Administratör

Livsmedelsverket; Uppsala län; On-site; SEK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Livsmedelsverket söker en handläggare med inriktning mot projektkontor och projektstöd som får en central roll i att utveckla och förvalta myndighetens stöd till projektverksamhet. Du samarbetar med chefer och specialistare för att skapa tydliga arbetssätt och dokumentation som underlättar planering och uppföljning.

Rollen innebär vidareutveckling av Wenells metodik, leverans av mallar, rutiner och vägledningar samt utbildningar.

Qualifications

• Minst tre års erfarenhet av administrativa processer och projektstöd inom statlig myndighet eller offentlig verksamhet.

Responsibilities

• Utveckla och förvalta stöd till projektverksamhet i myndigheten.

Skills

Projektmodeller

Portföljstyrning

Programstyrning

Verksamhetsplanering

Ekonomisk uppföljning

Digitala samarbetsverktyg

Kommunikativ

Körkort B

Education

Akademisk utbildning eller likvärdig (minst 3 år)

Job description

Din roll

Som handläggare med inriktning mot projektkontor och projektstöd får du en central roll i att utveckla, etablera och förvalta Livsmedelsverkets stöd till projektverksamhet. Rollen innebär att du, tillsammans med chefer, specialister och projektverksamheter, utvecklar arbetssätt som ger bättre förutsättningar för planering, styrning, genomförande och uppföljning av projekt.

Livsmedelsverket använder Wenell som grund för projektstyrning. Uppdraget handlar därför inte om att införa en ny projektmodell, utan om att vidareutveckla, konkretisera och förvalta hur Wenells metodik tillämpas i myndighetens projektverksamhet. Det innebär bland annat att skapa tydliga stöd, mallar, arbetssätt och vägledningar som gör metoden enkel att använda och anpassad till våra behov som statlig myndighet.

Arbetet omfattar bland annat att utveckla och förvalta:

• Regelstruktur som tydliggör former och tillvägagångssätt för projektverksamhet,
• Tillämpning av Wenells modell för projektstyrning inom Livsmedelsverket,
• Former för dokumenthantering i projekt, inklusive mallar och struktur för projektens dokumentation såsom underlag, planer, beslut och uppföljning,
• Verktyg och arbetssätt för projektens planering och interna samverkan,
• Ändamålsenliga former för ekonomisk planering och uppföljning av projektverksamhet i samverkan med ekonomienheten,
• Kommunikation om projektkontorets funktion tillsammans med kommunikationsenheten och vilket stöd projekt kan förvänta sig,
• Utbildningar för olika roller inom projektverksamheten,
• Rådgivning till projektorganisationer i frågor som rör Wenells projektmetodik, projektstyrning, dokumentation, planering och uppföljning.

Rollen är under uppbyggnad och omfånget kommer att utvecklas över tid. Det innebär att du både behöver kunna skapa struktur utifrån en etablerad metod och löpande anpassa stödet utifrån verksamhetens behov. En viktig del av uppdraget är därför att arbeta nära verksamheten, fånga upp behov, omsätta dem i praktiska lösningar och bidra till att projektkontoret blir ett tydligt och värdeskapande stöd för hela myndigheten.

Din kompetens

Du har akademisk utbildning, eller annan utbildning som vi bedömer likvärdig, om minst tre år. Du har flera års aktuell erfarenhet av att arbeta med administrativa processer, verksamhetsutveckling, projektstöd eller liknande uppgifter inom statlig myndighet eller annan offentlig verksamhet, gärna på nationell nivå. Du har god förståelse för hur styrning, planering, uppföljning och dokumentation fungerar i en myndighetsmiljö. Du är van vid att ta fram riktlinjer, rutiner, mallar, vägledningar eller andra styrande och stödjande dokument. Du har också erfarenhet av att samordna arbete med flera aktörer och av att genomföra utbildningar, presentationer eller andra kunskapshöjande insatser.

För att lyckas i rollen behöver du ha mycket god förmåga att strukturera komplexa frågor och omsätta dem i praktiska arbetssätt. Du kan leda utvecklingsarbete framåt, skapa delaktighet och motivera kvalificerade kollegor utan att alltid ha ett formellt chefsmandat. Du uttrycker dig enkelt, tydligt och målgruppsanpassat i tal och skrift.

• Erfarenhet av projektmodeller, portföljstyrning, programstyrning, verksamhetsplanering, ekonomisk uppföljning eller digitala samarbetsverktyg är meriterande.
• B-körkort är meriterande.

Dina personliga egenskaper

Som person är du utåtriktad, kommunikativ och trygg i att samarbeta med olika delar av organisationen. Du har ett strukturerat arbetssätt och eftersträvar tydliga, kvalitetssäkrade och användbara arbetsflöden. Du är ansvarstagande, lösningsfokuserad och utvecklingsinriktad. Du har förmåga att driva frågor framåt, samtidigt som du är lyhörd för verksamhetens behov och öppen för nya perspektiv. Du bjuder in till samarbete, skapar förtroende och bidrar till gemensamt lärande. För att trivas i rollen behöver du tycka om att arbeta både strategiskt och praktiskt: att analysera behov, bygga struktur, ta fram konkreta stöd och följa upp hur arbetssätten fungerar i vardagen. Du delar gärna med dig av kunskap och bidrar till att stärka myndighetens gemensamma förmåga.

Mer information om tjänsten

Anställningsform: Tillsvidare, Heltid. Vi tillämpar 6 månaders provanställning. Tillträde: 270101 eller enligt överenskommelse.

Organisationstillhörighet: Avdelningen för myndighetsstöd. Placeringsort: Uppsala.

All tillsvidareanställd personal vid Livsmedelsverket är krigsplacerad inom myndigheten. Lönesättning sker i enlighet med de centrala löneavtalen för det statliga avtalsområdet. Vid Livsmedelsverket tillämpas individuell och differentierad lönesättning.