Administrativ chef

Uddevalla kommun; Uddevalla kommun; On-site; SEK 550,000 - 700,000; Full time

Job summary

Uddevalla kommun söker en administrativ chef för att leda förvaltningskontorets arbete. Du ansvarar för administrativa processer och verksamhetsutveckling, samt personal- och arbetsmiljöansvar för medarbetarna.

Din roll innebär strategiskt stöd till ledningen, budgetansvar och att initiera utvecklingsarbete. Du behöver ha en akademisk utbildning och erfarenhet av offentlig verksamhet.

Qualifications

• Flerårig erfarenhet av att leda administrativ verksamhet i offentlig sektor.
• Erfarenhet av verksamhetsledning.
• Trygghet i kommunala regelverk.

Responsibilities

• Ansvara för personal- och arbetsmiljö för medarbetarna.
• Planera och fördela arbete inom förvaltningskontoret.
• Säkerställa effektiva processer inom administration.

Skills

Administrativ kompetens

Ledarskap

Strategiskt tänkande

Analytisk förmåga

Samarbetsförmåga

Education

Akademisk utbildning på minst 180 högskolepoäng

Job description

Om jobbet

Utbildning- och arbetsmarknadsförvaltningen omfattar gymnasieverksamhet, vuxenutbildning och kommunens arbetsmarknadsavdelning med totalt ca 800 medarbetare. Som administrativ chef leder du förvaltningskontorets kompetenta team som består av ett 15-tal administrativa och strategiska funktioner. Kontorets huvuduppdrag är att stötta verksamheterna inom administrativa processer och med verksamhetsutveckling. Kontoret har startat upp sin verksamhet i ny format inför sommaren 2026, där huvuddelen av arbetsgruppen är rekryterad från verksamheterna. Din närmaste chef är förvaltningschefen.

För att passa i tjänsten hos oss behöver du ha ett genuint intresse av administration och verksamhetsutveckling. Med hjälp av samarbetsförmåga och tillit skapar du förutsättningar för dina medarbetare att växa. Ytterligare är du nyfiken och kreativ och ser lösningar före problem, du behöver vara anpassningsbar med ett flexibelt förhållningsätt utifrån den service som arbetet kräver.

Arbetsuppgifter

• Personal- och arbetsmiljöansvar för medarbetare inom förvaltningskontoret.

  Gruppen är ny i sin konstellation och initialt kommer det kräva täta uppföljningar samt fokus på positiv grupputveckling.

• Ansvara för din enhets budget, uppföljning och ekonomisk analys.
• Planera, prioritera och fördela arbete inom förvaltningskontoret.
• Vara strategiskt och operativt stöd till förvaltningschef och ledningsgrupp.
• Initiera, stötta och driva utvecklings- och förändringsarbete för såväl enheten som för förvaltningens övriga verksamheter.
• Säkerställa effektiva processer inom administration och förvaltningens kärnprocesser. Kontoret är en intern supportorganisation och ansvarar för att vara förvaltningens sammanhållande, administrativa centra.
• Säkerställa efterlevnad av lagar, riktlinjer och styrdokument. Bistå med omvärldsbevakning, verksamhetsstöd till förvaltningens avdelningar.
• Skapa god samverkan internt och externt.

För att lyckas i rollen som administrativ chef har du en helhetssyn och en god förmåga att ta hänsyn till verksamhetens bästa i ditt agerande och i dina beslut. Du är bra på att arbeta mot mål och fokuserar på resultat.

Vem söker vi?

• Du är en strukturerad person vilket betyder att du kan planera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt och hålla givna tidsramar.
• Du är flexibel och har lätt för att anpassa sig till ändrade omständigheter. Kan snabbt ändra sitt synsätt och förhållningssätt. Ser möjligheter i förändringar.
• Du arbetar mot mål och fokuserar på resultat i prioriteringar, planering och agerande.
• Du är samarbetsvillig och arbetar bra med andra människor. Lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt.
• Samtidigt behöver du vara tydlig i din kommunikation och säkerställa att budskap når fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter. Vid behov behöver du påminna och följa upp.
• Du behöver tänka strategiskt och analytiskt samt ha ett brett perspektiv på frågor, då enheten jobbar utifrån ett övergripande förvaltnings- och kommunperspektiv. En stor del av arbetet berör komplexa frågor som kräver analyser innan åtgärd.
• Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger sig för att leverera lösningar.

Kvalifikationer

• Akademisk utbildning på minst 180 högskolepoäng med relevant inriktning.
• Flerårig erfarenhet av att leda administrativ verksamhet i offentlig sektor och i politiskt styrda organisationer.
• Erfarenhet och kompetens av verksamhetsledning.
• Trygg i kommunala regelverk och offentlig styrning.
• Det meriterande om du besitter en juridisk kompetens och erfarenhet relaterad till skollagen, socialtjänstlagen eller kommunallagen/förvaltningslagen.