Administrativ samordnare inom IM&T

BAE Systems, Inc.; Örnsköldsviks kommun; On-site; SEK 360,000 - 480,000; Full time

Job summary

BAE Systems Systems Sverige söker en administrativ samordnare inom IM&T som stödjer ledning och projektverksamhet. Rollen bidrar till struktur, kontinuitet och kvalitet i både projekt- och administrativa processer och arbetar nära projektledare och PMO.

Du säkerställer att information, underlag och administrativa flöden fungerar effektivt och professionellt samt hanterar resor, kalendrar och kommunikation inom PMO. Resor inom Sverige kan förekomma.

Qualifications

• Har en stark administrativ och koordinerande ådra
• Relevant erfarenhet inom t.ex. projektadministration, ekonomi och administration
• Erfarenhet av att arbeta i eller nära projekt, projektkontor eller ledningsstöd
• Är mycket strukturerad, noggrann och van att hantera flera parallella uppgifter
• Är serviceinriktad, ansvarstagande och har hög integritet
• Trivs i en roll där operativa detaljer och helhetsperspektiv är viktiga
• Har god kommunikativ förmåga och uttrycker dig tydligt i både tal och skrift
• Erfarenhet från administrativa uppgifter i en större organisation är meriterande.

Responsibilities

• Samordning, uppföljning och kvalitetssäkring av projektdata, rapportering och beslutsunderlag
• Administrativt och operativt stöd till projektledare inom IT, digitalisering och verksamhetsutveckling
• Förberedelse av underlag till styrgrupper och andra beslutsforum
• Koordinering av kommunikation kring beslut, förändringar och arbetssätt inom PMO
• Introduktion av nya projektledare i PMO:s arbetssätt, verktyg och mallar
• Säkerställande av att styrande dokument, rutiner och mallar hålls aktuella
• Backup-funktion till VD-sekreterare och andra nyckelroller vid behov
• Bokning och ombokning av resor samt hantering av reseprofiler
• Granskning och stöd kring reseräkningar och representation
• Kalendersamordning och mötesbokningar för avdelnings- och ledningsrelaterade möten
• Hantering av distributionslistor, IA‑ärenden och övriga administrativa uppgifter
• Kontaktpunkt mot interna och externa parter i administrativa frågor

Skills

Administrativ erfarenhet

Projektadministration

Koordination

Kommunikativ förmåga

Noggrannhet

Job description

BAE Systems Systems Sverige

Trivs du i en koordinerande och administrativ roll där struktur, kvalitet och helhetsperspektiv står i centrum? Vill du stötta medarbetare i en verksamhet med höga krav på professionalism, säkerhet och leverans? Då kan detta vara rollen för dig.

Rollen som Administrativ samordnare inom IM&T är en position som både fungerar som stöd till lednings- och administrationstunga funktioner samt ett operativt och administrativt stöd till projektverksamheten inom digitalisering/verksamhetsutveckling. Rollen bidrar även till ökad redundans och robusthet i kritiska administrativa flöden.

Din framtida utmaning

I rollen ansvarar du för att skapa struktur, kontinuitet och kvalitet i både projekt- och administrativa processer. Du arbetar nära projektledare, PMO‑ledning och utvalda stödfunktioner, och säkerställer att information, underlag och administrativa flöden fungerar effektivt och professionellt.

Ansvarsområden

• Samordning, uppföljning och kvalitetssäkring av projektdata, rapportering och beslutsunderlag
• Administrativt och operativt stöd till projektledare inom IT, digitalisering och verksamhetsutveckling
• Förberedelse av underlag till styrgrupper och andra beslutsforum
• Koordinering av kommunikation kring beslut, förändringar och arbetssätt inom PMO
• Introduktion av nya projektledare i PMO:s arbetssätt, verktyg och mallar
• Säkerställande av att styrande dokument, rutiner och mallar hålls aktuella

Parallellt ingår även administrativa och samordnande uppgifter såsom:

• Backup‑funktion till VD‑sekreterare och andra nyckelroller vid behov
• Bokning och ombokning av resor samt hantering av reseprofiler
• Granskning och stöd kring reseräkningar och representation
• Kalendersamordning och mötesbokningar för avdelnings- och ledningsrelaterade möten
• Hantering av distributionslistor, IA‑ärenden och övriga administrativa uppgifter
• Kontaktpunkt mot interna och externa parter i administrativa frågor

