Administratör för internationella projekt

Folkhalsomyndigheten; Solna kommun; Híbrido; SEK 312.000 - 424.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Distansarbete upp till 40%

Internationella projektmöjligheter

Descripción de la vacante

Folkhälsomyndigheten söker en administratör som ska ge administrativt och logistiskt stöd för genomförande av olika internationella projekt. Du planerar möten, koordinerar resor och hanterar underlag för leverantörer samt fakturor och dokumentation.

Positionen kräver gymnasial utbildning, flera års erfarenhet av självständigt administrativt arbete och mycket god engelska i tal och skrift. Anställningen är delvis distans med möjlighet till flexibilitet.

Formación

• Gymnasial utbildning samt flera års erfarenhet av självständigt administrativt arbete.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på engelska, både i tal och skrift.
• Strukturerad och noggrann, med förmåga att hålla ordning på flera parallella uppgifter och deadlines.

Responsabilidades

• Planera, koordinera och genomföra fysiska och digitala möten, workshops och andra projektaktiviteter.
• Boka mötestider, skicka inbjudningar, koordinera deltagare och ansvara för praktisk möteslogistik.
• Planera och koordinera resor, hotellbokningar och andra praktiska arrangemang för internationella deltagare.
• Inhämta och dokumentera offerter samt administrera underlag för leverantörer.
• Koordinera översättning, språkgranskning och tolkningstjänster vid behov.
• Hanterar fakturor och andra ekonomiska underlag kopplade till projektets aktiviteter.
• Ge löpande administrativt stöd till projektteamet och bidra till att projektets aktiviteter genomförs smidigt.

Conocimientos

Engelska flytande

Strukturerad

Kommunikativ

Samarbetsförmåga

Office-paketet

Educación

Gymnasial utbildning

Herramientas

Office-paketet

Teams

Descripción del empleo

Folkhälsomyndigheten är en nationell kunskapsmyndighet som arbetar för bättre folkhälsa. Det gör myndigheten genom att utveckla och stödja samhällets arbete med att främja hälsa, förebygga ohälsa och skydda mot hälsohot. Vår vision är en folkhälsa som stärker samhällets utveckling.

Vad ska du jobba med?

Som Administratör Kommer Du Att Ge Administrativt Och Logistiskt Stöd För Genomförande Av Aktiviteter i Olika Internationella Projekt, Bland Annat Genom Att

• Planera, koordinera och genomföra fysiska och digitala möten, workshops och andra projektaktiviteter. Detta inkluderar ansvar för praktiska arrangemang, inklusive kommunikation med och hantering av deltagare, bokning av lokaler, måltider och andra tjänster.
• Boka mötestider, skicka inbjudningar, koordinera deltagare, ta fram agendor och ansvara för den praktiska möteslogistiken.
• Planera och koordinera resor, hotellbokningar och andra praktiska arrangemang för internationella deltagare.
• Inhämta och dokumentera offerter samt administrera underlag för val av leverantörer.
• Sammanställa och hålla ordning på deltagarlistor, kontaktuppgifter och annan projektdokumentation.
• Koordinera översättning, språkgranskning och tolkningstjänster vid behov.
• Hantera fakturor och andra ekonomiska underlag kopplade till projektets aktiviteter.
• Ge löpande administrativt stöd till projektteamet och bidra till att projektets aktiviteter genomförs effektivt och smidigt.

Krav För Anställningen

• Gymnasial utbildning samt flera års erfarenhet av självständigt administrativt arbete.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på engelska, både i tal och skrift.
• Strukturerad och noggrann, med förmåga att hålla ordning på flera parallella uppgifter och deadlines.

Mycket Stor Vikt Läggs Vid

• Erfarenhet av att skriva mötesanteckningar och sammanfattningar på svenska och engelska i formella sammanhang.
• Flexibilitet och lösningsorientering - du trivs med att snabbt anpassa dig när förutsättningarna förändras.
• God samarbetsförmåga och vana vid att ha kontakt med personer från olika organisationer och länder.
• Erfarenhet av arbete i administrativa stödsystem och goda kunskaper i Office-paketet.
• God digital kompetens och vana vid att arbeta med exempelvis Teams och andra digitala verktyg.

Vikt Läggs Vid

• Erfarenhet av att anordna internationella möten och konferenser.
• Kunskaper i franska och portugisiska är meriterande.

Vad gör enheten?

Enheten för epidemiologisk uppföljning är avdelningens ingång för smittskyddsfrågor och ansvarar för övervakning och fördjupad analys av de smittsamma sjukdomarna hiv, hepatiter, sexuellt överförbara sjukdomar och tuberkulos.

Enheten ansvarar inom sitt verksamhetsområde för löpande, internationella rapporteringar och samarbete med internationella och nationella aktörer. Vi deltar i flera europeiska och internationella projekt för att utveckla och stärka folkhälsoarbete i Sverige och internationellt.

Enheten ansvarar för övervakning, bedömning och epidemiologiska analyser av hiv, klamydia, gonorré, syfilis, tuberkulos, hepatit B, C och D. Vi genomför också fördjupade studier av dessa sjukdomar i samarbete med andra enheter på myndigheten, externa aktörer och lärosäten. Enheten ger epidemiologiskt stöd till avdelningens övriga verksamhet.

Enheten ansvarar för frågor om blod-, vävnad-, cell- och organdonation (SoHO) i samarbete med flera avdelningar och enheter.

Hur är det att jobba på Folkhälsomyndigheten?

Vi erbjuder utvecklande arbetsuppgifter där du kan påverka och göra skillnad. Oavsett vad du jobbar med är du med och bidrar till samhällsnytta. Det gör du tillsammans med engagerade och kompetenta kollegor i stimulerande samarbeten. Folkhälsomyndigheten är en arbetsplats som strävar efter att ge lika möjligheter till alla och att vara fri från diskriminering. Myndigheten har sin verksamhet i Solna och Östersund.

Om anställningen

Du kommer att anställas som administratör med placering på vårt kontor i Solna. Anställningen är en statlig visstidsanställning på heltid till och med 2028-08-31. Tillträde sker 2026-12-01 eller snarast enligt överenskommelse.

Som anställd vid Folkhälsomyndigheten kan du komma att bli krigsplacerad. Vissa tjänster är placerade i säkerhetsklass där svenskt medborgarskap kan vara ett krav. Säkerhetsprövning kommer då genomföras i enlighet med Säkerhetsskyddslagen (2018:585).

På myndigheten kan det finnas möjlighet att teckna överenskommelse om distansarbete upp till 40 procent av din arbetstid.

Är du intresserad?

Vill du veta mer om anställningen är du välkommen att kontakta enhetschef Maria Axelsson, telefon [phone].

Fackliga företrädare är för SACO Susanne Fridh, telefon [phone], och för OFR/S Mathilde Rehnlund, telefon [phone].