Administratör med receptionsansvar

Specialpedagogiska skolmyndigheten, Samordningsenheten; Solna kommun; On-site; SEK 280,000 - 360,000; Full time

Job summary

Specialpedagogiska skolmyndigheten söker en administrativ med receptionsansvar som vill bli en nyckelfunktion på ett av myndighetens största kontor i Stockholm/Solna. Du bemannar receptionen, tar emot besökare, hanterar telefon och e-post och ser till att kontoret fungerar smidigt.

Du arbetar nära MKC och har breda administrativa uppgifter, samt har erfarenhet av ärendehanteringssystem och fler system samtidigt. Tillträde 2026-12-01, tills vidare anställning med provanställning.

Qualifications

• Fullgjort en relevant gymnasieutbildning inom kontor och administration.
• God digital kompetens.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.
• Erfarenhet av att arbeta i en reception, i en kundtjänst eller i en växel.
• Erfarenhet av administrativt arbete.
• Meriterande: erfarenhet av ärendehanteringssystem.

Responsibilities

• Bemanna reception.
• Ansvara för den dagliga driften av kontoret.
• Ta emot besökare och hantera telefonsamtal och mejl.
• Beställa kontorsmaterial och ha kontakt med leverantörer.
• Hantera in- och utgående post.
• Konferensservice.
• Planera möten, konferenser och olika kontorsaktiviteter.
• Vägleda i frågor om myndighetens tjänster i både tal och skrift samt förmedla frågan vidare i organisationen vid behov.
• Guida den som söker kontakt så att den själv kan hämta information eller hantera sitt ärende via självbetjäningstjänster.
• Dokumentera och registrera ärenden i vårt ärendehanteringssystem.

Skills

Receptionserfarenhet

Kundtjänst

Administrativt arbete

Digital kompetens

Skriftlig kommunikation

Education

Relevant gymnasieutbildning inom kontor/administration

Tools

MS Office

Job description

Vill du vara med och skapa de bästa förutsättningarna för en likvärdig utbildning? Vi på Specialpedagogiska skolmyndigheten, SPSM, arbetar för att alla barn, elever och vuxenstuderande med funktionsnedsättning ska nå målen för sin utbildning. Vi driver egna specialskolor på olika orter i Sverige. Vi erbjuder också stöd till förskolor och skolor i hela landet för att tillsammans skapa lärmiljöer som är utvecklande och tillgängliga. Dessutom fördelar vi statsbidrag och utvecklar läromedel.

Vi hoppas att du som söker, med din bakgrund och din kompetens, kan bidra till att öka vår mångfald. Mer om vad vi erbjuder kan du läsa på www.spsm.se/ledigajobb

Verksamhetsområde Stöd och styrning arbetar med ett effektivt internt stöd och en god intern styrning och kontroll. Vi utvecklar vår verksamhet för ett hållbart samhälle. Rättsfrågor, processtöd, ekonomi, verksamhetsstyrning, personalfrågor, kompetensförsörjning, IT-frågor, internservice, upphandling och lokalförsörjning finns i verksamhetsområdet.

Samordningsenheten är en av stödenheterna inom verksamhetsområdet Stöd och styrning. Samordningsenheten har totalt 28 medarbetare placerade i Örebro, Stockholm, Göteborg och Luleå men största delen av verksamheten finns i Härnösand. Den tilltänkta placeringsorten för denna tjänst är Stockholm, Solna.

Enheten ansvarar för tjänster inom lokalförsörjning, miljöledning, fysisk säkerhet, intern service, kontaktcenter, nämndadministration och metodstöd i processutveckling.

Som administratör med receptionsansvar blir du en nyckelroll på ett av myndighetens största kontor. Du kombinerar administrativa arbetsuppgifter med ansvar för receptionen och ser till att kontoret fungerar smidigt och att medarbetarna har det de behöver. Du har ett nära samarbete med MKC (myndighetens kontaktcenter) och ingår i deras arbetsgrupp men din huvuduppgift är lokalt på plats på kontoret.

Dina arbetsuppgifter kommer bestå av:

• Bemanna reception
• Ansvara för den dagliga driften av kontoret
• Ta emot besökare och hantera telefonsamtal och mejl
• Beställa kontorsmaterial och ha kontakt med leverantörer
• Hantera in- och utgående post
• Konferensservice
• Planera möten, konferenser och olika kontorsaktiviteter
• Vägleda i frågor om myndighetens tjänster i både tal och skrift samt förmedla frågan vidare i organisationen vid behov
• Guida den som söker kontakt så att den själv kan hämta information eller hantera sitt ärende via självbetjäningstjänster
• Dokumentera och registrera ärenden i vårt ärendehanteringssystem.

Du kommer att vara en av verksamhetens första kontaktpunkter, både fysiskt och digitalt, och därmed spela en central roll i att skapa ett gott intryck. Parallellt arbetar du med administrativa uppgifter som kräver struktur, noggrannhet och förmåga att hantera flera processer samtidigt i olika ärendehanteringssystem.

Arbetet innebär ett nära samarbete med kollegor, samtidigt som du självständigt planerar och driver dina arbetsuppgifter framåt.

Dina kollegor är utspridda i landet och mötena sker därför ofta via Zoom, Teams eller Skype. Resor i arbetet kan förekomma.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har

• Fullgjort en, för arbetsuppgifterna, relevant gymnasieutbildning till exempel inom området kontor och administration eller annan utbildning i kombination med arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som relevant
• God digital kompetens
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal på svenska alternativt svenskt teckenspråk samt skrift på svenska
• Erfarenhet av att arbeta i en reception, i en kundtjänst eller i en växel
• Erfarenhet av administrativt arbete.

Det är meriterande om du har

• Erfarenhet av att arbeta i ärendehanteringssystem och kunna hantera flera olika system samtidigt.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är strukturerad, noggrann och ansvarstagande, med förmåga att planera, prioritera och följa upp ditt arbete på ett effektivt sätt. Du arbetar självständigt, säkerställer hög kvalitet i dina arbetsuppgifter och har ett professionellt förhållningssätt.

Du har god samarbetsförmåga, ett serviceinriktat bemötande och lätt för att skapa förtroendefulla relationer med både kollegor och externa kontakter. Du kommunicerar tydligt och anpassar din information utifrån mottagare och situation.

Vi ser att du är lösningsorienterad och har förmåga att driva arbetsuppgifter framåt. Du tar dig an nya frågeställningar med nyfikenhet och söker aktivt den information som krävs för att hitta lösningar.

För att trivas i rollen behöver du vara flexibel, bidra till ett gott samarbete och ha en vilja att stödja andra.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Anställningens omfattning

Tillträde: 2026-12-01

Eller enligt överenskommelse.
Tillsvidare.

Provanställning på 6 månader tillämpas.

Utdrag från belastningsregistret ska visas upp inför anställning.

I händelse av samhällskris kan du komma att arbetsledas mellan myndighetens verksamhetsområden utifrån din placeringsort.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss denna gång alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.

I denna rekrytering samarbetar vi med Jefferson Wells.

Vill du veta var vi finns?
Se arbetsplatsen på karta här .