i utvecklingen av rutiner för hög servicenivå.

Skills

Officepaketet

Datorvana

Svenska och engelska

Kommunikativ förmåga

Organisatorisk förmåga

Education

Gymnasieutbildning

Högskoleutbildning meriterande

Tools

Agresso

Proceedo

Primula

Job description

Översikt

Vi söker en engagerad och noggrann avdelningsadministratör för ett föräldravikariat. Du kommer att spela en viktig roll i att stödja institutionen för data- och informationsteknik med effektivt och ändamålsenligt administrativ service.

Om avdelningen

Information om avdelningen: https://www.chalmers.se/institutioner/cse/ är en integrerad institution mellan Göteborgs universitet och Chalmers tekniska högskola AB, belägen på campus Johanneberg och campus Lindholmen i Göteborg. Verksamheten omfattar forskning, utbildning och nyttiggörande inom AI & machine learning, software- & hardware engineering, computer science, security, network & systems. Organisationen består av ca 350 anställda med individer från över 50 nationaliteter.

Beskrivning av tjänsten

Som administratör är du en nyckelperson som hanterar allt från rutinuppgifter till akuta frågor. Rollen stöttar en av våra vetenskapliga avdelningar med personaladministration, beställningar, workshops, resor, gästhantering, akademiska högtider m.m. Verksamheten är integrerad och du arbetar aktivt inom Göteborgs universitet och Chalmers tekniska högskola samt vid båda campus Johanneberg och Lindholmen. Du har huvudsaklig arbetsplats på campus Lindholmen och nätverkar inom avdelningen, institutionen och mellan huvudmännen. Du medverkar tillsammans med kollegor i utvecklingen av våra rutiner för en hög servicenivå internt och externt.

Dina arbetsuppgifter

• Introduktion av nyanställda
• Bokning och beställningar i samband med akademiska högtider
• Diareföring/arkivering/även protokollskrivning kan ingå
• Inköp
• Ansvar för administration av konferenser och möten
• Bokning av resor och hotell för såväl anställda som externa gäster
• Ekonomiadministration som t.ex. arvodesräkningar och kontering av fakturor
• Felanmälan av faciliteter m.m.

Arbetsuppgifterna kan variera efter behov.

Anställningsform

Tidsbegränsad anställning i form av ett föräldravikariat på heltid under cirka ett år, med start i oktober 2026 eller enligt överenskommelse.

Kvalifikationer

Vi söker dig som:

• har lägst gymnasieutbildning men gärna utbildning på högskolenivå (eller motsvarande)
• har flerårig erfarenhet av administrativt arbete
• har god datorvana
• är van användare av Officepaketet
• kommunicerar väl på både svenska och engelska då vi verkar i en internationell miljö

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom statlig verksamhet
• kunskap i Agresso, Proceedo, Primula eller andra relaterade system som Göteborgs universitet och Chalmers använder

För att lyckas i rollen

• har ett genuint intresse för människor och trivs med att samarbeta med andra
• är serviceinriktad och tycker om att ge stöd till verksamheten
• arbetar självständigt och tar egna initiativ
• har förmåga att identifiera och genomföra förbättringar i administrativa arbetssätt
• är strukturerad, noggrann och flexibel
• kan planera, prioritera och hantera flera uppgifter samtidigt

Att arbeta på Chalmers

Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet. Företaget erbjuder en stimulerande akademisk arbetsmiljö där studenter och medarbetare verkar för hållbarhet.

• Flexibilitet att arbeta på distans
• Semester upp till sju veckor per år
• Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid
• Friskvårdsbidrag och en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid

Ansökningsförfarande

Ansökan ska märkas med namn och dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:

• CV
• Personligt brev
• 1-2 sidor

Bakgrundskontroll kan komma att genomföras som en del av ansökningsprocessen.

Sista ansökningsdag: 14 augusti

Kontakt

Vid frågor, vänligen kontakta

Anna Engkvist
Administrativ chef
[e-mail]

Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering.

Chalmers tekniska högskola i Göteborg forskar och utbildar inom teknik och naturvetenskap på hög internationell nivå. Universitetet har 3 100 anställda, 10 000 studenter och utbildar ingenjörer, arkitekter och sjöbefäl. Med vetenskaplig excellens som grund utvecklar Chalmers kompetens och tekniska lösningar för en hållbar värld. Genom globalt engagemang och entreprenörsanda skapar vi innovationskraft, i nära samarbete med övriga samhället. Chalmers grundades 1829 och har än idag samma motto: Avancez - framåt.