Administrativ chef till Söderholmsskolan- en skola med hjärta

Stockholms stad; Stockholms kommun; On-site; SEK 614,000 - 815,000; Full time

Job summary

Söderholmsskolan i Stockholms stad söker en administrativ chef som balancerar ekonomisk styrning med övergripande skolledarskap. Du arbetar nära rektor och biträdande rektorer för att säkerställa effektiv resursanvändning och god arbetsmiljö i en mångkulturell skolmiljö.

Du ansvarar för budget, prognoser och uppföljning samt leder serviceresurserna och utvecklar administrativa processer enligt stadens rutiner.

Qualifications

• Högskole- eller universitetsexamen inom ekonomi eller likvärdig utbildning samt erfarenhet av att arbeta i offentlig förvaltning.
• Gedigen erfarenhet av chefsuppdrag med personalansvar.
• Mycket god förståelse för budgetarbete, prognoser och ekonomiska analyser.
• God förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift.
• Kännedom om offentliga upphandlingsrutiner och juridik inom offentlig sektor.

Responsibilities

• Ansvara för ekonomisk styrning, budget och prognoser i skolans verksamhet.
• Stödja rektor i strategiska beslutsfattanden och säkerställa en hållbar organisation.
• Leda serviceteamet och utveckla personal- och verksamhetsutveckling.
• Ansvara för dokumenthantering enligt stadens rutiner och upphandlingar.
• Samordna kommunikation med vårdnadshavare, personal och elever.
• Ansvara för lokaler, drift och underhåll i samarbete med fastighetsförvaltare.

Skills

Ekonomisk styrning

Budgetuppföljning

Ledarskap

Kommunikation

Education

Högskole- eller universitetsexamen inom ekonomi

Tools

Agresso

Hypergene

E-dok

LISA

Chemsoft

Job description

Administrativ chef till Söderholmsskolan- en skola med hjärta

Stockholms stad, Utbildningsförvaltningen, Söderholmsskolan

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Vill du vara med och forma en skola med hjärta? På Söderholmsskolan arbetar vi för elever i Vårberg – en plats där din insats gör skillnad. Läs mer om skolan här.

Söderholmsskolan är en trygg och trivsam kommunal grundskola med 360 elever från förskoleklass till årskurs 6. Här arbetar cirka 60 engagerade medarbetare i en kultur som genomsyras av sammanhållning, skratt och vår vision: en skola med hjärta.

En hälsning från Cecilia Skoog, rektor på skolan:

“Som administrativ chef hos oss får du en nyckelroll i att balansera ekonomisk styrning med övergripande skolledarskap. Du kommer att arbeta nära mig och biträdande rektorer för att säkerställa att skolans resurser används där de gör störst nytta – för elevernas skull. I vårt mångkulturella område är din förmåga att se och möta varje elevs unika behov avgörande. Jag är en närvarande och engagerad chef som tror på tillit, nära samarbete och att skapa goda relationer. Tillsammans ska vi fortsätta utveckla en skola där alla känner sig sedda, uppskattade och utmanade.”

Besök oss på Instagram för att se olika delar av vår verksamhet. Sök på Söderholmsskolan, Stockholms stad och håll utkik efter det röda hjärtat.

Som ny chef inom utbildningsförvaltningen erbjuds du chefsintroduktion och kontinuerliga utbildningsinsatser och seminarium inom aktuella arbetsgivar- och verksamhetsfrågor. Läs mer om Stockholm stad som arbetsgivare här Jobba i Stockholms stad - Stockholms stad

Som administrativ chef på Söderholmsskolan har du ett mångsidigt uppdrag och är en del av skolans ledningsgrupp där vi (rektor och biträdande rektorer) arbetar tätt ihop för att utveckla, förvalta och effektivisera verksamheten.

Dina huvudsakliga ansvarsområden:

