Administratör till ekonomienhet (vikariat)

Karolinska Institutet; Solna kommun; On-site; SEK 334,800 - 424,080; Full time

Job summary

Karolinska Institutet söker en administratör till ekonomienheten för ett vikariat. Du blir en viktig länk i den centrala administrationen som stödjer forskare, lärare och chefer i dagliga uppgifter.

Arbetet inkluderar ekonomiadministration, fakturering, avstämningar i Agresso och granskning av utlägg i Primula; du arbetar i en grupp om två personer och samarbetar nära ekonomin och HR.

Qualifications

• Gymnasieutbildning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant.
• God datorvana och lätt för att lära dig nya system.
• Erfarenhet av servicearbete eller annan roll med många kontaktytor.
• Flytande kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.

Responsibilities

• Kontroll av fakturor i faktureringssystemet samt fakturering.
• Administrativa kontroller och avstämningar i ekonomisystemet Agresso.
• Granskning av utlägg och reseräkningar i lönesystemet Primula.
• Förmedling av regler och policys kring resereglemente och representation.
• Stöd och service till forskare och kollegor i administrativa frågor.
• Deltagande i utveckling och förbättring av administrativa arbetssätt.

Skills

Serviceinriktad

Samarbetsorienterad

Lösningsorienterad

Noggrann

Strukturerad

Flexibel

Education

Gymnasieutbildning eller annan relevant utbildning

Ekonomisk inriktning i utbildning

Tools

Excel

Job description

Administratör till ekonomienhet (vikariat)

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

Söker du ett arbete där du får vara en viktig del av en verksamhet som stödjer forskning och utbildning i världsklass? Trivs du med att ge service, skapa struktur och samarbeta med andra? Då kan det här vara rollen för dig.

Institutionen för klinisk neurovetenskap vid Karolinska Institutet söker nu en administratör till ekonomienheten för ett vikariat. Du blir en del av den centrala administrationen som stöttar institutionens forskare, lärare och chefer i det dagliga arbetet. Här arbetar ca 25 medarbetare inom bland annat HR, ekonomi, utbildningsadministration, IT, registratur och arkiv. Här sitter även institutionens prefekt samt två forskargrupper.

Som administratör arbetar du med löpande administrativa uppgifter med fokus på ekonomiadministration och verksamhetsstöd. Du blir en viktig kontaktperson för institutionens medarbetare och bidrar till att våra administrativa processer fungerar smidigt.

Arbetsuppgifterna innefattar bland annat:

• kontroll av fakturor i faktureringssystemet samt fakturering
• administrativa kontroller och avstämningar i ekonomisystemet Agresso
• granskning av utlägg och reseräkningar i lönesystemet Primula
• förmedling av regler och policys kring resereglemente och representation
• stöd och service till forskare och kollegor i administrativa frågor
• deltagande i utveckling och förbättring av administrativa arbetssätt

Arbetet innebär både hantering av återkommande rutinartade och varierande administrativa uppgifter utifrån verksamhetens behov. Arbetet utförs i en grupp om två personer i nära samarbete med ekonomi, HR och övriga administrativa funktioner.

Tjänsten är ett vikariat på 1 år med möjlighet till förlängning.

Vem är du?

Vi söker dig som tycker om att hjälpa andra och som trivs i en roll där du får kombinera service, administration och samarbete. Du behöver vara bekväm med att stundtals hantera stora mängder och kunna prioritera vad som behöver göras först.

För att lyckas i rollen behöver du ha:

• gymnasieutbildning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant
• god datorvana och lätt för att lära dig nya system
• erfarenhet av servicearbete eller annan roll med många kontaktytor
• flytande kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av administrativt arbete
• erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system
• goda kunskaper i Excel
• utbildning (gymnasie eller högre) med ekonomisk inriktning

Som person är du:

• serviceinriktad och samarbetsorienterad
• lösningsorienterad och ansvarstagande
• noggrann och strukturerad
• flexibel och prestigelös
• bekväm med att arbeta både med återkommande rutinuppgifter och mer varierande arbetsuppgifter

Du tycker om att ge stöd till andra, bidrar till ett gott arbetsklimat och tar ansvar för att arbetet blir gjort med god kvalitet. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.

KI tillämpar individuell och differentierad lönesättning enligt våra kollektivavtal RALS och RALS‑T.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss!

Anställningsform Tidsbegränsad anställning

Anställningens omfattning

Tillträde

Tillträde Enligt överenskommelse

Löneform Månadslön

Antal lediga befattningar

Sysselsättningsgrad

Referensnummer

• Veigabjörg Björgvinsson, HR-administratör, 08-52483225, [e-mail]

Facklig företrädare