Administrativ assistent, Vuxenutbildningen Falkenberg

Falkenbergs kommun; Falkenbergs kommun; On-site; SEK 320,000 - 460,000; Full time

Job summary

Falkenbergs kommun söker en administrativ assistent som fungerar som en central länk i den dagliga driften. Du kommer att arbeta i ett sammansvetsat team och samarbeta nära studie- och yrkesvägledare, lärare och skolledning för att säkerställa hög kvalitet och rättssäkerhet i utbildningsadministrationen.

Huvudsakliga uppgifter inkluderar elevregistrering, betygshantering och rapportering till myndigheter. Vi värdesätter noggrannhet, struktur och god samarbetsförmåga samt förmåga att arbeta under

Qualifications

• Fullgjord gymnasieutbildning med inriktning mot administration, ekonomi eller motsvarande.
• Erfarenhet av administrativt arbete och arbete i system.
• Mycket god digital kompetens.
• Mycket goda kunskaper i Office-paketet, särskilt Excel för sammanställning, uppföljning och dataanalys.
• Du uttrycker dig mycket väl på svenska i både tal och skrift.

Responsibilities

• Elevregistrering: Ansvara för daglig hantering, registrering och uppdatering av elevuppgifter i elevregistreringssystemet.
• Betygshantering: Administrera, registrera och arkivera betyg samt utfärda examensbevis och studiebevis enligt gällande regelverk.
• Rapportering: Sammanställa och rapportera statistik till externa myndigheter (exempelvis SCB och CSN).
• Skoladministration: Hantera löpande administrativa uppgifter såsom post, arkivering m.m.
• Service och support: Vara behjälplig med administrativa frågor till både elever och pedagogisk personal, via digitala kanaler och personliga möten; samarbete med Campus Falkenberg, AMA, Movant och Hermods.

Skills

Office-paketet

Excel

Digital kompetens

Svenska (tal & skrift)

Education

Gymnasieutbildning med inriktning administration

Tools

Edlevo

Alvis

Extens

Job description

Om arbetsplatsen

Här i Falkenbergs kommun kan du göra stor skillnad. Vårt jobb är att erbjuda god kommunal service i livets alla skeden. Vi är också med och utvecklar Falkenberg som plats. Vår vision är att vi växer för en hållbar framtid.I Falkenbergs kommun strävar vi efter att alla barn och elever ska nå målen med utbildningen och utveckla en positiv lärandeidentitet. För att nå dit har vi en gemensam och tydlig riktning i vårt arbete kallad Utbildning Falkenberg.

Arbetsuppgifter

Som administrativ assistent hos oss är du en central länk i den dagliga driften. Du tillhör ett sammansvetsat administrativt team och arbetar i nära samarbete med både studie- och yrkesvägledare, lärare och skolledning. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter handlar om att säkerställa hög kvalitet och rättssäkerhet i vår utbildningsadministration.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Elevregistrering: Ansvara för daglig hantering, registrering och uppdatering av elevuppgifter i vårt elevregistreringssystem.
• Betygshantering: Administrera, registrera och arkivera betyg samt utfärda examensbevis och studiebevis enligt gällande regelverk.
• Rapportering: Sammanställa och rapportera statistik till externa myndigheter (exempelvis SCB och CSN).
• Skoladministration: Hantera löpande administrativa uppgifter såsom post, arkivering m.m.
• Service och support: Vara behjälplig med administrativa frågor till både elever och pedagogisk personal, via både digitala kanaler och personliga möten. Arbetet innebär också många kontaktytor utanför den egna enheten. Vi samarbetar nära med lokala partners som Campus Falkenberg och AMA (Arbetsmarknadsavdelningen) samt externa utbildningsanordnare som Movant och Hermods.

Vi erbjuder en dynamisk och trivsam arbetsplats med ett stöttande team där vi hjälper varandra. Du kommer att tillhöra ett engagerat arbetslag bestående av administrativa kollegor samt studie- och yrkesvägledare som tillsammans verkar för att ge våra elever de bästa förutsättningarna för sina studier.

Kvalifikationer

För att trivas och lyckas i rollen ser vi att du uppfyller följande kvalifikationer:

Utbildning och erfarenhet

Krav

• Fullgjord gymnasieutbildning med inriktning mot administration, ekonomi eller motsvarande.
• Erfarenhet av administrativt arbete och arbete i system.
• Mycket god digital kompetens.
• Mycket goda kunskaper i Office-paketet, med extra tonvikt på Excel för sammanställning, uppföljning och dataanalys.
• Du uttrycker dig mycket väl på svenska i både tal och skrift.

Meriterande

• Eftergymnasial utbildning inom administration eller offentlig förvaltning.
• Väl förtrogen med arbete inom politiskt styrda organisationer och myndighetsutövning.
• Erfarenhet av utbildningssektorn och arbete i elevregistreringssystem (t.ex. Edlevo, Alvis, Extens).

Personliga egenskaper

Noggrann och strukturerad: Du hanterar myndighetsutövning (betyg och registrering) vilket kräver högsta precision. Du har ett öga för detaljer och har en förmåga att arbeta strukturerat och noggrant.

Flexibel och lösningsorienterad: Inom vuxenutbildningen kan förutsättningarna ändras snabbt med korta tidsfrister för antagning och skiftande flöden. Du har lätt för att ställa om, prioritera om under tidspress och behålla lugnet i stressiga situationer.

Helhetsperspektiv: Du förstår hur din del av arbetet påverkar resten av kedjan från elevens ansökan till att CSN-utbetalningen blir rätt. Du ser till verksamhetens bästa och bidrar gärna till att utveckla våra gemensamma rutiner. Du har en förmåga att se helheten samt att samla och analysera både kvantitativ och kvalitativ data. Du har viljan att aktivt arbeta med att utveckla uppdraget, inklusive att utforska hur AI (Artificiell Intelligens) kan bidra till effektivisering och förbättrad service.

Samarbetsförmåga och servicekänsla: Du ser vinsterna med ett starkt lagarbete och bidrar till ett gott arbetsklimat. Du är tillmötesgående, kommunikativ och har ett professionellt bemötande i kontakten med både kollegor och elever. Du har förmåga och trivs med att arbeta med flera olika professioner.

Självständig: Du har ett stort eget driv, tar ansvar för dina processer och driver dina arbetsuppgifter i mål på ett strukturerat sätt.

Övrig information

Skollagen kräver att samtliga medarbetare inom verksamheter skola/förskola skall visa upp ett utdrag ur belastningsregistret innan anställning kan påbörjas. Handläggningstiden för att få detta dokument kan ta lång tid. Du beställer ett utdrag på polisen.se, https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/skola-eller-forskola/

Tjänsten tillsätts under förutsättning att den inte behöver tas i anspråk av redan befintlig personal.

Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska kontakta rekryterande chef i annonsen som kommer guida dig vidare för en säker ansökningsprocess. Du ska inte ansöka digitalt via ansökningslänken.

I samband med denna rekrytering undanber vi oss kontakter från rekryteringsföretag och andra annonsörer.