Administratör till Lillsjögården

Uppsala kommun; Uppsala kommun; On-site; SEK 312,000 - 379,000; Full time

Job summary

Uppsala kommun söker en administratör till Lillsjögården i Almunge. Du får stort eget ansvar och blir verksamhetschefens närmaste stöd i daglig drift med arbetsuppgifter inom bemanning, ekonomi och personaladministration.

Arbetstiden är dagtid måndag–fredag och tjänsten är huvudsakligen platsbunden, med möjlighet till distansarbete enligt överenskommelse med chef. Här används kommunens administrativa system och du är en viktig del av ett engagerat team.

Qualifications

• Gymnasieutbildning krävs.
• Goda kunskaper i svenska, i tal och skrift.
• God digital kompetens och förmåga att snabbt sätta dig in i nya digitala verktyg och arbetssätt.
• Meriterande: erfarenhet av Unit4, TimeCare, Microsoft Teams och Outlook.

Responsibilities

• Bemanning och schema – ansvara för daglig vikarieanskaffning och bemanningsplanering.
• Personaladministration – introducera nyanställda, följa upp utbildningar.
• Ekonomi och inköp – fakturor, kontering och kontakt med leverantörer.
• Administrativt stöd och dokumentation – boka möten, skriva minnesanteckningar och sammanställa statistik.
• Kontakt och samverkan – ta emot besökare och ha kontakt med fastighetsägare och andra inom förvaltningen.

Skills

Svenska språkkunskaper

Digital kompetens

Snabb inlärning av nya verktyg

Education

Gymnasieutbildning

Tools

Unit4

TimeCare

Microsoft Teams

Outlook

Job description

Vill du ha en bred och varierad administrativ roll där du får stort eget ansvar och möjlighet att påverka? På Lillsjögården blir du verksamhetschefens närmaste stöd och en nyckelperson i den dagliga driften. Här får du arbeta med bemanning, ekonomi, personaladministration och verksamhetsstöd i en verksamhet där du snabbt ser resultatet av ditt arbete.

Lillsjögården är ett vård- och omsorgsboende i natursköna Almunge, cirka 30 kilometer öster om Uppsala. Här finns 37 lägenheter fördelade på tre avdelningar med inriktning mot demens, omvårdnad och socialpsykiatri. Vi är cirka 35 medarbetare som tillsammans skapar en trygg och meningsfull vardag för våra boende. Det finns egen trädgård och flera uteplatser, goda bussförbindelser till och från Uppsala samt kostnadsfri parkering i anslutning till boendet.

Vårt uppdrag är att skapa ett tryggt och trivsamt hem för varje person som flyttar till Lillsjögården, med god omvårdnad, en meningsfull vardag och respekt för den enskildes vanor, behov och önskemål. Som ett mindre boende präglas verksamheten av nära samarbete, god gemenskap och korta beslutsvägar. Det gör att du som administratör blir en viktig del av helheten och snabbt kan se hur ditt arbete bidrar till verksamheten för både boende och medarbetare.

Arbetstiden är förlagd till dagtid, måndag till fredag. Tjänsten är huvudsakligen platsbunden då du är en viktig del av den dagliga driften på plats, men enstaka dagar med distansarbete kan förekomma enligt överenskommelse med chef.

Hos Uppsala kommun får du en trygg anställning med kollektivavtal, friskvårdsbidrag och goda möjligheter till kompetensutveckling genom kommunens interna utbildningar.

Beskrivning av arbetsuppgifter

Som administratör är du en viktig del av verksamheten. Du arbetar nära verksamhetschef, teamombud och omvårdnadspersonal och bidrar till att verksamheten fungerar smidigt varje dag. Du arbetar i kommunens administrativa system för schema, lön och ekonomi. Arbetsuppgifter som ingår är:

Bemanning och schema

• Ansvara för daglig vikarieanskaffning vid korttids- och långtidsfrånvaro.
• Vara ett stöd i schemaläggning och bemanningsplanering för dag, natt och helg tillsammans med verksamhetschef och teamombud.
• Följa upp att bemanningen är planerad utifrån budget och gällande kollektivavtal.