Vi Söker Dig Som

• Har en stark administrativ och koordinerande ådra och som trivs med att arbeta nära både verksamhet och ledning i en komplex miljö.
• Har relevant erfarenhet inom t.ex. projektadministration, ekonomi och administration
• Har erfarenhet av att arbeta i eller nära projekt, projektkontor eller ledningsstöd
• Är mycket strukturerad, noggrann och van att hantera flera parallella uppgifter
• Är serviceinriktad, ansvarstagande och har hög integritet
• Trivs i en roll där både operativa detaljer och helhetsperspektiv är viktiga
• Har god kommunikativ förmåga och uttrycker dig tydligt i både tal och skrift
• Erfarenhet från administrativa uppgifter i en större organisation är meriterande.

Om rollen och organisationen

Rollen tillhör avdelningen Information Management & Technology (IM&T), en Shared Service som levererar IT och närliggande tjänster till BAE Systems Hägglunds i Örnsköldsvik och BAE Systems Bofors i Karlskoga. Avdelningen ansvarar för både daglig IT‑leverans, projektverksamhet samt utvecklings- och förbättringsinitiativ.

Rollen rapporterar till chef för IM&T. Resor inom Sverige kan förekomma.

Då verksamheten omfattas av försvarssekretess kommer säkerhetsprövning och drogtest att genomföras för slutkandidat.

Vad du blir en del av

Hos oss kommer du att ha kul på jobbet och ingen dag kommer att vara den andra lik! Du kommer att få vara med när produkten blir till från idé till dess att den rullar ut till kund. Du kommer att få jobba med framtidens teknik i ett globalt företag där du har stora möjligheter till kompetens & karriärutveckling.

Om du inte kan se filmen, klicka på länken: https://youtu.be/sbvv-Jm2PhI

BAE Systems levererar några av världens mest avancerade, teknikledande lösningar inom försvar, flyg och säkerhet. Vi har 100 000 kvalificerade medarbetare i mer än 40 länder. Genom att vi arbetar tillsammans med kunder och lokala partners, levererar vi produkter och tjänster med militär kapacitet, som skyddar människor och den nationella säkerheten samt säkrar viktig information och infrastruktur.

Om BAE Systems Hägglunds

BAE Systems Hägglunds fokuserar på utveckling, tillverkning, integration och support av ett brett spektrum av militära fordon till kunder över hela världen. Våra främsta produkter är medeltunga stridsfordon (CV90), bepansrade terrängfordon (BvS10), stöd och support samt elhybrida drivsystem för den civila marknaden. Pålitlig, Innovativ och Djärv är ledorden för vår verksamhet.

Läs gärna mer om Örnsköldsvik och Höga Kusten på www.jobbaochlev.se/ - www.inspiration.ornskoldsvik.se - www.hogakusten.com/sv

Om BAE Systems Bofors

BAE Systems Bofors är ett högteknologiskt företag som utvecklar och integrerar vapensystem. Företaget har ca 650 anställda och har ett omfattande samarbete med underleverantörer både i närområdet och i övriga Europa. De huvudsakliga produkterna som tillverkas är artilleripjäser, marina pjäser, intelligent ammunition och fjärrstyrda vapensystem. Man tillhandahåller även teknologier och anpassat underhållsstöd. Företaget är en nationell resurs med unik spetskompetens vad gäller pjässystem inklusive avancerad ammunition.

Här får du stöd att möta dina utmaningar på bästa sätt. BAE Systems Bofors är en del av en stor koncern vilket skapar globala möjligheter och internationella erfarenheter. Som anställd erbjuds du program för personlig utveckling och utbildning om du har ambitioner att växa både på ett personligt och ett kompetensmässigt plan. BAE Systems Bofors vill att du ska trivas både på och utanför jobbet, därför satsar man på områden som bidrar till att du kan hitta en god balans i livet

Kontaktperson

Är du intresserad och vill veta mera, kontakta rekryteringskonsult Ola Pettersson, Axö Consulting AB, 070-377 02 45. Tjänsten är en tillsvidareanställning och placeringsort är Örnsköldsvik.

Urval och intervjuer sker efter sista ansökningsdatum

Vi arbetar med försvarssekretess, vilket innebär både legala krav samt speciella krav från våra kunder på oss som företag. Befattningen är placerad i säkerhetsklass, den som anställs ska därför genomgå säkerhetskontroll och drogtest.