• Ekonomisk styrning och analys: tillsammans med rektor ansvarar du för budget, prognoser och ekonomiska analyser. Du säkerställer att skolans resurser används ändamålsenligt, kortsiktigt och långsiktigt. Du hanterar inköp, statsbidrag och upphandlingar enligt stadens riktlinjer.
• Strategiskt och operativt stöd till rektor: bidrar till skolans långsiktiga utveckling och stöttar i beslutsfattande. Du har en viktig del i att skapa en hållbar organisation där både arbetsmiljö och ekonomi spelar in. Du ansvarar för det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) och säkerställer en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Du deltar vid en rad möten, förbereder innehåll tillsammans med ledningsgruppen och skriver protokoll (APT, SVG m.fl.)
• Ledarskap för serviceteamet: närmaste chef för administrativ personal, vaktmästeri och kökspersonal. Du ansvarar för personal- och verksamhetsutveckling inom ditt område och skapar delaktighet och tydliga förväntningar för medarbetarna. Kökspersonalen befinner sig i ett viktigt förändringsarbete där fokus på hållbara och klimatsmarta skolmåltider är ett aktuellt utvecklingsområde i hela staden. Du behöver uppskatta att leda denna process och ha ett nära samarbete med köksansvarig för att skapa engagemang och en positiv riktning för kökspersonal, elever och personal.
• Dokument- och processhantering: ansvarar för dokumenthantering enligt stadens rutiner (t.ex. eDok). Utvecklar effektiva administrativa processer som skapar ordning och flexibilitet. Hanterar avtal och upphandlingar samt säkerställer efterlevnad av regelverk.
• Kommunikation och samordning: sammanställer övergripande information och dokument till vårdnadshavare och personal gällande exempelvis skolval, öppna hus, traditioner och events, terminer och lov, nyheter. Du samordnar personalvård och trivselaktiviteter. Säkerställer att daglig logistik (t.ex. lokaler, IT, kök) fungerar smidigt.
• Fastighetsadministration, lokaldrift och underhåll: ansvarar för att den dagliga driften fungerar i samarbete med vaktmästare. Du ansvarar för att städning av lokaler fungerar som det ska, att dessa avtal följs och har löpande kontakt med upphandlad städleverantör. Du ansvarar för att underhållsarbeten sköts och har kontakt med skolans fastighetsförvaltare, lokalenheten och entreprenörer.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som är en trygg och prestigelös ledare som med värme, respekt och lyhördhet bygger goda relationer och får människor att känna sig sedda, uppskattade och delaktiga i skolans gemensamma uppdrag.

Du har:

• högskole- eller universitetsexamen inom ekonomi eller annan utbildning i kombination med erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• erfarenhet av chefsuppdrag med personalansvar
• mycket god förståelse för och erfarenhet av att lägga budget, budgetuppföljning, prognoser och ekonomiska analyser
• grundläggande kunskap om offentlig förvaltning och kunskap om offentlig sektors regelverk
• god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift

Meriterande är:

• erfarenhet från kommunal/offentlig verksamhet
• erfarenhet av ansvar för lokaler, tillagningskök
• erfarenhet av arbetsmiljöarbete
• erfarenhet och kunskap om diarieföring och avtalshantering
• erfarenhet av Stockholm stads system (Agresso, Hypergene, E-dok, LISA, Chemsoft m.fl.)
• erfarenhet av att driva värdegrundsarbete och skapa event.

Du trivs i en komplex verksamhet där du växlar mellan strategiska frågor och verksamhetsnära samarbete och där ditt ledarskap bidrar till god samverkan mellan skolans många olika professioner. Du har en helhetssyn i att balansera ekonomisk och pedagogisk ledning. Som ledare är du serviceinriktad och strukturerad.

Med mycket god samarbetsförmåga arbetar du nära skolledning, medarbetare, elever och vårdnadshavare. Du anpassar ditt ledarskap både i vardag och förändring, med fokus på att stötta och utveckla våra medarbetare. Du skapar trygghet genom att vara lyhörd, närvarande och hantera utmaningar med mod och struktur.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten.

Rekryteringsprocessen består av intervjuer, arbetspsykologiska tester samt referenstagning. Tjänsten kommer att tillsättas under förutsättning att den inte tas i anspråk av övertalig personal i Stockholms stad.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering. Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer du få lämna relevanta betyg och intyg samt, om aktuellt, ett registerutdrag från Polisen. Ladda inte upp detta i samband med att du ansöker.

För att arbeta på våra skolor krävs att du uppvisar giltigt utdrag ur polisens belastningsregister och misstankeregister innan erbjudande av anställning. Inom Utbildningsförvaltningen tillämpar vi individuell lönesättning reglerat av HÖK och Allmänna Bestämmelser (AB).

Anställningsform Tillsvidareanställning

Anställningens omfattning

Tillträde

Tillträde Enligt överenskommelse

Löneform Månadslön

Antal lediga befattningar

Sysselsättningsgrad

Referensnummer

• Ulrika Wahlström, Cgefsrekryterare, 08-50833170, [e-mail]

Facklig företrädare

• Tina Lyckman, Sveriges skolledare, 076-1216751