Personaladministration

• Introducera nyanställda och vikarier genom att hantera behörigheter och planera introduktionsdagar.
• Följa upp obligatoriska utbildningar för omvårdnadspersonal.

Ekonomi och inköp

• Hantera fakturor och kontering.
• Beställa förbruknings- och kontorsmaterial samt ha kontakt med leverantörer.
• Ta fram underlag och sammanställningar till chefens budgetuppföljning.

Administrativt stöd och dokumentation

• Boka möten, förbereda arbetsplatsträffar och skriva minnesanteckningar.
• Sammanställa statistik och egenkontroller.

Kontakt och samverkan

• Ta emot besökare och hantera inkommande telefon och e-post.
• Ha kontakt med fastighetsägare, vid exempelvis felanmälningar, samt andra funktioner inom förvaltningen.

Kvalifikationer

• Gymnasieutbildning.
• Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.
• God digital kompetens och förmåga att snabbt sätta dig in i nya digitala verktyg och arbetssätt.

Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i Uppsala kommuns verksamhetssystem såsom Unit4, TimeCare, Microsoft Teams och Outlook.

För att trivas i rollen är du en strukturerad och självständig person som tar ansvar för ditt arbete och driver dina uppgifter framåt. Du har god samarbetsförmåga, är lyhörd i kontakten med andra och bidrar till ett gott samarbete. Rollen kräver också att du kan planera, prioritera och hantera flera arbetsuppgifter samtidigt i en verksamhet där förutsättningarna kan förändras från dag till dag.

Upplysningar

Har du frågor om tjänsten kontakta: Andreas Örnevall, 018-727 73 08, verksamhetschef, Zohreh Bakht Khosh, 018-727 67 77, verksamhetschef.

Facklig företrädare: Kommunal, 010-442 82 02, Vision, Karin Lundborg, 018-727 51 52.

Har du frågor gällande registrering av din ansökan eller rekryteringsprocessen kontakta rekryteringsenheten: 018-727 80 18 .

Vi kommer att begära utdrag ur belastningsregistret innan anställning kan erbjudas.

Uppsala kommun tillämpar individuell och differentierad lönesättning enligt gällande löneavtal.

I din ansökan ska du ange medborgarskap. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du också kunna styrka att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.

En anställning hos Uppsala kommun kan komma att innebära en krigsplacering.

Om vår organisation

Välkommen till vård- och omsorgsförvaltningen. Vi arbetar med stöd och vård till äldre och till personer med funktionsnedsättning. Målet är att de ska kunna leva ett så aktivt och självständigt liv som möjligt. Vård- och omsorgsförvaltningen är en av Sveriges största arbetsgivare inom kommunal vård och omsorg. Här arbetar cirka 7 500 medarbetare utifrån vår värdegrund – göra skillnad, arbeta tillsammans och välkomna nyskapande. Hos oss finns stora möjligheter att ta eget ansvar, utvecklas och bidra med sin kompetens. Vi strävar mot en organisationskultur med en tilltro till varandra och en stolthet över verksamheten.

Mer information om hur det är att arbeta i Uppsala kommun hittar du på https://www.uppsala.se/jobb/vard-halsa-omsorg/

Inom vård- och omsorgsförvaltningen har vi heltid som norm. Det innebär att alla tillsvidareanställda medarbetare i grunden har en heltidsanställning. Vid en eventuell intervju ges mer information om vad det innebär i denna tjänst. Undantagna från heltid som norm är personliga assistenter.

Anställningsvillkor

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Omfattning: Heltid

Tillträde: Enligt överenskommelse

Lönebeskrivning: Månadslön

Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.

Hantering av personuppgifter

Dina personuppgifter kommer att användas för att administrera din ansökan inom Uppsala kommun.

För dig med skyddad identitet

Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska ringa det telefonnummer som finns angivet vid Har du frågor gällande registrering av din ansökan så kommer du att bli guidad vidare för en säker ansökningsprocess.